Quản lý hiệu quả với lịch trình nghỉ nhân viên

Đơn giản hóa kế hoạch nghỉ và xin nghỉ phép với phần mềm theo dõi thời gian nghỉ của Shifton.

Quy trình yêu cầu nghỉ phép và phê duyệt tự động

Việc quản lý yêu cầu nghỉ phép qua email, tin nhắn chat hoặc biểu mẫu giấy tạo ra một quy trình thiếu cấu trúc, khiến yêu cầu bị thất lạc, việc phê duyệt bị chậm trễ và quản lý không có khả năng theo dõi tác động của nghỉ phép lên lịch làm việc sắp tới. Một quy trình số hóa được chuẩn hóa đảm bảo mọi yêu cầu đều được theo dõi, đánh giá và xử lý kịp thời.

Yêu cầu nghỉ phép chỉ với một chạm — nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ cá nhân từ thiết bị di động với lựa chọn ngày và lý do

Hàng chờ phê duyệt của quản lý — tất cả yêu cầu đang chờ hiển thị trong một hàng chờ được ưu tiên kèm phân tích tác động đến lịch làm việc để hỗ trợ ra quyết định chính xác

Quy tắc tự động phê duyệt — xác định các điều kiện để yêu cầu được tự động phê duyệt — chẳng hạn như còn đủ số dư và không có xung đột về nhân sự thay thế

Hồ sơ nghỉ ốm — nhân viên có thể đính kèm giấy chứng nhận y tế trực tiếp vào yêu cầu nghỉ ốm để lưu trữ hồ sơ thuận tiện hơn

Theo dõi tích lũy và quản lý số dư nghỉ phép

Nhân viên cần biết họ còn bao nhiêu ngày nghỉ, bao nhiêu yêu cầu đang chờ xử lý và lần tích lũy tiếp theo diễn ra khi nào. Các nhóm HR cần hồ sơ chính xác về số dư, mức sử dụng và số ngày được chuyển sang kỳ sau. Việc theo dõi thủ công bằng bảng tính không thể đáp ứng khi quy mô tăng và dễ tạo ra các con số mâu thuẫn, làm giảm niềm tin.

Hiển thị số dư theo thời gian thực — nhân viên luôn thấy trực tiếp trong ứng dụng số dư nghỉ phép hiện có, đã dùng và đang chờ xử lý

Chính sách tích lũy tùy chỉnh — cấu hình tỷ lệ tích lũy theo thâm niên, loại hình lao động hoặc vị trí, hỗ trợ tích lũy theo năm, theo tháng hoặc theo kỳ lương

Quy tắc chuyển sang kỳ sau và hết hạn — tự động áp dụng giới hạn chuyển ngày nghỉ sang cuối năm và hết hạn số ngày chưa dùng theo chính sách công ty

Thực thi mức nhân sự tối thiểu — hệ thống chặn phê duyệt nghỉ phép nếu việc đó làm một bộ phận xuống dưới mức nhân sự tối thiểu bắt buộc

Phê duyệt nghỉ phép có xét đến lịch làm việc

Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép mà không kiểm tra tác động lên lịch ca làm là nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng nhân sự. Một kỳ nghỉ được phê duyệt cho nhân viên chủ chốt vào ngày bận rộn nhất trong tuần có thể kéo theo chi phí làm thêm giờ, thiếu nhân sự và thất bại trong dịch vụ khách hàng.

Xem trước tác động đến nhân sự — trước khi phê duyệt bất kỳ yêu cầu nào, quản lý thấy chính xác việc vắng mặt ảnh hưởng thế nào đến mức độ phủ ca cho các ngày liên quan

Cấu hình ngày hạn chế — xác định các ngày hoặc khoảng thời gian mà yêu cầu nghỉ phép bị hạn chế hoặc cần phê duyệt ở cấp cao hơn

Lớp phủ lịch nhóm — xem tất cả nghỉ phép đã được phê duyệt và đang chờ trên cùng một lịch với lịch ca làm để tránh chồng chéo vắng mặt

