Software de turnos para bares, pubs y clubes nocturnos

La semana de un bar tiene tres formas, no siete días

Está el día laborable tranquilo, donde dos personas y una entrega de bodega son toda la operación. Está la noche fuerte, donde la sala se llena entre las nueve y la medianoche y la cola en la barra es lo único que alguien recuerda de esa noche. Y está la excepción: un partido, una reserva de grupo, un festivo, la primera tarde templada del año.

Casi todos los errores de plantilla de un bar vienen de tratar esas tres cosas como una sola semana que se repite. El martes tranquilo va sobrado de gente porque así lo dice el patrón, y el sábado que importaba se quedó con una persona menos porque nadie miró el calendario de partidos.

Publicar pronto vale más de lo que parece

Detrás de una barra trabaja gente con clases, segundos empleos y vidas que necesitan dos semanas de aviso. Un cuadrante colgado el miércoles para el viernes es la razón más común de que un buen camarero se marche al local de al lado. Publicar con quince días de antelación no cuesta nada y quita la mitad de la rotación.

La licencia es una restricción de planificación

Un local abre bajo unas condiciones, y varias de ellas son preguntas sobre quién está en qué turno. Quién puede vender alcohol. Quién tiene edad para esa tarea. Quién es el titular de la licencia esa noche. Si a quien cerró a las dos se le está pidiendo abrir a las diez.

Fuera del cuadrante, todo eso se convierte en lo que alguien comprueba de camino a la puerta. Dentro de él, el cuadrante simplemente deja de ofrecer turnos que no se pueden trabajar, y el encargado deja de sostener cuatro reglas distintas en la cabeza al final de una noche larga.

Las propinas se reparten por horas, así que las horas tienen que ser reales

Toda discusión sobre el bote es en realidad una discusión sobre horas. Alguien se quedó hasta la una y media y la hoja dice medianoche. Alguien cubrió una hora al principio de un turno que nadie apuntó. En cuanto los números de partida son aproximados el reparto no se puede defender, y la discusión vuelve cada mes.

Fichar detrás de la barra y aprobar la semana hace que las cifras sean las mismas para todos. La nómina y el bote se calculan a partir de un único registro de horas, el cierre tardío después de la última ronda se cuenta, y la conversación pasa de qué ocurrió a cuál es la política, que es una conversación que sí se puede cerrar.

El coste mientras la semana todavía se puede tocar

La línea salarial de un viernes vale la pena verla el martes. Vista en la nómina es un hecho. Vista con el cuadrante abierto es una decisión, y muchas veces la decisión es simplemente que la cuarta persona entra a las nueve y no a las siete.

La noche en la que el plan se rompe

Se rompe casi todas las semanas. Alguien se pone enfermo a las cinco para entrar a las siete, entra una reserva de grupo tarde, llega una entrega en pleno servicio. Lo que distingue a un local que lo lleva bien no es un plan mejor, es un camino más corto entre enterarse y arreglarlo.

Un solo movimiento pone el turno libre delante de todo el que puede tomarlo. El encargado de turno confirma a quien lo acepta, y los afectados ven el cambio en el móvil en lugar de enterarse al llegar. El conjunto de funciones de Shifton mantiene el cuadrante, el fichaje, los avisos y los informes dentro de una misma cuenta.

Más de una sala

Un grupo de locales comparte gente lo haya planificado alguien o no. El camarero que hace los jueves en un bar y los sábados en otro existe en dos cuadrantes y en una sola nómina, y las horas solo cuadran si los dos sitios miran la misma ficha.

Una pantalla para todo el grupo arregla eso y alguna cosa más de paso. Un patrón que funciona en una sala llena se copia al local más nuevo, la cobertura de un evento privado se saca de quien esté libre en cualquier sitio, y el coste de un fin de semana se compara entre locales en vez de montarse a mano.

Lo que esto no es

Esto no es un terminal de caja, ni un sistema de inventario de bebidas, ni una plataforma de reserva de mesas, y cualquier local de cierto tamaño ya tiene todo eso funcionando. Esto sostiene a las personas: quién entra, para qué está autorizado, qué horas trabajó de verdad y qué costó la semana. Los bares suelen empezar a mirarlo cuando el equipo pasa de una docena y el grupo de mensajería deja de servir como cuadrante.

Para empezar

Hasta diez personas no hay coste ni límite de tiempo, y eso cubre entero un bar pequeño: el cuadrante, el fichaje básico, la aplicación del móvil y los informes. A partir de ahí los módulos se añaden de uno en uno a 0,50 dólares por empleado al mes, con una prueba de hasta 60 días en cada uno, así que un local puede pasar una temporada entera por los informes antes de decidir nada.

La bodega también va en el cuadrante

Limpiar las líneas de tiraje, recibir una entrega, cambiar la botella de gas: nada de eso ocurre durante el servicio y todo requiere a alguien que sepa lo que hace. Fuera del plan se convierte en una hora que alguien se quedó de más, o en un domingo por la tarde que nadie llegó a acordar, y las dos cosas son formas fiables de perder a un buen bodeguero.

Colocado en el cuadrante como turno propio, ese trabajo se vuelve visible, se paga y queda asignado a quien está formado para hacerlo. También deja claro algo que un local prefiere no mirar, que ahora mismo solo una persona del edificio sabe hacerlo.

La puerta y la sorpresa de las diez

Las noches que lo exigen, los porteros van en el mismo cuadrante que la barra, tanto si están contratados como si los pone una empresa de seguridad. Un local que los lleva en una lista aparte descubre a las diez de la noche que la agencia mandó a una persona donde la licencia pide dos.