Personaleplanlægningssoftware til bankfilialer
Læg filialens dækning efter de timer, der faktisk er travle, hold de regler om par og beføjelser, som kontanthåndtering kræver, og svar for enhver tidligere dato ud fra optegnelsen selv.
Dækning der følger kundestrømmen, ikke uret
En filial er travl i bølger. Den første halve time efter åbning, frokosttimen, den dag pensionen går ind, og de sidste to arbejdsdage i måneden. Mellem dem er skranken stille, og rådgiverne sidder i aftaler. Fem ens dage betaler fuld pris for det stille og kommer til kort over for køen.
Regler der kommer fra tilsynet
To personer til at åbne, to ved boksen, en anden underskrift over en grænse, og en sammenhængende ferieperiode hvert år, så noget skjult ikke kan holdes i live. Det er vilkår i tilladelsen, og en vagtplan, der bryder dem, giver en anmærkning frem for en ulejlighed.
En region, ikke en liste af filialer
Én filial har kø ud ad døren, mens en anden tyve minutter væk har en rådgiver ledig hele eftermiddagen. Uden et fælles overblik hører regionen om begge dele i den månedlige servicerapport, og på det tidspunkt er både køen og den ledige time allerede betalt.
Et fravær en morgen der ikke kan stå udækket
En filial kan ikke åbne på én nøgleholder eller bemande en kasse med nogen, der ikke er godkendt til det. Når opkaldet kommer halv otte, er spørgsmålet ikke, hvem der er fri, men hvem der er fri og godkendt.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Læs den fulde guide til personaleplanlægning i banker
En dag i filialen er ikke flad
Kundestrømmen kommer i bølger, der er næsten helt forudsigelige og næsten aldrig planlagt for. Den første halve time efter åbning, frokosttimen, den dag ydelser og pensioner går ind, de sidste arbejdsdage i måneden, ugen før en helligdag. Mellem bølgerne er skranken stille, og kalenderen er fuld af aftaler, der kunne have ligget et andet sted.
Filialer bliver ved med at tegne den flade uge, fordi alternativet tager længere tid i hånden, end nogen har til rådighed en fredag eftermiddag. Halvtimers dækning, to adskilte roller og en regel om, hvem der må stå alene ved en kasse, er alle spørgsmål, der kan besvares, bare ikke i et regneark.
To vagtplaner i én bygning
Skranken og rådgivningen deler en dør og næsten intet andet. Den ene styres af kølængde og skal dækkes minut for minut. Den anden styres af en kalender, der er booket dage i forvejen, hvor en tom tid er en mistet samtale om et lån frem for en kø.
At planlægge dem som én pulje er grunden til, at en rådgiver ender ved en kasse halv ti, mens kunden, der er booket til ti, venter. At holde dem adskilt, på én skærm, med en bund under hver, er hele forskellen.
Timen hvor dørene åbner
En åbning kræver et bestemt par mennesker frem for to hvilke som helst. En vagtplan, der ved, hvem der har nøgler, og hvem der har beføjelser, undgår den morgen, hvor alle til stede er kvalificerede til alt undtagen at låse døren op.
Betingelser der ikke er præferencer
Kontanthåndtering bærer krav, som en vagtplan enten respekterer eller stille bryder: dobbeltkontrol ved boksen, en anden underskrift over en grænse, en sammenhængende ferieperiode hvert år, så noget skjult ikke kan holdes i live. Ingen af delene er et spørgsmål om smag, og alle bliver kontrolleret.
Holdt inde i vagtplanen er de almindelige betingelser, og ugen tegnes rundt om dem. Holdt i en leders hukommelse dukker de op atten måneder senere som en anmærkning, fundet i de samme optegnelser, der kunne have forhindret den.
At svare for en dato
Spørgsmålet er aldrig, hvad vagtplanen siger i dag. Det er, hvad den sagde den fjortende marts, hvem der stemplede ind mod den, og hvem der ændrede den bagefter. Det er et opbevaringsproblem, og det kan kun løses, før nogen spørger.
Regionen er der, hvor pengene ligger
En enkelt filial kan ikke rette sin egen bemanding. En region kan. Køen ét sted og den ledige eftermiddag et andet er det samme problem, og der betales for begge, mens ingen ser på dem samlet.
