Xếp ca nhân viên nhà hàng: khu phục vụ và khu bếp

Phần mềm xếp ca nhà hàng phải làm được gì

Bảng ca nhà hàng hỏng ngay trước mặt khách. Một thứ Sáu thiếu người không phải lỗi bảng tính, nó là bốn mươi phút chờ bàn và một bài đánh giá về chuyện đó vào thứ Hai. Đó là điều đầu tiên tách hạng mục này khỏi việc xếp lịch nhân sự nói chung: cái giá của một bảng ca sai rơi xuống ngay tối hôm ấy, trước mặt khách.

Điều thứ hai là biến động nhân sự. Ngành ăn uống thay người nhanh hơn gần như mọi ngành khác, nghĩa là bảng ca liên tục được dựng cho một đội không còn giống hệt tháng trước. Phần mềm giả định một danh sách nhân viên ổn định và một quản lý có thời gian học nó sẽ không sống nổi khi chạm vào một quán thật.

Điều thứ ba là biên lợi nhuận. Giá nguyên liệu phần lớn do nhà cung cấp ấn định. Tiền thuê mặt bằng do hợp đồng ấn định. Chi phí nhân công là con số mà quản lý vẫn còn tác động được vào chiều thứ Tư, và cũng là con số hay bị đo muộn mất một tháng nhất.

Xếp theo ca phục vụ, không xếp theo số giờ

Một bảng ca nhà hàng dùng được thì đọc theo chiều dọc, theo từng ca phục vụ, chứ không đọc ngang theo từng người. Câu hỏi không bao giờ là tuần này một bạn phục vụ có bao nhiêu giờ. Câu hỏi là bữa tối thứ Sáu đã đủ người phục vụ chưa, bếp có gánh nổi một thứ Bảy kín bàn không, và ai đứng ca đóng cửa mà không ai muốn nhận.

Vai trò làm cho điều đó đọc được. Xếp phục vụ, bếp và quầy bar thành các nhóm riêng trong cùng một tuần cho phép quản lý kiểm tra mức phủ từng khu một mà vẫn công bố một bảng ca duy nhất. Nhân viên mở ứng dụng và thấy ca của mình, không thấy cả tấm bảng.

Ca chưa ai nhận

Ô trống thì mơ hồ. Ca trống thì không: ca phục vụ này thiếu người, chưa ai đứng, và đây là những người có thể nhận. Để phần việc đã chốt nhưng chưa có người hiện rõ cho tới khi được lấp là một thay đổi nhỏ, nhưng nó xoá gần hết những cú bất ngờ sáng thứ Sáu.

Hãy đọc tuần theo chiều dọc. Mức phủ, không phải đầu người.

Báo nghỉ lúc bốn giờ chiều

Quán nào cũng có phiên bản riêng của cùng một câu chuyện. Một bạn phục vụ báo nghỉ hai tiếng trước giờ mở, quản lý bắt đầu lần lượt hỏi trong nhóm chat, và một nửa số câu trả lời đến sau khi ca đã bắt đầu. Vấn đề không nằm ở con người, nó nằm ở cách phát tin.

Công bố chỗ trống thành một ca mở cho mọi người đủ điều kiện làm đổi hình dạng của vấn đề. Lời mời đi ra một lần, ai nhận trước được trước, và hồ sơ ghi lại ai được hỏi và ai đã trả lời. Việc từng ngốn hai mươi phút gọi điện trở thành một thông báo và một cú chạm.

Đổi ca chạy theo chiều ngược lại nhưng cùng cách. Nhân viên tự thu xếp người thay, quản lý duyệt hoặc từ chối, và bảng ca đã công bố chỉ đổi khi có người đủ thẩm quyền đồng ý.

Số giờ khớp với những gì đã xảy ra

Tờ chấm công giấy điền theo trí nhớ tối Chủ nhật là một tranh chấp tiền lương đang chờ ngày. Giờ vào và giờ ra ghi ngay trong ngày, đặt cạnh ca đã xếp, xoá hẳn việc dựng lại từ trí nhớ. Dòng đó cho thấy đã xếp gì và đã làm gì, còn hai mươi phút ai đó ở lại dọn xong nằm trong hồ sơ chứ không nằm trong một cuộc nói chuyện.

