Pankkien ja konttoreiden henkilöstönhallintaohjelmisto

Konttori käy oven kellon ja sen edessä olevan jonon tahtiin. Ovet aukeavat riville, joka on jo odottanut, tiski täyttyy lounaan aikaan, ja kuukauden loppu ja palkkapäivä nostavat asiakasvirran kattoon, kun taas hiljainen aamupäivä tuskin tarvitsee puolta työpisteistä. Miehityksen on seurattava tätä rytmiä, ei jäykkää yhdeksästä viiteen, ja kun vuorolista rakennetaan taulukkolaskennassa, jokainen näistä heilahduksista on sovitettava käsin. Aukot paljastuvat vasta, kun vuoro aukeaa yhtä ihmistä vajaana ja jono venyy ovelle asti.

Useimmat vuorosuunnittelutyökalut on rakennettu toimistoille, joissa kysyntä on tasaista ja kaikki tekevät samat tunnit. Vähittäispankkitoiminta ei toimi niin. Asiakasvirta nousee ja romahtaa pitkin päivää, henkilöstöllä on eri roolit ja valtuudet, jotka määräävät, mitä työtä he saavat tehdä, ja pankin on pystyttävä osoittamaan, kuka työskenteli ja milloin, jos tarkastus sitä kysyy. Työkalu, joka sivuuttaa nämä tosiasiat, kierretään kuukauden sisällä, ja kiertotie on yleensä taulukko ja ryhmächatti.

Mitä pankkien henkilöstönhallintaohjelmiston on hoidettava

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, työ tiivistyy muutamaan asiaan. Konttorinjohtajan on voitava rakentaa viikon vuorot nopeasti, kassan, neuvonnan ja taustatoimiston yli yhtä aikaa. Työvoimakustannusten on näyttävä konttoria vasten ennen kuin tunnit lyödään lukkoon. Selkeä kirjanpito siitä, kuka oli suunniteltu ja kuka todella työskenteli, on pidettävä, jotta auditointi on raportti eikä kiire. Konttoreiden ja tiskien yli hajaantunut henkilöstö on tavoitettava. Ja työkalun on kestettävä, kun suunnitelma pettää, sillä tuntia ennen avausta tullut sairauspoissaolo on silti katettava. Pankkiohjelmisto, joka ylittää nämä rimat, voittaa pidemmän ominaisuuslistan työkalun, joka ratkaisee ongelmia, joita konttoriverkolla ei ole.

Kassa- ja neuvontatyön suunnittelu todellisen asiakasvirran mukaan

Konttori ei ole yksi tiimi yhdellä mallilla. Kassahenkilöstö, henkilökohtaiset neuvojat, laina- ja asuntorahoitustyöntekijät ja taustatoimisto työskentelevät eri rytmeissä ja pitävät eri valtuuksia. Hyvä pankkien henkilöstösuunnitteluohjelmisto käsittelee jokaisen ryhmän omanaan pitäen samalla koko konttorin yhdessä näkymässä. Miehitys rakennetaan todellisia aukioloaikoja ja asiakasvirtaa vasten jäykän viikkoruudukon sijaan, joten lounashuippu ja palkkapäivän ruuhka saavat kumpikin tarvitsemansa henkilöstön, kun taas hiljaisia jaksoja ei ylimiehitetä. Roolikohtainen vähimmäismäärä voidaan lukita jokaiseen vuoroon, jotta tiski ei koskaan aukea vajaana ja neuvoja on aina saatavilla, kun joku tulee pidempään keskusteluun. Kysyntäpohjainen konttorihenkilöstön suunnittelu on se kohta, jossa sekä työvoimakustannukset että palvelutaso voitetaan tai hävitään.

Työvoimakustannusten hallinta ja työajan seuranta

Palkat ovat ainoa kustannus, jota konttori voi liikuttaa päivästä toiseen, ja se, joka piiloutuu. Kun vuorosuunnittelu asuu taulukossa, ylitykset pysyvät näkymättöminä, kunnes palkkalasku saapuu: vuoro, joka venyi pitkälle sulkemisen jälkeen, ylimääräinen miehitys iltapäivälle, joka pysyi hiljaisena, ylityökynnys, jonka yli mentiin kenenkään huomaamatta. Pankin vuorosuunnittelujärjestelmä tekee tästä menosta näkyvää, kun toimintaan on vielä aikaa. Arvioitu työvoimakustannus näkyy jo vuorolistaa rakennettaessa, hälytys laukeaa ennen kuin vuoro kallistuu lisäpalkan puolelle, ja sisäänrakennettu työajan seuranta pitää todellisen sisäänkirjauksen suunniteltua vuoroa vasten, jotta suunnitellut tunnit voi verrata siihen, mitä konttori todella tarvitsi. Konttoriverkossa nämä säästöt kertyvät nopeasti, jo ennen kuin vuorolistan tekemisessä säästetty aika edes lasketaan mukaan.

