Roosterprogramma voor bars, pubs en clubs

Een barweek heeft drie vormen, geen zeven dagen

Er is de stille doordeweekse dag, waarop twee mensen en een levering voor de kelder de hele bedrijfsvoering zijn. Er is de drukke avond, waarop de zaak zich tussen negen en middernacht vult en de rij bij de tap het enige is wat iemand zich er later van herinnert. En er is de uitzondering: een wedstrijd, een besloten feest, een feestdag, de eerste warme avond van het jaar.

Bijna elke bezettingsfout in een bar komt voort uit het behandelen van die drie vormen als één week die zich herhaalt. De stille dinsdag is overbezet omdat het patroon dat zegt, en de zaterdag die ertoe deed kwam een persoon tekort omdat niemand naar de wedstrijdkalender heeft gekeken.

Vroeg publiceren is meer waard dan het lijkt

Achter een tap werken mensen met colleges, tweede banen en een leven dat twee weken vooruit geïnformeerd wil worden. Een rooster dat op woensdag verschijnt voor vrijdag is de meest voorkomende reden dat een goede barman naar de zaak verderop vertrekt. Veertien dagen vooruit publiceren kost niets en haalt de helft van het verloop weg.

De vergunning is een roostervoorwaarde

Een zaak is open onder voorwaarden, en verschillende daarvan zijn vragen over wie in welke dienst staat. Wie alcohol mag verkopen. Wie oud genoeg is voor die taak. Wie die avond de vergunning draagt. Of degene die om twee uur heeft afgesloten om tien uur weer moet openen.

Buiten het rooster gehouden worden dat de dingen die iemand op weg naar buiten nog even nakijkt. Binnen het rooster gehouden houdt het rooster simpelweg op diensten aan te bieden die niet gedraaid mogen worden, en hoeft de leidinggevende aan het eind van een lange avond geen vier losse regels meer in zijn hoofd te houden.

De pot wordt uit uren verdeeld, dus moeten die uren kloppen

Elk meningsverschil over de fooienpot is in werkelijkheid een meningsverschil over uren. Iemand bleef tot half twee en op het blad staat middernacht. Iemand ving aan het begin van een dienst een uur op dat niemand heeft opgeschreven. Zodra de onderliggende cijfers bij benadering zijn valt het aandeel niet te verdedigen, en komt de discussie elke maand terug.

Inklokken achter de tap en de week goedkeuren maakt de cijfers voor iedereen gelijk. Loon en pot worden uit één set uren berekend, de late sluiting na de laatste ronde wordt geteld, en het gesprek verschuift van wat er gebeurd is naar wat de afspraak is, en dat is een gesprek dat je daadwerkelijk kunt afsluiten.

Kosten zolang de week nog te wijzigen is

De loonregel voor een vrijdag is het waard om op dinsdag te zien. Gezien in de loonrun zijn het reële kosten die al gemaakt zijn. Gezien met het rooster nog open is het een beslissing, en vaak is die beslissing eenvoudigweg dat de vierde persoon om negen uur begint in plaats van om zeven.

De avond waarop het plan breekt

Het breekt de meeste weken. Iemand meldt zich om vijf uur ziek voor een start om zeven, een besloten feest wordt laat geboekt, een levering komt midden in de bediening binnen. Wat een zaak die het aankan onderscheidt is geen beter plan, het is een kortere weg tussen het horen en het oplossen.

Eén beweging zet de open dienst voor de neus van iedereen die hem mag oppakken. Wie hem aanneemt wordt door de dienstdoende leidinggevende bevestigd, en de betrokkenen zien de wijziging op hun telefoon in plaats van er bij aankomst over te horen. Het functiepakket van Shifton houdt rooster, klok, meldingen en rapportage in één account bij elkaar.

Meer dan één zaak

Een groep zaken deelt personeel, of iemand daar nu op gerekend heeft of niet. De barman die op donderdag in de ene bar staat en op zaterdag in de andere bestaat op twee roosters en op één loonstrook, en de uren kloppen alleen als beide locaties naar hetzelfde dossier kijken.

Eén scherm voor de groep lost dat op en onderweg nog een paar dingen. Een patroon dat in een volle zaak werkt wordt naar de nieuwere locatie gekopieerd, de bezetting voor een besloten feest wordt gehaald bij wie er groepsbreed vrij is, en de kosten van een weekend worden tussen zaken vergeleken in plaats van met de hand bij elkaar gezet.

Wat dit niet is

Dit is geen kassasysteem, geen voorraadsysteem voor drank en geen platform voor tafelreserveringen, en een zaak van enige omvang draait die allang. Dit houdt de mensen vast: wie er staat, waarvoor iemand is vrijgegeven, welke uren er werkelijk gedraaid zijn en wat de week heeft gekost. Bars gaan hier meestal naar kijken als het team boven een stuk of twaalf uitkomt en de groepsapp niet langer als rooster dienst kan doen.

Zo begin je

Tot tien mensen zijn er geen kosten en geen tijdslimiet, en dat dekt een kleine bar volledig af: het rooster, de eenvoudige klok, de app op de telefoon en de rapportage. Daarboven komen modules er één voor één bij voor 0,50 dollar per medewerker per maand, elk met een proefperiode tot 60 dagen, zodat een zaak een heel seizoen door de rapportage kan halen voordat ze zich ergens aan bindt.

De kelder hoort op het rooster

Leidingen reinigen, een levering aannemen, een gasfles wisselen: niets daarvan gebeurt tijdens de bediening en alles vraagt iemand die weet wat hij doet. Blijft het buiten het plan, dan wordt het een uur dat iemand is blijven hangen, of een zondagmiddag waar niemand echt mee heeft ingestemd, en beide zijn betrouwbare manieren om een goede keldermens kwijt te raken.

Als eigen dienst op het rooster gezet wordt dat werk zichtbaar, betaald en gekoppeld aan degene die ervoor is opgeleid. Het maakt ook iets anders duidelijk waar een zaak liever niet naar kijkt, namelijk dat er op dit moment precies één persoon in het pand is die het kan.

Portiers en de verrassing van tien uur

Op de avonden waarop ze nodig zijn horen portiers op hetzelfde rooster als de tap, of ze nu zelf in dienst zijn of worden geleverd. Een zaak die hen op een aparte lijst houdt ontdekt om tien uur in de avond dat het bureau één persoon heeft gestuurd waar de vergunning er twee verwacht.