Baarihenkilöstön työvuorosuunnitteluohjelmisto pubeille, klubeille ja baareille

Baarilla on omat aikansa. Ensimmäinen vuoro tulee laittamaan paikat kuntoon ja täydentämään varastoa, kun katu ulkona on vielä hiljainen, sali täyttyy illan mittaan, ja joku tekee kassaa ja siivoaa vielä pitkään viimeisen vieraan lähdön jälkeen. Myynti nousee ja laskee tunti tunnilta, viikonloppu kantaa viikon, ja tapahtuma tai ottelu voi tehdä tavallisesta illasta kuukauden vilkkaimman. Kun vuorolista elää painetulla paperilla kassan vieressä, jokainen näistä heilahduksista on jongleerattava käsin, ja aukot näkyvät vasta kun jono tiskillä on kolmen syvyinen.

Useimmat suunnittelutyökalut on tehty toimistoihin, joissa kysyntä on tasaista ja kaikki tekevät samat tunnit. Baari ei toimi niin. Henkilöstö on osa-aikaista ja opiskelijavoittoista, vuorot venyvät myöhään ja jakautuvat läpi illan, ja listan rakentaja on yleensä sama, joka vetää tuoppeja yhdeltätoista. Baarihenkilöstön työvuorosuunnitteluohjelmisto, joka sivuuttaa nämä tosiasiat, hylätään kuukaudessa, ja varasuunnitelmana on taulukko ja ryhmächatti.

Mitä baarin vuoro-ohjelmiston on oikeasti tehtävä

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, työ tiivistyy muutamaan asiaan. Sen on annettava kiireisen esihenkilön rakentaa viikon vuorot nopeasti, mieluiten puhelimella palvelun lomassa. Sen on näytettävä työvoimakustannukset odotettua myyntiä vasten ennen listan julkaisua, ei vasta kun palkkalasku saapuu. Sen on tavoitettava tiimi, joka roikkuu puhelimessaan eikä koskaan kulje ilmoitustaulun ohi. Ja sen on kestettävä, kun suunnitelma pettää, sillä perjantai-iltana suunnitelma aina pettää. Baarin vuorosovellus, joka ylittää nuo rimat, voittaa sellaisen, jolla on pidempi ominaisuuslista ja joka ratkaisee ongelmia, joita toimipisteellä ei ole.

Baarimikkojen, apulaisten, tarjoilijoiden ja järjestyksenvalvojien vuorotus

Baari ei ole yksi tiimi. Baarimikot, apulaiset, tarjoilijat, lasinkerääjät ja ovihenkilöstö tekevät eri rytmiin, hallitsevat eri taidot ja maksavat eri verran. Hyvä baarimikkojen vuorosuunnitteluohjelmisto käsittelee jokaisen roolin erikseen mutta pitää koko salin yhdessä näkymässä. Rakennat tiskin listan ja oven listan omien kaavojensa mukaan, mutta kokonaismiehitys ja kokonaiskustannus pysyvät yhdellä näytöllä, ja roolikohtaisen vähimmäismiehityksen voi lukita jokaiseen vuoroon, jottei sali koskaan avaudu ilman tiskiä tai vähäisellä järjestyksenvalvonnalla. Kysyntäpohjainen suunnittelu sitoo miehityksen todelliseen myyntiin jäykän viikkoruudukon sijaan, joten kaksi huipputuntia saavat tarvitsemansa katteen eikä hiljainen alku kanna täyttä porukkaa.

Seinällä olevan listan piilokustannus

Moni paikka pyörii yhä henkilökunnan sisäänkäynnin viereisellä paperilla ja muutosten ryhmächatilla. Se tuntuu ilmaiselta, koska kuukausimaksua ei ole. Todellinen kustannus piilee kitkassa. Vaihto tarkoittaa kolmea viestiä ja töherrystä paperille, jota puolet tiimistä ei koskaan näe. Poissaolo tarkoittaa, että esihenkilö on puhelimessa valmistelun aikana tiskin laittamisen sijaan. Seinän lista ajautuu erilleen siitä, joka on esihenkilön päässä, ja puolivälissä palvelua kukaan ei ole aivan varma, kenen pitäisi olla tiskillä ja kenen salissa. Siirrä se baarin vuoro-ohjelmistoon, ja kitka katoaa. Vaihdot tapahtuvat sovelluksessa ja päivittyvät kaikille kerralla, avoimet vuorot jaetaan jokaiselle pätevälle yhdellä napautuksella, ja lista, jonka kaikki näkevät, on se joka pitää paikkansa.

