Dienstplan-Software für Bars, Pubs und Clubs
Stellen Sie so viele Leute hinter den Tresen, wie die umsatzstarken Stunden brauchen, halten Sie die Auflagen der Schankerlaubnis im Dienstplan und verteilen Sie das Trinkgeld aus erfassten statt aus erinnerten Stunden.
Die Stunden besetzen, die das Geld bringen
Eine Bar macht einen großen Teil der Woche an zwei Abenden zwischen neun und Mitternacht. Der Rest ist Vorbereitung, Kellerarbeit und ein ruhiger Raum. Ein Dienstplan, der die Leute gleichmäßig über sieben Tage verteilt, bezahlt den ruhigen Raum und lässt am Freitag eine Schlange in zweiter Reihe am Tresen stehen.
Auflagen der Schankerlaubnis, die im Dienstplan stehen
Wer Alkohol ausschenken darf, wer nach Mitternacht arbeiten darf, wer für welche Aufgabe alt genug ist und wer an diesem Abend die Konzession verantwortet. Das sind keine Wünsche, die man abwägt, das sind die Bedingungen, unter denen der Laden öffnet.
Stunden, aus denen sich Trinkgeld verteilen lässt
Servicegeld und Trinkgeld werden aus geleisteten Stunden verteilt, und der Streit darüber beginnt in dem Moment, in dem diese Stunden ungefähr sind. Ein Kassenbon klärt das nicht. Eine Aufzeichnung darüber, wer wie lange da war, schon.
Ausfall um sieben an einem Freitagabend
Jemand kommt nicht, und in zwei Stunden geht die Tür auf. Der Laden braucht keine Telefonkette, er braucht die Schicht vor allen, die sie übernehmen können, bevor der erste Gast hereinkommt.
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Zum vollständigen Leitfaden für die Bar-Personalplanung
Eine Barwoche hat drei Formen, nicht sieben Tage
Da ist der ruhige Wochentag, an dem zwei Leute und eine Kellerlieferung der ganze Betrieb sind. Da ist der starke Abend, an dem sich der Raum zwischen neun und Mitternacht füllt und die Schlange am Tresen das Einzige ist, woran sich jemand später erinnert. Und da ist die Ausnahme: ein Spiel, eine Feier, ein Feiertag, der erste warme Abend des Jahres.
Fast jeder Besetzungsfehler in einer Bar entsteht daraus, diese drei Formen als eine einzige sich wiederholende Woche zu behandeln. Der ruhige Dienstag ist überbesetzt, weil das Muster es so vorsieht, und am Samstag, auf den es ankam, fehlte eine Person, weil niemand in den Spielplan geschaut hat.
Früh zu veröffentlichen ist mehr wert, als es aussieht
Hinter einem Tresen arbeiten Leute mit Vorlesungen, Zweitjobs und einem Leben, das zwei Wochen Vorlauf braucht. Ein Plan, der am Mittwoch für Freitag aushängt, ist der häufigste Grund, warum ein guter Barkeeper zum Laden zwei Straßen weiter wechselt. Vierzehn Tage im Voraus zu veröffentlichen kostet nichts und nimmt die Hälfte der Fluktuation weg.
Die Konzession ist eine Planungsbedingung
Ein Betrieb öffnet unter Auflagen, und mehrere davon sind Fragen danach, wer in welcher Schicht steht. Wer Alkohol verkaufen darf. Wer für die Aufgabe alt genug ist. Wer an diesem Abend die Konzession verantwortet. Ob derjenige, der um zwei zugesperrt hat, um zehn wieder aufsperren soll.
Außerhalb des Plans wird daraus das, was jemand auf dem Weg zur Tür noch schnell prüft. Innerhalb des Plans hört der Plan schlicht auf, Schichten anzubieten, die nicht gearbeitet werden dürfen, und die Leitung muss am Ende eines langen Abends nicht mehr vier getrennte Regeln im Kopf halten.
Trinkgeld wird aus Stunden verteilt, also müssen die Stunden echt sein
Jeder Streit über die Verteilung ist in Wahrheit ein Streit über Stunden. Jemand blieb bis halb zwei, und auf dem Zettel steht Mitternacht. Jemand hat zu Schichtbeginn eine Stunde übernommen, die niemand notiert hat. Sobald die zugrunde liegenden Zahlen ungefähr sind, lässt sich der Anteil nicht verteidigen, und die Diskussion kommt jeden Monat zurück.
Hinter dem Tresen zu stempeln und die Woche freizugeben macht die Zahlen für alle gleich. Lohn und Verteilung werden aus einem einzigen Satz Stunden gerechnet, der späte Schluss nach der letzten Runde wird gezählt, und das Gespräch verschiebt sich von dem, was passiert ist, zu der Frage, wie die Regel lautet, und das ist ein Gespräch, das sich tatsächlich abschließen lässt.
Kosten, solange die Woche noch offen ist
Die Lohnzeile für einen Freitag lohnt sich am Dienstag zu sehen. In der Lohnabrechnung gesehen ist sie eine Tatsache. Bei offenem Dienstplan gesehen ist sie eine Entscheidung, und oft lautet die Entscheidung schlicht, dass die vierte Person um neun anfängt statt um sieben.
Der Abend, an dem der Plan bricht
Er bricht in den meisten Wochen. Jemand meldet sich um fünf krank für einen Beginn um sieben, eine Feier wird spät gebucht, eine Lieferung kommt mitten im Betrieb. Was einen Laden auszeichnet, der damit klarkommt, ist kein besserer Plan, sondern ein kürzerer Weg zwischen Erfahren und Beheben.
