Softvér na plánovanie zmien barového personálu pre puby, kluby a bary

Bar má vlastné hodiny. Prvá zmena prichádza pripraviť podnik a doplniť zásoby, kým je ulica vonku ešte tichá, plocha sa počas večera zaplní a ešte dlho po odchode posledného hosťa niekto zúčtováva pokladňu a upratuje. Tržby stúpajú a klesajú hodinu po hodine, víkend nesie celý týždeň a podujatie alebo zápas dokáže z bežnej noci spraviť najrušnejšiu v mesiaci. Keď rozpis visí ako vytlačený papier pri pokladni, každý z týchto výkyvov treba žonglovať ručne a medzery sa ukážu, až keď je rad pri bare tri rady hlboký.

Väčšina plánovacích nástrojov vznikla pre kancelárie, kde je dopyt rovnomerný a všetci pracujú v rovnaký čas. Bar tak nefunguje. Personál pracuje na čiastočný úväzok a tvoria ho najmä študenti, zmeny bežia neskoro a delia sa cez noc a ten, kto rozpis zostavuje, o jedenástej väčšinou sám čapuje pivo. Softvér na plánovanie zmien barového personálu, ktorý túto realitu ignoruje, sa do mesiaca opustí a záložným riešením je tabuľka a skupinový chat.

Čo musí softvér na plánovanie zmien v bare naozaj zvládať

Keď odhrniete zoznamy funkcií, úloha sa scvrkne na pár vecí. Nechať vyťaženého vedúceho rýchlo zostaviť týždeň zmien, ideálne v telefóne medzi servisom. Ukázať mzdové náklady oproti očakávaným tržbám skôr, než sa rozpis zverejní, nie až keď dorazí mzdový účet. Osloviť tím, ktorý visí na telefónoch a nikdy nie je pri nástenke. A vydržať, keď sa plán zrúti, lebo v piatok večer sa plán zrúti vždy. Aplikácia na plánovanie zmien v bare, ktorá tieto latky preskočí, poráža tú s dlhším zoznamom funkcií, ktorá rieši problémy, aké prevádzka nemá.

Rozpisovanie barmanov, pomocníkov za barom, čašníkov a ochranky

Bar nie je jeden tím. Barmani, pomocníci za barom, čašníci, zberači pohárov a dverná ochranka pracujú v odlišných rytmoch, majú odlišné zručnosti a stoja odlišne veľa. Dobrý softvér na plánovanie zmien barmanov berie každú rolu ako samostatnú a pritom drží celú plochu v jednom pohľade. Rozpis za barom aj rozpis pri dverách staviate podľa ich vlastných vzorov, no celkové obsadenie aj celkové náklady zostávajú na jednej obrazovke a minimálny počet ľudí na rolu sa dá uzamknúť do každej zmeny, aby plocha nikdy neotvorila bez baru alebo s málom ochranky. Plánovanie podľa dopytu viaže obsadenie na skutočné tržby namiesto pevného týždenného rastra, takže dve špičkové hodiny dostanú potrebné krytie a pokojný začiatok nenesie plnú posádku.

Skrytý náklad rozpisu na stene

Množstvo prevádzok stále beží na papieri pri vchode pre personál a skupinovom chate pre zmeny. Pôsobí to zadarmo, lebo tu nie je mesačný poplatok. Skutočný náklad sa skrýva v trení. Výmena znamená tri správy a čmáranicu na papieri, ktorú polovica tímu nikdy neuvidí. Neúčasť znamená, že vedúci pri príprave visí na telefóne namiesto prípravy baru. Rozpis na stene sa rozchádza s tým v hlave vedúceho a do polovice servisu si nikto nie je celkom istý, kto má byť za barom a kto na ploche. Prenesťe to do softvéru na plánovanie zmien v bare a trenie zmizne. Výmeny prebiehajú v aplikácii a aktualizujú sa pre všetkých naraz, voľné zmeny sa jedným ťuknutím vyhlásia každému kvalifikovanému a rozpis, ktorý všetci vidia, je ten, ktorý platí.

