תוכנת סידור עבודה לצוות בר לפאבים, מועדונים וברים

לבר יש שעות משלו. המשמרת הראשונה נכנסת כדי לסדר ולמלא מלאי בזמן שהרחוב בחוץ עדיין שקט, הרצפה מתמלאת במהלך הערב, ומישהו עדיין סוגר קופה ומנקה זמן רב אחרי שהאורח האחרון הלך. המחזור עולה ויורד משעה לשעה, סוף השבוע נושא את כל השבוע, ואירוע או משחק יכולים להפוך ערב רגיל לעמוס ביותר בחודש. כשהסידור חי על דף מודפס ליד הקופה, כל אחת מהתנודות האלה מנוהלת ביד, והפערים מתגלים רק כשהתור בבר כבר בעומק שלוש שורות.

רוב כלי התכנון נבנו למשרדים, שם הביקוש קבוע וכולם עובדים באותן שעות. בר לא עובד כך. הצוות במשרה חלקית ועתיר סטודנטים, המשמרות מאוחרות ומפוצלות על פני הלילה, ומי שבונה את הסידור הוא בדרך כלל אותו אדם שמוזג בירה באחת עשרה בלילה. תוכנת סידור עבודה לצוות בר שמתעלמת מהמציאות הזו ננטשת תוך חודש, והחלופה היא גיליון אלקטרוני וצ'אט קבוצתי.

מה תוכנת סידור עבודה לבר באמת חייבת לעשות

מורידים את רשימות התכונות והמשימה מצטמצמת לכמה דברים. לאפשר למנהל עמוס לבנות שבוע של משמרות מהר, רצוי בטלפון בין שירות לשירות. להראות את עלות כוח האדם מול המחזור הצפוי לפני שהסידור מתפרסם, ולא אחרי שחשבון השכר נוחת. להגיע לצוות שדבוק לטלפון ואף פעם לא ליד לוח המודעות. ולעמוד כשהתוכנית נשברת, כי בליל שישי התוכנית תמיד נשברת. אפליקציית סידור עבודה לבר שעוברת את המבחנים האלה מנצחת אחת עם רשימת תכונות ארוכה יותר שפותרת בעיות שלסניף אין.

שיבוץ ברמנים, עוזרי בר, מלצרים ואבטחה

בר הוא לא צוות אחד. ברמנים, עוזרי בר, מלצרים, אוספי כוסות ואבטחת כניסה עובדים בקצב שונה, מחזיקים כישורים שונים ועולים סכומים שונים. תוכנת סידור עבודה טובה לברמנים מתייחסת לכל תפקיד בנפרד תוך שמירה על כל הרצפה בתצוגה אחת. אתם בונים את סידור הבר ואת סידור הכניסה לפי הדפוסים שלהם, אך סך האיוש וסך העלות נשארים על מסך אחד, וניתן לנעול מספר עובדים מינימלי לכל תפקיד בכל משמרת כך שהרצפה לעולם לא נפתחת בחוסר בבר או במחסור באבטחה. תכנון מבוסס ביקוש קושר את האיוש למחזור האמיתי במקום לרשת שבועית קבועה, כך ששתי שעות השיא מקבלות את הכיסוי שהן צריכות וההתחלה השקטה לא נושאת צוות מלא.

המחיר הנסתר של הסידור על הקיר

הרבה סניפים עדיין מתנהלים על דף ליד כניסת העובדים וצ'אט קבוצתי לשינויים. זה מרגיש בחינם כי אין תשלום חודשי. המחיר האמיתי מסתתר בחיכוך. החלפה פירושה שלוש הודעות וקשקוש על הדף שחצי מהצוות אף פעם לא רואה. היעדרות פירושה שהמנהל תלוי בטלפון בזמן ההכנות במקום להכין את הבר. הסידור על הקיר מתרחק מזה שבראש המנהל, ועד אמצע השירות אף אחד לא ממש בטוח מי אמור להיות בבר ומי ברצפה. מעבירים את זה לתוכנת סידור עבודה לבר והחיכוך נעלם. החלפות קורות באפליקציה ומתעדכנות לכולם בבת אחת, משמרות פתוחות מופצות בנגיעה אחת לכל אדם מוסמך, והסידור שכולם רואים הוא הסידור שנכון.