Tích hợp lập lịch nhân sự thay thế — khi nghỉ phép được phê duyệt, hệ thống ngay lập tức đề xuất các nhân sự thay thế phù hợp cho các ca bị ảnh hưởng

Phân tích nghỉ phép và báo cáo xu hướng vắng mặt

Hiểu các mẫu vắng mặt — tháng nào có nhiều yêu cầu nghỉ phép nhất, bộ phận nào có tỷ lệ vắng mặt không báo trước cao nhất và việc sử dụng nghỉ phép liên quan thế nào đến làm thêm giờ — giúp lập kế hoạch nhân sự chủ động thay vì xử lý bị động khi xuất hiện thiếu hụt nhân sự.

Bảng điều khiển xu hướng vắng mặt — trực quan hóa các mẫu nghỉ phép theo tháng, bộ phận và loại để dự báo nhu cầu nhân sự trong các giai đoạn vắng mặt cao điểm

Tỷ lệ vắng mặt không báo trước so với có kế hoạch — theo dõi sự cân bằng giữa nghỉ phép đã lên lịch và nghỉ ốm đột xuất để nhận diện các vấn đề tiềm ẩn tại nơi làm việc

Báo cáo tác động chi phí nghỉ phép — tính tổng chi phí của việc vắng mặt, bao gồm chi phí nhân sự thay thế, làm thêm giờ và tổn thất năng suất theo từng bộ phận

Báo cáo nghĩa vụ tích lũy — tính toán nghĩa vụ tài chính của số dư nghỉ phép chưa dùng đã tích lũy để dự báo ngân sách chính xác

Miễn phí mãi mãi

Bắt đầu với gói Miễn phí

Không giới hạn thời gian. Truy cập đầy đủ các tính năng cốt lõi và nâng cấp khi bạn sẵn sàng.

Tối đa 10 thành viên

Lập lịch ca và lịch

Chấm công và điểm danh

Ứng dụng di động cho iOS và Android

Bảng chấm công sẵn sàng tính lương

Báo cáo và phân tích

Bắt đầu miễn phí

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên có thể kiểm tra số ngày nghỉ còn lại như thế nào?

Ứng dụng di động hiển thị số dư hiện tại của mỗi nhân viên theo loại nghỉ phép — khả dụng, đã sử dụng và đang chờ phê duyệt. Số dư cập nhật theo thời gian thực khi yêu cầu được gửi và phê duyệt.

Tôi có thể đặt quy tắc để các yêu cầu thông thường được tự động phê duyệt không?

Có. Bạn có thể thiết lập điều kiện phê duyệt tự động dựa trên số dư khả dụng và mức độ phủ ca hiện tại. Các yêu cầu đáp ứng tất cả các điều kiện sẽ được phê duyệt ngay lập tức mà không cần xem xét thủ công.

Điều gì ngăn quản lý phê duyệt nghỉ phép khiến ca làm việc thiếu nhân sự?

Trước khi nút phê duyệt có thể nhấn, hệ thống hiển thị bản xem trước về mức độ phủ cho các ngày được yêu cầu. Bạn cũng có thể đặt ngưỡng nhân sự tối thiểu — nếu việc phê duyệt sẽ kéo mức phủ xuống dưới ngưỡng đó thì hệ thống sẽ chặn lại.

Những ngày nghỉ chưa sử dụng được chuyển sang năm tiếp theo như thế nào?

Quy tắc chuyển tiếp được cấu hình theo loại nghỉ phép. Bạn đặt số ngày tối đa có thể chuyển và ngày hết hạn cho các ngày đã chuyển. Hệ thống tự động áp dụng các quy tắc này vào cuối năm.

Nhân viên có thể đính kèm giấy chứng nhận của bác sĩ vào yêu cầu nghỉ ốm không?

Có. Khi gửi yêu cầu nghỉ ốm, nhân viên có thể tải lên giấy chứng nhận y tế trực tiếp trong ứng dụng. Tài liệu được lưu kèm theo yêu cầu và bộ phận HR có thể xem trong hồ sơ vắng mặt.