Phần mềm xếp lịch nhân viên hãng bay cho tổ bay và đội mặt đất

Một hãng bay thật ra không bao giờ dừng. Những quầy làm thủ tục đầu tiên mở trước rạng đông, đội sân đỗ quay đầu máy bay suốt ngày, và chuyến đến cuối cùng của đêm vẫn cần ai đó ở cửa khởi hành. Mức phủ nhân sự chạy theo đợt chuyến bay, và đợt chuyến bay dịch chuyển theo thời tiết, sự chậm trễ và mùa. Khi lịch được dựng trên bảng tính, từng chuyển động ấy phải được đối chiếu bằng tay, và các lỗ hổng chỉ lộ ra khi một ca bắt đầu mà thiếu một người.

Phần lớn công cụ xếp lịch được làm cho văn phòng, nơi nhu cầu bằng phẳng và ai cũng làm cùng số giờ. Hàng không không vận hành như thế. Khung giờ nhiệm vụ thất thường, nhân viên giữ những chứng chỉ quy định họ được đảm nhận vai trò nào, và các quy tắc giờ nhiệm vụ và nghỉ đặt giới hạn cứng cho việc xếp chồng những giờ ấy. Một công cụ phớt lờ các thực tế này sẽ bị né trong vòng một tháng, và cách né thường là một bảng tính cùng một nhóm chat.

Phần mềm xếp lịch nhân viên hãng bay phải xử lý những gì

Gạt các danh sách tính năng sang bên, công việc thu về vài điều. Để người lập lịch dựng nhanh một tuần ca, trải trên nhiều vai trò cùng lúc. Tuân thủ giới hạn giờ nhiệm vụ và nghỉ trước khi công bố, không phải khi bị kiểm tra. Cho thấy chi phí nhân công so với hoạt động trước khi các giờ được chốt. Vươn tới lực lượng nhân sự rải khắp nhà ga, căn cứ và múi giờ. Và trụ vững khi kế hoạch vỡ, bởi trong hàng không kế hoạch vỡ mỗi ngày. Phần mềm xếp lịch hàng không vượt qua các mức này thắng một công cụ có danh sách tính năng dài hơn nhưng giải quyết những vấn đề mà hoạt động không hề có.

Xếp lịch tổ bay và nhân viên mặt đất không để lỗ hổng

Một hãng bay không phải một đội. Tiếp viên, phi hành đoàn, nhân viên cửa, nhân viên làm thủ tục, người xử lý sân đỗ và kiểm soát viên điều hành làm việc theo những nhịp khác nhau, giữ những chứng chỉ khác nhau và gánh những quy tắc khác nhau. Phần mềm quản lý nhân sự hàng không tốt xử lý mỗi nhóm như một thực thể riêng trong khi vẫn giữ toàn bộ hoạt động trong một khung nhìn. Lịch cho nhân viên mặt đất và tổ bay được dựng theo khuôn mẫu riêng, nhưng tổng mức phủ và tổng chi phí vẫn nằm trên một màn hình, và số người tối thiểu mỗi vai trò có thể khóa vào từng ca để không trạm nào mở cửa mà thiếu người. Lập kế hoạch theo nhu cầu buộc nhân sự vào lịch bay thay vì một lưới tuần cứng nhắc, nên cả đợt sáng lẫn chuyến đến muộn đều nhận được mức phủ cần thiết.

Giữ quy tắc giờ nhiệm vụ, nghỉ và mệt mỏi trong tầm kiểm soát

Quy tắc giờ nhiệm vụ và nghỉ trong hàng không không phải thứ có thì tốt, mà là ràng buộc mà cả bảng lịch được dựng quanh nó. Một ca trông ổn khi đứng riêng vẫn có thể phá vỡ mức nghỉ tối thiểu ngay khi tính cả nhiệm vụ trước đó và thời gian đi lại. Phần mềm xếp lịch hàng không mang những giới hạn ấy vào trong kế hoạch. Thời gian nghỉ tối thiểu, giờ nhiệm vụ tối đa và trần số ngày liên tiếp được áp dụng khi lịch được lấp đầy, xung đột được đánh dấu trước mỗi lần công bố, và các bước kiểm tra chứng chỉ giữ nhân viên có chứng chỉ ở những vai trò yêu cầu. Nhờ đó việc tuân thủ chuyển từ rà soát thủ công về sau thành một rào chắn nằm ngay trong mỗi quyết định xếp lịch, và đó chính là nơi rủi ro mệt mỏi thực sự được quản lý.