Držať mzdy a hodiny na prepitné poctivo

Personál tvorí ťažký podiel na tržbách baru a je to jediný náklad, ktorý vedúci môže meniť zo dňa na deň. Keď rozpis žije v tabuľke, prekročenia zostávajú neviditeľné, kým nedorazí mzdový účet: pomalá zmena, čo nechala barmana pracovať o dve hodiny dlhšie, zatváracia posádka s neplánovanými nadčasmi, čašník navyše na noc, ktorá stíchla. Softvér na plánovanie zmien pre puby robí tieto výdavky viditeľnými, kým je ešte čas konať. Predpokladané mzdové náklady sa ukazujú pri zostavovaní rozpisu, upozornenie sa spustí skôr, než zmena preklopí do príplatkovej mzdy, a časy príchodov a odchodov sa evidujú na minútu presne. Tieto presné odpracované hodiny sa v bare počítajú dvojnásobne, lebo napájajú mzdy aj každé delenie prepitného, a získať ich zo systému namiesto ručného sčítavania odstráni týždennú hádku skôr, než začne.

Plánovanie naprieč viac než jednou prevádzkou

Vo chvíli, keď skupina prevádzkuje druhú prevádzku, koordinácia prestáva byť rozpisom a stáva sa logistickým problémom. Jeden bar je zavalený, kým druhý je tichý, vyškolený barman zaháľa na druhom konci mesta a centrála nemá ako to vidieť, kým neprídu tržby. Softvér na riadenie personálu pre barovú skupinu dáva každú prevádzku na jeden prehľad. Nerovnováha sa ukazuje v reálnom čase, zdieľaného člena tímu možno presunúť ťuknutím a osvedčenú víkendovú šablónu možno rozvinúť do novej prevádzky namiesto začínania od prázdneho rastra. To, čo predtým zožralo oblastnému manažérovi celý večer telefonátov, sa mení na krátku kontrolu. Plánovanie zmien pre kluby tu získava najviac, lebo krytie dverí a baru počas veľkých nocí musí sedieť v každej miestnosti naraz.

Osloviť mladý, mobilný tím

Barový personál nikdy nesedí pri stole. Stojí za barom, na ploche alebo pri dverách a papier na stene zastaral vo chvíli, keď sa vytlačil. Prístup zameraný na mobil oslovuje ľudí tam, kde sú. Rozpisy sa zverejňujú priamo do telefónov, výmeny a voľné zmeny sa riešia v aplikácii, kde vedúci schvaľuje ťuknutím, a žiadosti o dostupnosť aj voľno sa zbierajú pred zostavením rozpisu namiesto naháňania. Kompletná sada funkcií pokrýva výmeny zmien, sledovanie času, upozornenia a výkazy, takže zmena dosiahne správnych ľudí naraz namiesto kola telefonátov. Bary patria aj do širšieho odvetvia a stránka softvéru na plánovanie zmien pre pohostinstvo pokrýva obraz, ktorý spája prevádzky, kuchyne a plochy.

Vybrať správny nástroj pre váš bar

Otestujte každú platformu tak, ako ju tím naozaj bude používať. Otvorte ju na najlacnejšom telefóne v podniku, lebo práve taký nosí váš víkendový personál. Zostavte celý týždeň pod desať minút. Pošlite si upozornenie na zmenu rozpisu a zmerajte, ako rýchlo dorazí. Spýtajte sa, čo sa s tým upozornením stane, keď je telefón uprostred zmeny vo vrecku, lebo barový personál nekontroluje správy, kým je bar plný. Nástroj, ktorý tieto skúšky prežije, je ten, ktorý tím bude používať aj o rok. Do desiatich zamestnancov zvládne bezplatný plán Shiftonu celú úlohu bez časového obmedzenia, čo pokryje jeden malý bar alebo pub. Ako skupina rastie a pridáva prevádzky, platené úrovne pridajú pohľad na viac prevádzok, hlbšie výkazy nákladov a pokročilé ovládanie. Tak či onak cieľ zostáva rovnaký: rozpis, ktorý zrkadlí skutočné tržby, mzdová línia, ktorá drží tam, kde ste plánovali, a tím, ktorý vždy vie, kedy pracuje. To je rozdiel medzi riadením zmien baru a hasením ich požiarov.