שמירה על שכר ושעות מאגר הטיפים ישרים

כוח האדם מהווה חלק כבד מההכנסה של בר, והוא ההוצאה היחידה שמנהל יכול להזיז מיום ליום. כשהסידור חי בגיליון אלקטרוני, החריגות נשארות בלתי נראות עד שחשבון השכר נוחת: משמרת רגועה שהחזיקה ברמן שעתיים מיותרות, צוות סגירה שהחתים שעות נוספות לא מתוכננות, מלצר נוסף שנקרא ללילה שהתברר כשקט. תוכנת סידור עבודה לפאבים הופכת את ההוצאה הזו לגלויה בזמן שעוד אפשר לפעול. עלות כוח האדם הצפויה מוצגת בזמן בניית הסידור, התראה יוצאת לפני שמשמרת גולשת לתעריף מוגדל, וזמני החתמת הכניסה והיציאה נרשמים עד לדקה. שעות העבודה המדויקות האלה חשובות פי שניים בבר, כי הן מזינות גם את השכר וגם כל חלוקת מאגר טיפים, וקבלתן מהמערכת במקום חישוב ביד מפרקת ויכוח שבועי עוד לפני שהוא מתחיל.

סידור עבודה על פני יותר מסניף אחד

ברגע שרשת מפעילה סניף שני, התיאום מפסיק להיות סידור והופך לבעיה לוגיסטית. בר אחד מוצף בעוד השני שקט, ברמן מיומן יושב בטל בצד השני של העיר, ולהנהלה אין דרך לראות זאת עד שהקופה נסגרת. תוכנת ניהול כוח אדם לרשת ברים מעלה כל סניף על לוח בקרה אחד. חוסר האיזון מופיע בזמן אמת, עובד משותף ניתן להעברה בנגיעה, ותבנית סוף שבוע מוכחת ניתנת להפעלה בסניף חדש במקום להתחיל מרשת ריקה. מה שפעם בלע למנהל אזור ערב שלם של שיחות טלפון הופך לסקירה קצרה. סידור העבודה למועדונים מרוויח כאן הכי הרבה, כי האיוש בכניסה ובבר בלילות הגדולים חייב להיות נכון בכל חלל בו-זמנית.

להגיע לצוות צעיר ונייד

צוות בר אף פעם לא יושב ליד שולחן. הם מאחורי הבר, ברצפה או בכניסה, והדף על הקיר התיישן ברגע שהודפס. גישה של נייד-קודם מגיעה לאנשים היכן שהם. סידורים מתפרסמים ישירות לטלפונים, החלפות ומשמרות פתוחות מטופלות באפליקציה כשמנהל מאשר בנגיעה, ובקשות זמינות וחופשה נאספות לפני בניית הסידור במקום לרדוף אחריהן. מכלול התכונות המלא מכסה החלפת משמרות, מעקב זמן, התראות ודוחות, כך ששינוי מגיע לאנשים הנכונים בבת אחת במקום דרך סבב שיחות. ברים הם חלק מהענף הרחב יותר, ועמוד תוכנת סידור עבודה לענף האירוח מכסה את התמונה שמחברת בין סניפים, מטבחים ורצפות.

לבחור את הכלי הנכון לבר שלכם

בדקו כל פלטפורמה כפי שהצוות באמת ישתמש בה. פתחו אותה על הטלפון הזול ביותר בבניין, כי זה מה שצוות סוף השבוע נושא. בנו שבוע שלם בפחות מעשר דקות. שלחו לעצמכם התראה על שינוי משמרת ומדדו כמה מהר היא נוחתת. שאלו מה קורה להתראה הזו כשהטלפון בכיס באמצע משמרת, כי צוות בר לא בודק הודעות כשהבר עמוס. הכלי ששורד את המבחנים האלה הוא זה שהצוות ימשיך להשתמש בו גם בשנה הבאה. מתחת לעשרה עובדים, התוכנית החינמית של Shifton מטפלת בכל המשימה ללא הגבלת זמן, מה שמכסה בר או פאב קטן יחיד. כשרשת גדלה ומוסיפה סניפים, השכבות בתשלום מוסיפות את תצוגת ריבוי הסניפים, דיווח עלויות מעמיק יותר ובקרות מתקדמות. כך או כך המטרה נשארת זהה: סידור שמשקף את המחזור האמיתי, שורת עלות כוח אדם שמחזיקה היכן שתכננתם, וצוות שתמיד יודע מתי הוא עובד. זה ההבדל בין ניהול המשמרות של בר לבין כיבוי שריפות.