Auditointivalmiiden tietojen ylläpito

Rahoituslaitokset kantavat raportointitaakkaa, jota useimmat toimialat eivät tunne. Kun tarkastus tai sisäinen auditointi kysyy, kuka oli tiskillä tiettynä päivänä tai kirjattiinko tunnit ja tauot oikein, vastauksen on oltava paikalla minuuteissa, ei koottavissa tulostetusta lapusta ja johtajan muistista. Pankkien henkilöstönhallinta pitää tämän historian puhtaana jo lähtökohtaisesti. Suunnitellut vuorot, jokainen niiden muutos, hyväksynnät ja todella tehdyt tunnit ovat kaikki yhdessä paikassa, joten tarkastettava kirjanpito on se kirjanpito, joka oli totta. Näin auditoinnin valmistelu muuttuu kiireestä raportiksi, ja poistuu se hiljainen riski, joka piilee vuorolistassa, jota kukaan ei voi jälkikäteen koota.

Konttoriverkon koordinointi

Sillä hetkellä, kun pankki avaa toisen konttorin, koordinointi lakkaa olemasta vuorolista ja muuttuu logistiikkaongelmaksi. Yksi konttori jää alle ruuhkaisen aamun, kun toinen on hiljainen, pätevä neuvoja istuu toimettomana alueen toisessa toimipisteessä, eikä pääkonttori näe sitä ennen kuin raportit saapuvat. Pankkien henkilöstönhallinta tuo jokaisen konttorin yhdelle koontinäytölle. Epätasapaino näkyy reaaliajassa, jaettu työntekijä voidaan siirtää yhdellä napautuksella, ja testattu viikkopohja voidaan ottaa käyttöön uudessa konttorissa tyhjästä ruudukosta aloittamisen sijaan. Se, mikä ennen söi aluepäällikön koko aamun puheluita, muuttuu lyhyeksi katsaukseksi, ja jokainen konttori pysyy johdonmukaisessa, toistettavassa mallissa.

Henkilöstön tavoittaminen tiskien ja konttoreiden yli

Pankin henkilöstö on tiskillä, kokoushuoneessa tai konttoreiden välillä, ei jaettua postilaatikkoa vahtimassa. Henkilökunnan oven vieressä oleva tulostettu vuorolista vanheni sillä hetkellä, kun se kiinnitettiin seinään. Mobiili edellä -lähestymistapa tavoittaa ihmiset siellä, missä he ovat. Vuorolistat julkaistaan suoraan puhelimiin, vaihdot ja avoimet vuorot hoidetaan sovelluksessa esihenkilön hyväksyessä yhdellä napautuksella, ja käytettävyys- ja lomapyynnöt kerätään ennen vuorolistan tekemistä sen sijaan, että niitä jahdattaisiin jälkikäteen. Koko ominaisuusvalikoima kattaa vuoronvaihdot, työajan seurannan, ilmoitukset ja raportoinnin, joten muutos tavoittaa oikeat ihmiset kerralla eikä konttoreiden välisen puhelukierroksen kautta.

Oikean työkalun valinta konttoriverkollesi

Testaa jokaista alustaa niin kuin tiimi sitä oikeasti käyttää. Avaa se yksinkertaisella puhelimella, sillä sellaista useimmat työntekijät kantavat. Rakenna kokonainen viikko kassan, neuvonnan ja taustatoimiston yli ja ota aikaa, kuinka kauan se kestää. Muuta yksi vuoro ja tarkista, kuinka nopeasti ilmoitus saapuu. Hae menneen viikon historia ja katso, kestääkö se auditointikirjanpitona. Työkalu, joka selviää näistä testeistä, on se, joka on käytössä vielä ensi vuonna. Alle kymmenellä työntekijällä Shiftonin ilmainen taso hoitaa koko työn ilman aikarajaa, ja kun pankki kasvaa konttoreiden yli, maksulliset tasot lisäävät usean toimipisteen näkymän, syvemmät kustannusraportit ja edistyneet hallintatoiminnot. Kummin päin tahansa tavoite pysyy samana: vuorolista, joka heijastaa todellista asiakasvirtaa, työvoimakustannus, joka laskeutuu sinne, minne se suunniteltiin, tiedot, jotka kestävät tarkastuksen, ja tiimi, joka tietää aina, milloin se on töissä. Siinä on ero pankin vuorojen hallinnan ja tulipalojen sammuttamisen välillä, ja juuri siinä oikea pankkien henkilöstönhallintaohjelmisto ansaitsee paikkansa.