Kiểm soát chi phí nhân công trong hoạt động 24 giờ

Nhân công là khoản chi duy nhất mà hoạt động có thể dịch chuyển từng ngày, và cũng là khoản hay ẩn nấp. Khi xếp lịch nằm trên bảng tính, các phần vượt vẫn vô hình cho tới khi kỳ lương về: một chậm trễ kéo dài ca quá thời điểm dự kiến, nhân viên trực chờ bị gọi cho một gián đoạn rồi lại được giải quyết, một ngưỡng tăng ca bị vượt mà không ai để mắt. Phần mềm xếp ca hàng không làm khoản chi ấy hiện rõ khi vẫn còn thời gian để hành động. Chi phí nhân công dự kiến hiện ra khi lịch đang được dựng, một cảnh báo vang lên trước khi một ca nghiêng sang mức lương cao hơn, và số giờ đã lên kế hoạch có thể được đối chiếu vào sáng hôm sau với những gì hoạt động thực sự cần. Trong một hoạt động 24 giờ nhiều vai trò, những khoản tiết kiệm này cộng dồn nhanh, trước cả khi tính đến thời gian tiết kiệm được lúc dựng lịch.

Điều phối nhiều căn cứ và trạm

Vào lúc một hãng bay vận hành căn cứ thứ hai, điều phối thôi còn là một bảng lịch mà trở thành bài toán hậu cần. Một trạm ngập trong đợt sáng trong khi trạm khác ngồi yên, một nhân viên đủ điều kiện ngồi không ở trạm bên kia mạng lưới, và trung tâm điều hành không thấy được điều đó cho tới khi các báo cáo về tới. Quản lý nhân sự hàng không đặt mọi căn cứ và trạm lên một bảng điều khiển. Sự mất cân bằng hiện ra theo thời gian thực, một người dùng chung có thể được chuyển bằng một chạm, và một mẫu tuần đã kiểm chứng có thể triển khai cho trạm mới thay vì bắt đầu từ lưới trống. Điều từng ngốn cả một ca của trưởng ca vào những cuộc gọi trở thành một lượt rà soát ngắn.

Vươn tới lực lượng nhân sự di động, phân tán

Nhân viên hãng bay hiếm khi ngồi bàn. Họ ở khu bay, ở một vị trí đỗ, ở một cửa khởi hành hoặc giữa hai ca nhiệm vụ, và bảng lịch trên bảng thông báo đã lỗi thời ngay khi vừa in ra. Cách tiếp cận ưu tiên di động vươn tới con người ngay tại nơi họ đang ở. Lịch được đăng thẳng lên điện thoại, việc đổi và ca trống được xử lý trong ứng dụng với cấp trên duyệt bằng một chạm, và yêu cầu về thời gian rảnh và nghỉ phép được thu thập trước khi dựng lịch thay vì phải đuổi theo sau. Bộ tính năng đầy đủ bao trùm đổi ca, chấm công, thông báo và báo cáo để một thay đổi vươn tới đúng người cùng lúc thay vì qua một vòng gọi điện xuyên các ca.

Chọn đúng công cụ cho hoạt động của bạn

Hãy thử mỗi nền tảng theo đúng cách đội ngũ thực sự sẽ dùng nó. Mở nó trên một điện thoại phổ thông, bởi đó là thứ phần lớn nhân viên mang theo ở khu bay. Dựng trọn một tuần trải trên nhiều vai trò và bấm giờ. Thử xếp chồng một bảng lịch phá vỡ quy tắc nghỉ và xác nhận hệ thống có chặn bạn không. Gửi một thông báo đổi ca và xem nó đến nhanh cỡ nào. Công cụ sống sót qua những thử thách đó là công cụ vẫn còn được dùng năm sau. Dưới mười nhân viên, gói miễn phí của Shifton lo trọn công việc không giới hạn thời gian, và khi hoạt động lớn lên qua các căn cứ, các bậc trả phí bổ sung khung nhìn nhiều trạm, báo cáo chi phí sâu hơn và các kiểm soát nâng cao. Dù thế nào, mục tiêu vẫn không đổi: một bảng lịch phản ánh lịch bay thực, giới hạn giờ nhiệm vụ được tôn trọng ngay từ thiết kế, một dòng chi phí nhân công đáp xuống đúng nơi đã lên kế hoạch, và một đội ngũ luôn biết khi nào mình làm việc. Đó là khác biệt giữa quản lý các ca của một hãng bay và chạy đôn đáo dập lửa, và đó là nơi phần mềm xếp lịch nhân viên hãng bay phù hợp giành được chỗ đứng của nó.