Giờ nghỉ xứng đáng có dòng riêng. Trừ nửa tiếng khỏi tổng số chính là chỗ thời gian có lương và không lương lặng lẽ hoà vào nhau, và cũng là chỗ các câu hỏi về quy định bắt đầu. Ghi riêng giữ cho cả hai phía sạch sẽ.

Nửa tiếng trừ khỏi tổng số không phải là giờ nghỉ. Đó là làm tròn.

Nhiều cơ sở trên một tài khoản

Các chuỗi gặp một phiên bản rất riêng của vấn đề: một nhân viên làm ở hai nơi và xuất hiện hai lần trong hệ thống, với hai bộ giờ công phải cộng tay. Giữ một hồ sơ cho mỗi người và gắn ca vào địa điểm sẽ giải quyết chuyện đó, và cũng chính nó khiến báo cáo cấp chuỗi tồn tại được.

Chi phí nhân công như một con số hành động được

Phần lớn các quán biết tỷ lệ chi phí nhân công sau khi tháng đã khoá sổ, đúng lúc không còn làm gì được nữa. Một báo cáo tuần gom giờ đã ghi theo vai trò và theo ngày kéo cuộc trò chuyện đó lên sớm ba tuần.

Những quy luật nó phơi ra thường không tinh vi. Một cái bếp cõng thừa hai người mỗi trưa thứ Hai. Một thứ Bảy tuần nào cũng dôi ra một giờ tăng ca cho bốn người vì giờ đóng cửa xếp quá sát. Cả hai đều sửa được ngay ở bảng ca kế tiếp, một khi có người nhìn thấy chúng.

Tuân thủ mà không cần một hệ thống riêng

Ngành ăn uống mang theo những quy định khác nhau theo thị trường và theo hợp đồng: quyền nghỉ giữa ca, thời gian nghỉ tối thiểu giữa hai ca, yêu cầu báo trước bảng ca ở một số nơi, cách đối xử riêng với người dưới mười tám tuổi. Không quy định nào khó nếu đứng một mình; tất cả đều khó nhớ vào lúc năm giờ chiều khi đang bù một ca trống.

Giữ bảng ca và bản ghi giờ công cạnh nhau ít nhất đặt bằng chứng vào một chỗ. Đã công bố gì và khi nào, đã làm những gì, đã nghỉ ra sao. Đó chính là thứ một khiếu nại hay một cuộc kiểm tra hỏi tới, và việc dựng lại nó từ tấm ảnh chụp bảng trắng cùng tờ chấm công giấy mới là nơi chi phí thật sự rơi xuống.

Người dưới mười tám tuổi và sinh viên

Quán tuyển sinh viên mang thêm ràng buộc về số giờ và ca muộn. Lịch rảnh do chính nhân viên đánh dấu trước khi dựng bảng ca là cách đơn giản nhất để giữ những ràng buộc ấy trong tầm mắt, vì nó biến một quy tắc quản lý phải nhớ thành một dữ kiện hiện trên màn hình.

Chọn giữa các công cụ trong nhóm này

Phần mềm xếp ca nhà hàng chồng lấn với ba nhóm khác, và nhãn thì nhoè đi. Hệ thống bán hàng xếp ca như một tính năng phụ. Nền tảng tính lương xếp ca để nuôi bảng chấm công của chính nó. Bộ giải pháp cho ngành ăn uống gói việc xếp ca chung với đặt món và kho. Mỗi thứ đều hợp lý nếu bạn muốn cả bộ, và mỗi thứ đều nặng hơn mức mà một quản lý chỉ cần bảng ca phải chịu.

Những câu hỏi đáng hỏi lại rất hẹp. Nhân viên có tự đổi ca với nhau kèm phê duyệt được không, hay mọi thay đổi đều phải qua quản lý. Ứng dụng có hiện thay đổi đã công bố mà nhân viên không phải hỏi lại không. Giờ kế hoạch và giờ thực tế có là hai con số tách biệt không. Có chạy được hai cơ sở mà không nhân đôi con người không.

Gói miễn phí dừng ở đâu

Shifton miễn phí tới 10 thành viên không giới hạn thời gian, đủ phủ trọn một quán nhỏ độc lập. Bảng ca, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều nằm trong gói đó. Trên mười người thì chuyển sang tính theo từng nhân viên, các mô đun được thêm dần từng cái từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi mô đun kèm thời gian dùng thử tới 60 ngày.