En fælles tavle viser det den formiddag, det sker, og det er den eneste formiddag, hvor der kan gøres noget. En rådgiver dækker en filial for en dag, en lovpligtig uddannelsesdag planlægges frem for at blive absorberet, og et mønster, der virker ét sted, kopieres frem for at blive fundet på igen. Shiftons funktionssæt samler vagtplanen, fremmødet, notifikationerne og rapporterne i én konto.
Folk der ikke sidder ved deres eget skrivebord
Filialens folk står ved en skranke, sidder i et samtalerum eller er på vej til en anden adresse. Den vagtplan, der betyder noget for dem, er den på telefonen, og den ændring, der betyder noget, er den, der når dem, før de tager af sted.
Bytter, ferieanmodninger og udækkede vagter hører hjemme samme sted som vagtplanen selv. Det, der før var et printet ark, et telefonopkald og en diskussion om, hvilken version der var gældende, bliver én optegnelse, som alle læser.
Hvad dette ikke gør
Dette er ikke et kernebanksystem, og det rører aldrig ved en kundejournal. Det holder mennesker, timer, kvalifikationer og omkostning. Institutter begynder som regel at se sig om, når nettet passerer omkring fire adresser, eller når en revision stiller et spørgsmål, regnearket ikke kan besvare.
Sådan begynder man
De første ti personer er gratis og bliver ved med at være det, med vagtplanen, det basale stempelur, telefonappen og rapporterne inkluderet. Derudover koster modulerne 0,50 dollar per medarbejder om måneden, hver med en prøveperiode på op til 60 dage, hvilket er langt nok til at køre et helt kvartal af månedsskifter gennem omkostningsrapporterne, før noget besluttes.
Kundecentret og skranken er én arbejdsstyrke
De fleste institutter planlægger de to hver for sig og undrer sig så over, hvorfor en rådgiver er ledig klokken elleve, mens telefonkøen er på ni minutter. Ofte er det den samme efterspørgsel, der kommer ind ad en anden dør, og de folk, der kunne besvare den, har præcis de samme beføjelser.
At sætte begge på én tavle slår ikke holdene sammen og ændrer ikke, hvem der refererer til hvem. Det gør overlappet synligt: den time, hvor filialen er stille og linjen ikke er, den eftermiddag, hvor en oplært person kunne tage opkald fra et skrivebord i stedet for at vente på en kunde, som vejret allerede har aflyst.
De dage der gentager sig hver eneste måned
Datoer for ydelser og pension, de sidste to arbejdsdage, den første mandag efter en helligdag. Ingen af dem kommer som en overraskelse, og hver enkelt fortjener et gemt mønster frem for en ny drøftelse om dækning, der ender med samme konklusion som sidste måned.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad dækker personaleplanlægningssoftware til banker?
Den tegner filialens uge mod åbningstider og kundestrøm, holder de regler om par og beføjelser, som kontanthåndtering kræver, registrerer fremmøde mod planen og gemmer hver ændring. Personalet læser vagtplanen og aftaler bytter fra telefonen.
Kan den planlægge en hel region frem for én filial?
Ja. Hver filial i regionen sidder på én tavle, så en kø ét sted og en ledig rådgiver et andet er synlige samme formiddag. Oplærte folk kan flyttes mellem filialer, og en uge, der virker ét sted, kopieres til en anden af samme størrelse.
Holder den optegnelser, som en revisor accepterer?
Hver version af vagtplanen gemmes sammen med det fremmøde, der blev registreret mod den, så hvem der var planlagt, hvem der faktisk mødte, og hvad der blev ændret, kan besvares for enhver tidligere dato. Sammenhængende ferie og beføjelsesniveauer ligger på personen frem for i et regneark.
Hvordan dækker en filial et fravær med kort varsel?
Den tomme vagt tilbydes kun til folk, der er godkendt til den plads, den der tager den, bekræftes af lederen, og filialen ser den rettede vagtplan, før dørene åbner. Intet afhænger af en kæde af telefonopkald.
Findes der en gratis udgave til et lille pengeinstitut?
De første ti personer koster ingenting, og der er ingen tidsbegrænsning, hvilket dækker en enkelt filial, en andelskasse eller et lille gensidigt selskab. Derudover koster modulerne 0,50 dollar per medarbejder om måneden, og hver af dem har en prøveperiode på op til 60 dage.
Læg filialens uge efter køen
Ti personer uden omkostning og uden tidsbegrænsning, dækning lagt efter kundestrømmen, dobbeltkontrol planlagt ind, og hver ændring gemt i optegnelsen.