Xếp lịch nhân sự và chấm công cho phòng khám nha khoa

Xếp lịch nhân sự không phải là xếp lịch bệnh nhân

Trong nha khoa, chữ xếp lịch gần như luôn có nghĩa là sổ hẹn bệnh nhân: lịch tái khám, thời lượng mỗi ca điều trị, các cuộc hủy hẹn, báo cáo mức sử dụng ghế. Phần mềm quản lý phòng khám làm việc đó và làm tốt, không phòng khám nào lại đi thay thế nó.

Nằm bên dưới sổ hẹn là một câu hỏi thứ hai mà những phần mềm ấy trả lời rất kém. Ai làm buổi nào, từng phòng điều trị đã đủ người chưa, thực tế mỗi người đã làm bao nhiêu giờ, và ba tuần nữa ai nghỉ phép.

Bài toán ghép cặp

Lịch làm việc của một phòng khám nha khoa không phải là danh sách từng cá nhân, mà là một tập hợp các tổ hợp. Bác sĩ không có phụ tá thì không nhận bệnh nhân được. Kỹ thuật viên không có phòng thì không làm được. Lễ tân phải có người từ lượt hẹn đầu tiên tới lượt cuối cùng, bất kể bên trong đang điều trị gì.

Vì vậy số đầu người là một con số dễ gây hiểu lầm ở phòng khám. Sáu người trong cùng một tòa nhà có thể làm việc hết công suất hoặc nhàn rỗi một nửa, tùy vào cách họ được ghép với nhau, và chính lịch làm việc là nơi quyết định điều đó.

Vai trò và phòng đặt chung trên một tuần làm cho việc ghép cặp hiện rõ.

Bác sĩ cộng tác và người làm bán thời gian

Phần lớn phòng khám vận hành nhờ những người không có mặt mỗi ngày. Bác sĩ cộng tác với các buổi cố định, kỹ thuật viên chia tuần giữa hai phòng khám, phụ tá làm theo giờ đưa đón con. Thu thập lịch rảnh trước khi dựng lịch làm việc sẽ xóa phần lớn những trao đổi qua lại vốn nổ ra sau khi lịch được công bố.

Vắng mặt có cái giá về chuyên môn

Ở hầu hết doanh nghiệp, một đồng nghiệp vắng mặt chỉ nghĩa là công việc dịch chuyển. Ở phòng khám, điều đó có thể nghĩa là một phòng điều trị không chạy, một danh sách bệnh nhân bị hủy và phải gọi điện xin lỗi từng người. Vì thế giá trị của việc lấp chỗ nhanh cao hơn nhiều so với mức lương giờ.

Một thông báo gửi tới tất cả những người đủ điều kiện luôn hơn một danh sách gọi điện lập vội giữa hai lượt bệnh nhân, bởi quản lý phòng khám thường là người ít thời gian rảnh nhất đúng vào ngày cần đến.

Một hồ sơ cho cả giờ công lẫn nghỉ phép

Cách bố trí phổ biến là lịch làm việc dán trên tường hoặc nằm trong bảng tính, chấm công ở một hệ thống khác hoặc trên giấy, còn nghỉ phép ở nơi thứ ba, thường là một thư mục trong hộp thư. Từng thứ riêng lẻ đều ổn, và gộp lại thì chắc chắn sinh ra một đợt đối chiếu cuối tháng.

Đặt lịch làm việc, đồng hồ chấm công và nghỉ phép trên cùng một nhân viên sẽ xóa việc đó. Người duyệt phép nhìn thấy ai khác cũng đang nghỉ và buổi làm còn đủ người hay không, và đó chính là phép kiểm tra mà một lá thư duyệt phép về mặt cấu trúc không thể làm được.

Chứng chỉ hành nghề và tập huấn bắt buộc

Nhân sự lâm sàng mang theo chứng chỉ và các khóa tập huấn có ngày hết hạn, và cái giá của việc bỏ sót một mốc không đơn thuần là giấy tờ. Giữ những ngày đó trên hồ sơ nhân viên đưa chúng ra trước mắt người dựng lịch. Phần mềm hiển thị; phòng khám đưa ra phán đoán.

Báo cáo dùng để làm gì

Có hai câu hỏi lặp đi lặp lại. Mỗi người thực tế đã làm bao nhiêu giờ, điều quan trọng cho việc tính lương và cho hợp đồng bán thời gian. Và phòng khám thường xuyên thiếu người ở chỗ nào, mà thường là ở lễ tân chứ không phải ở khu điều trị, và thường vào đầu ngày và cuối ngày.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ

Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, mức đó đủ phủ trọn một phòng khám một cơ sở. Xếp lịch, đồng hồ chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều nằm trong gói miễn phí, còn các mô-đun được thêm từng cái một từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, kèm thời gian dùng thử tới 60 ngày.