Ein Zug stellt die offene Schicht vor alle, die sie übernehmen dürfen. Wer zusagt, wird vom Schichtleiter bestätigt, und die Betroffenen sehen die Änderung auf dem Telefon, statt bei der Ankunft davon zu hören. Das Funktionspaket von Shifton hält Dienstplan, Zeiterfassung, Benachrichtigungen und Auswertungen in einem Konto zusammen.
Mehr als ein Raum
Eine Gruppe von Läden teilt sich Personal, ob das jemand geplant hat oder nicht. Der Barkeeper, der donnerstags in der einen und samstags in der anderen Bar steht, existiert in zwei Plänen und einer Lohnabrechnung, und die Stunden gehen nur auf, wenn beide Standorte auf denselben Datensatz schauen.
Ein Bildschirm für die Gruppe behebt das und nebenbei noch einiges mehr. Ein Muster, das in einem vollen Raum funktioniert, wird in den neueren Standort kopiert, die Besetzung für eine Feier wird aus allen gezogen, die gruppenweit frei sind, und die Kosten eines Wochenendes werden zwischen den Läden verglichen statt von Hand zusammengetragen.
Was das nicht ist
Das ist kein Kassensystem, keine Getränkeinventur und keine Tischreservierung, und einen Betrieb dieser Größe laufen die längst. Das hier hält die Leute: wer im Dienst ist, wofür jemand freigegeben ist, welche Stunden tatsächlich geleistet wurden und was die Woche gekostet hat. Bars schauen meist dann hierher, wenn das Team ein Dutzend überschreitet und die Gruppenchat-Liste als Dienstplan nicht mehr taugt.
Der Einstieg
Bis zehn Personen kostet es nichts und läuft ohne Zeitlimit, und das deckt eine kleine Bar vollständig ab: Dienstplan, einfache Zeiterfassung, Telefon-App und Auswertungen. Danach kommen Module einzeln dazu, für 0,50 Dollar je Mitarbeiter im Monat, jeweils mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen, sodass ein Laden eine ganze Saison durch die Auswertungen laufen lassen kann, bevor er sich festlegt.
Der Keller gehört in den Dienstplan
Leitungen reinigen, eine Lieferung annehmen, die Gasflasche wechseln: nichts davon passiert im laufenden Betrieb, und alles davon braucht jemanden, der weiß, was er tut. Bleibt es außerhalb des Plans, wird daraus eine Stunde, die jemand drangehängt hat, oder ein Sonntagnachmittag, dem nie jemand zugestimmt hat, und beides ist ein zuverlässiger Weg, einen guten Kellermann zu verlieren.
Als eigene Schicht in den Plan gesetzt, wird diese Arbeit sichtbar, bezahlt und derjenigen Person zugeordnet, die dafür geschult ist. Damit wird auch etwas anderes offensichtlich, das ein Laden lieber nicht anschaut: dass es derzeit genau eine Person im Haus gibt, die das kann.
Türpersonal und die Überraschung um zehn
An den Abenden, die es verlangen, gehört das Türpersonal auf denselben Plan wie der Tresen, ob direkt angestellt oder gestellt. Ein Betrieb, der es auf einer eigenen Liste führt, erfährt um zehn am Abend, dass die Agentur eine Person geschickt hat, wo die Auflage zwei vorsieht.
Häufig gestellte Fragen
Was leistet eine Dienstplan-Software für das Personal einer Bar?
Sie baut den Plan der Bar um die Stunden herum, in denen tatsächlich Umsatz entsteht, hält die Alters- und Konzessionsauflagen fest, unter denen der Laden öffnet, erfasst die hinter dem Tresen geleisteten Stunden und zeigt die Lohnzeile, solange die Woche noch änderbar ist.
Kommt sie mit späten Schlüssen und geteilten Diensten zurecht?
Ja. Ein Schluss um zwei wird als Schluss um zwei geplant, ein geteilter Tag sind zwei Schichten statt einer endlosen, und die Ruhezeit nach einem späten Abend wird berücksichtigt, wenn die nächste Schicht gesetzt wird.
Wie hilft sie bei Trinkgeld und Servicegeld?
Der Anteil wird aus freigegebenen Stunden gerechnet und nicht aus der Erinnerung. Das Team stempelt hinter dem Tresen, die Leitung gibt die Stunden frei, und dieselben Zahlen speisen sowohl den Lohnexport als auch die Verteilung.
Wie wird eine Schicht kurzfristig besetzt?
Die offene Schicht geht in einem Zug an alle heraus, die sie übernehmen dürfen, die Leitung bestätigt denjenigen, der zusagt, und der korrigierte Plan erreicht das Team, bevor die Tür aufgeht.
Funktioniert das für eine Gruppe mehrerer Läden?
Ja. Jede Bar liegt auf einem Bildschirm, wer an mehreren Standorten arbeitet, steht in einem Datensatz statt in mehreren, und ein Muster, das in einem Laden funktioniert, wird in den nächsten kopiert statt neu gezeichnet.
Den Freitagabend besetzen, bevor Freitag ist
Zehn Personen kostenlos und ohne Zeitlimit, Besetzung Stunde für Stunde, die Auflagen der Schankerlaubnis im Dienstplan und Trinkgeld, das aus wirklich erfassten Stunden verteilt wird.