Mẫu lịch làm việc hàng tuần miễn phí [Excel]
Nếu bạn vẫn đang tạo lịch làm việc thủ công bằng bút chì và giấy, bạn đang lãng phí thời gian và năng lượng quý báu có thể được sử dụng tốt hơn cho việc đào tạo nhân viên, tương tác với khách hàng, nâng cao sản phẩm và dịch vụ của bạn hoặc giải quyết các nhiệm vụ khác góp phần vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
*Bạn có thể nhận mẫu miễn phí sau khi đăng ký
Cách sử dụng mẫu này
BƯỚC 1Nhập thông tin nhân viên
Bước 1: Nhập thông tin nhân viên Ở thẻ màu hồng có nhãn Employees, nhập tên của tất cả nhân viên. Bạn cũng có thể thêm thông tin khác như liên hệ hoặc chức danh.
BƯỚC 2Tạo ca và vai trò
Bước 2: Tạo ca và vai trò Ở thẻ màu xanh có nhãn Shifts, nhập giờ bắt đầu và giờ kết thúc của các ca. Trong phần Shift Types, liệt kê tên từng loại ca (ví dụ: quản lý, phục vụ, lễ tân, trưởng nhóm).
BƯỚC 3Bắt đầu lên lịch
Bước 3: Khi đã có nhân viên và ca làm, dùng menu thả xuống để gán ca cho từng nhân viên theo ngày. Để đổi tuần, chỉ cần cập nhật ngày bắt đầu ở đầu bảng.
Tạo lịch cho nhân viên có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Để giảm nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cách sử dụng và tạo chúng hiệu quả hơn.
Bắt đầu thay đổi ngay hôm nay!
Tối ưu quy trình, cải thiện quản lý đội ngũ và nâng cao hiệu suất.
Tìm hiểu thêm về mẫu lịch trình
Mẫu lịch trình nhân viên là gì?
Mẫu lịch trình nhân viên là công cụ kinh doanh giúp đơn giản hóa phân bổ ca. Sử dụng mẫu Excel miễn phí của chúng tôi.
Nên bao gồm gì trong mẫu lịch trình
Khi tạo mẫu, hãy nghĩ đến người dùng cuối — nhân viên:
- Tên tất cả nhân viên và thông tin liên hệ của quản lý
- Ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng
- Thời gian bắt đầu và kết thúc ca
- Giờ nghỉ và bữa ăn
- Vai trò hoặc trách nhiệm cụ thể cho mỗi ca
Cách sử dụng mẫu lịch trình nhân viên
Sử dụng mẫu lịch trình miễn phí rất đơn giản:
- Nhập dữ liệu nhân viên: Nhập số lượng nhân viên, tên, sở thích và thông tin liên hệ.
- Phân bổ ca: Phân bổ ca dựa trên sự sẵn sàng, yêu cầu và khối lượng công việc.
- Xem lại và điều chỉnh: Kiểm tra xung đột như nhân viên bị xếp trùng hoặc ca trống.
- Đảm bảo mọi người đã xem: Đảm bảo mọi người đã xem lịch hoặc nhận bản in.
Cách tạo lịch trình ca trong Excel?
Excel có các công cụ tích hợp lý tưởng cho mẫu miễn phí. Để bắt đầu:
- Mở Excel: Khởi chạy Excel và tạo sổ làm việc mới.
- Chọn mẫu: Tìm mẫu miễn phí phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Nhập thông tin cần thiết: Nhập tất cả thông tin như tên, ca và thời gian.
- Sử dụng công thức: Bạn có thể dùng công thức Excel để tính giờ và khả dụng.
- Tùy chỉnh mẫu của bạn: Điều chỉnh cột và bố cục theo yêu cầu của bạn.
- Lưu và in: Lưu tài liệu và in nếu cần.
Kiểm tra mẫu lịch trình
Khi lịch trình hoàn tất, hãy kiểm tra:
- Đảm bảo tất cả thông tin hiển thị chính xác và công thức hoạt động đúng.
- Nhờ nhân viên xem lại lịch. Nếu tìm thông tin mất hơn 30 giây, cần đơn giản hóa.
Chúc bạn quản lý ca hiệu quả với mẫu Excel miễn phí của chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp về Mẫu lịch làm việc
Mẫu lịch làm việc nhân viên miễn phí tốt nhất là gì?
Một mẫu hàng tuần trong Excel hoặc Google Sheets liệt kê nhân viên theo cột bên trái và các ngày theo hàng trên cùng. Mẫu nên bao gồm giờ ca làm, tổng số giờ mỗi người, và có thể in vừa trên một trang. Mẫu miễn phí của chúng tôi ở trên đã bao gồm tất cả những điều này.
Tôi có thể dùng Google Sheets thay cho Excel không?
Có. Mẫu của chúng tôi hoạt động trên cả Excel và Google Sheets. Tải tệp .xlsx lên Google Drive và mở bằng Sheets - định dạng và công thức sẽ được giữ nguyên.
Làm thế nào để tạo lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên?
Liệt kê tất cả nhân viên, xác định các ca làm việc khả dụng (sáng, chiều, tối), kiểm tra tính khả dụng, phân công ca để bao phủ đủ số giờ cần thiết, sau đó công bố lịch trước ít nhất một tuần. Mẫu có sẵn giúp việc này nhanh hơn — nhưng phần mềm lên lịch sẽ tự động hóa hoàn toàn quy trình này.
Khi nào tôi nên chuyển từ mẫu sang phần mềm lập lịch?
Khi bạn có 15-20 nhân viên, quản lý nhiều địa điểm, hoặc dành hơn 2 giờ mỗi tuần để lập lịch. Đến lúc đó, các mẫu có sẵn tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết — bỏ sót ca làm, trùng lịch, và phải trao đổi qua lại liên tục.
Mẫu này thực sự miễn phí chứ?
Có. Đăng ký tài khoản Shifton miễn phí và tải mẫu ngay lập tức. Không cần thẻ tín dụng, không có thời hạn dùng thử đối với chính mẫu này.
Bảng tính đã không còn đủ? Tạo lịch chỉ trong vài phút.
Shifton tự động điền ca dựa trên khả năng làm việc, xử lý đổi ca, theo dõi giờ làm và thông báo cho nhóm của bạn - không còn phải gửi file Excel qua email nữa.