Palkkojen ja tippipoolituntien pitäminen rehellisinä

Työvoima vie raskaan osan baarin liikevaihdosta, ja se on ainoa kustannus, jota esihenkilö voi liikuttaa päivästä toiseen. Kun suunnittelu elää taulukossa, ylitykset pysyvät näkymättöminä siihen asti kun palkat maksetaan: hiljainen vuoro, joka piti baarimikkoa kaksi tuntia liian pitkään, sulkuporukka suunnittelemattomine ylitöineen, ylimääräinen tarjoilija kutsuttuna iltaan, joka hiljeni. Pubin vuoro-ohjelmisto tekee tuon menon näkyväksi, kun toimintaan on vielä aikaa. Arvioitu työvoimakustannus näkyy listaa rakennettaessa, hälytys laukeaa ennen kuin vuoro kallistuu lisäpalkan puolelle, ja sisään- ja uloskirjausajat tallentuvat minuutin tarkkuudella. Nämä tarkat tunnit merkitsevät baarissa kaksinkertaisesti, sillä ne syöttävät sekä palkanlaskentaa että jokaista tippipoolin jakoa, ja niiden saaminen järjestelmästä käsin laskemisen sijaan sammuttaa viikoittaisen riidan ennen kuin se alkaa.

Suunnittelu useamman kuin yhden toimipisteen yli

Heti kun ketju avaa toisen toimipisteen, koordinointi lakkaa olemasta vuorolista ja muuttuu logistiikkaongelmaksi. Yksi baari on tukossa toisen ollessa hiljainen, koulutettu baarimikko istuu joutilaana kaupungin toisella laidalla, eikä pääkonttori näe sitä mitenkään ennen kuin kassatulot saapuvat. Baariketjun työvoimanhallintaohjelmisto tuo jokaisen toimipisteen yhdelle kojelaudalle. Epätasapaino näkyy reaaliajassa, jaettu työntekijä siirtyy napautuksella, ja toimivaksi todettu viikonloppupohja otetaan käyttöön uudessa paikassa tyhjästä ruudukosta aloittamisen sijaan. Se, mikä ennen söi aluepäälliköltä koko illan puheluita, muuttuu lyhyeksi katsaukseksi. Yökerhon henkilöstön vuorosuunnittelu hyötyy tästä eniten, sillä oven ja tiskin katteen isoina öinä on oltava kunnossa joka tilassa yhtä aikaa.

Nuoren, liikkuvan tiimin tavoittaminen

Baarihenkilöstö ei ole koskaan työpöydän ääressä. He ovat tiskin takana, salissa tai ovella, ja seinän paperi vanheni sillä hetkellä, kun se tulostettiin. Mobiili edellä -lähestymistapa tavoittaa ihmiset siellä missä he ovat. Listat julkaistaan suoraan puhelimiin, vaihdot ja avoimet vuorot hoidetaan sovelluksessa esihenkilön hyväksyessä napautuksella, ja saatavuus- ja vapaapyynnöt kerätään ennen listan rakentamista jälkikäteen jahtaamisen sijaan. Täysi ominaisuusvalikoima kattaa vuorojen vaihdon, työajan seurannan, ilmoitukset ja raportoinnin, joten muutos tavoittaa oikeat ihmiset kerralla puhelukierroksen sijaan. Baarit kuuluvat myös laajempaan alaan, ja ravintola-alan vuorosuunnitteluohjelmisto -sivu kattaa kokonaisuuden, joka sitoo toimipisteet, keittiöt ja salit yhteen.

Oikean työkalun valinta baariisi

Testaa jokaista alustaa niin kuin tiimi sitä oikeasti käyttää. Avaa se talon halvimmalla puhelimella, sillä juuri sellaista viikonloppuhenkilöstösi kantaa. Rakenna kokonainen viikko alle kymmenessä minuutissa. Lähetä itsellesi ilmoitus vuoron muutoksesta ja mittaa, miten nopeasti se saapuu. Kysy, mitä sille ilmoitukselle tapahtuu, kun puhelin on taskussa kesken vuoron, sillä baarihenkilöstö ei katso viestejä tiskin ollessa täynnä. Työkalu, joka selviää näistä testeistä, on se, jota tiimi käyttää vielä ensi vuonna. Alle kymmenellä työntekijällä Shiftonin ilmainen taso hoitaa koko työn ilman aikarajaa, mikä kattaa yhden pienen baarin tai pubin. Kun ketju kasvaa ja lisää toimipisteitä, maksulliset tasot tuovat päälle usean toimipisteen näkymän, syvemmän kustannusraportoinnin ja edistyneet hallintakeinot. Kummin päin tahansa tavoite pysyy samana: vuorolista, joka heijastaa todellista myyntiä, työvoimakustannusrivi, joka pitää siellä missä sen suunnittelit, ja tiimi, joka tietää aina milloin on töissä. Se on ero baarin vuorojen hallinnan ja niiden sammuttamisen välillä.