Giải pháp quản lý nhiệm vụ cho nhóm làm việc

Tăng cường quy trình làm việc của bạn với phần mềm quản lý công việc của Shifton — tổ chức, hợp tác, và hoàn thành đúng hạn!

Bắt đầu miễn phí

Đặt lịch demo

Giải pháp quản lý nhiệm vụ cho nhóm làm việc

Phân công nhiệm vụ gắn với ca làm việc cho các đội ngũ tuyến đầu

Lịch làm việc cho nhân viên biết khi nào cần làm việc — nhưng không cho biết họ phải làm gì khi đến nơi. Nếu nhiệm vụ không được gắn với ca làm việc, nhân viên sẽ bắt đầu ngày làm việc trong trạng thái chờ chỉ đạo, quản lý phải lặp lại hướng dẫn liên tục, và các công việc hằng ngày quan trọng dễ bị quên hoặc bị làm trùng giữa các thành viên trong nhóm.

Nhiệm vụ gắn với ca làm việc — phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng ca để nhân viên thấy rõ trách nhiệm của mình ngay khi chấm công

Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên — đánh dấu nhiệm vụ là khẩn cấp, tiêu chuẩn hoặc ưu tiên thấp để nhân viên tập trung vào việc quan trọng nhất trước

Mẫu nhiệm vụ lặp lại — tạo các mẫu nhiệm vụ hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng tự động điền khi các ca làm việc tương ứng được lên lịch

Bộ đếm ngược thời hạn — mỗi nhiệm vụ hiển thị bộ đếm ngược theo thời gian thực để nhân viên và quản lý biết chính xác còn bao nhiêu thời gian

Theo dõi tiến độ nhiệm vụ và xác minh hoàn thành

Giao nhiệm vụ chỉ là một nửa bài toán — quản lý cần biết nhiệm vụ đã được hoàn thành hay chưa, mất bao lâu và có phát sinh vấn đề gì không. Nếu không theo dõi việc hoàn thành, quản lý sẽ phải dành cả ca đi kiểm tra tiến độ thay vì điều hành hoạt động.

Cập nhật trạng thái theo thời gian thực — nhân viên đánh dấu nhiệm vụ là đang thực hiện, đã hoàn thành hoặc bị chặn trực tiếp từ thiết bị di động trong ca làm việc

Đính kèm ảnh và ghi chú — yêu cầu bằng chứng bằng ảnh hoặc ghi chú bằng văn bản cho các nhiệm vụ cụ thể để xác minh chất lượng hoàn thành

Bảng điều khiển hoàn thành của quản lý — xem tiến độ nhiệm vụ trên tất cả các ca đang hoạt động trong một màn hình duy nhất để phát hiện ngay các chậm trễ và công việc chưa hoàn tất

Quyền can thiệp của giám sát viên — quản lý có thể phân công lại, sắp xếp lại mức ưu tiên hoặc hủy nhiệm vụ theo thời gian thực dựa trên nhu cầu vận hành thay đổi

Phối hợp nhiệm vụ và bàn giao giữa các nhóm

Nhiều nhiệm vụ vận hành kéo dài qua nhiều ca hoặc nhiều nhóm — ca sáng bắt đầu một vòng vệ sinh, ca chiều tiếp tục, và ca đêm hoàn tất khâu kiểm tra cuối cùng. Nếu không có cơ chế bàn giao có cấu trúc, nhiệm vụ rất dễ bị bỏ sót ở mỗi lần chuyển ca.

Ghi chú bàn giao ca — nhân viên ca trước để lại ghi chú về trạng thái nhiệm vụ và các vấn đề để ca sau xem trước khi bắt đầu

Chuỗi nhiệm vụ nhiều ca — liên kết các nhiệm vụ liên quan qua các ca liên tiếp để tiến độ được chuyển tiếp tự động

Phân công liên phòng ban — phân công các nhiệm vụ phối hợp cần sự tham gia từ nhiều phòng ban với khả năng theo dõi tiến độ chung

Thư viện nhiệm vụ theo địa điểm — duy trì các danh mục nhiệm vụ riêng cho từng địa điểm làm việc để mỗi nơi chỉ hiển thị các nhiệm vụ phù hợp

Phân tích hoàn thành nhiệm vụ và hiệu quả vận hành

Hiểu được nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến, nhiệm vụ nào thường xuyên chưa hoàn thành, và nhóm nào luôn đạt mục tiêu sẽ cung cấp cho quản lý dữ liệu cần thiết để tối ưu quy trình làm việc, điều chỉnh mức nhân sự và cải thiện chương trình đào tạo.

Phân tích thời lượng nhiệm vụ — so sánh thời gian hoàn thành dự kiến với thực tế để đặt kỳ vọng thực tế hơn và xác định các điểm nghẽn

Tỷ lệ hoàn thành theo nhóm — xếp hạng các nhóm và địa điểm theo tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ để xác định những đơn vị có hiệu suất cao và các khu vực cần hỗ trợ

Phát hiện vấn đề lặp lại — đánh dấu các nhiệm vụ liên tục bị chặn hoặc chưa hoàn thành để làm rõ các vấn đề vận hành mang tính hệ thống

Theo dõi tuân thủ SLA — giám sát việc hoàn thành nhiệm vụ so với các thỏa thuận mức dịch vụ và đánh dấu vi phạm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

Miễn phí mãi mãi

Bắt đầu với gói Miễn phí

Không giới hạn thời gian. Truy cập đầy đủ các tính năng cốt lõi và nâng cấp khi bạn sẵn sàng.

Tối đa 10 thành viên

Lập lịch ca và lịch

Chấm công và điểm danh

Ứng dụng di động cho iOS và Android

Bảng chấm công sẵn sàng tính lương

Báo cáo và phân tích

Bắt đầu miễn phí

Câu hỏi thường gặp

Shifton có thể liên kết nhiệm vụ trực tiếp với ca làm việc không?

Có. Mỗi ca có thể được giao một tập nhiệm vụ để nhân viên thấy trách nhiệm ngay khi chấm công. Nhiệm vụ có thể được đánh dấu là khẩn cấp, tiêu chuẩn hoặc ưu tiên thấp, và các mẫu định kỳ tự động điền.

Nhân viên cập nhật tiến độ nhiệm vụ trong ca như thế nào?

Nhân viên đánh dấu nhiệm vụ là đang thực hiện, hoàn thành hoặc bị chặn từ điện thoại theo thời gian thực. Quản lý có thể yêu cầu bằng chứng ảnh hoặc ghi chú để xác minh chất lượng.

Điều gì xảy ra khi nhiệm vụ kéo dài qua nhiều ca hoặc nhóm?

Shifton hỗ trợ chuỗi nhiệm vụ liên ca, nhân viên rời ca để lại ghi chú bàn giao và tiến độ tự động tiếp nối. Nhiệm vụ liên phòng ban có khả năng hiển thị chung.

Quản lý có thể tái phân công hoặc hủy nhiệm vụ giữa ca không?

Có. Bảng điều khiển hiển thị trạng thái trực tiếp của tất cả nhiệm vụ đang hoạt động. Giám sát viên có thể tái phân công, thay đổi ưu tiên hoặc hủy bất kỳ nhiệm vụ nào theo thời gian thực.

Shifton cung cấp phân tích gì về việc hoàn thành nhiệm vụ?

Báo cáo so sánh thời gian ước tính và thực tế, xếp hạng nhóm theo tỷ lệ hoàn thành và gắn cờ các nhiệm vụ bị chặn lặp đi lặp lại. Theo dõi tuân thủ SLA cảnh báo quản lý trước khi có vi phạm.