Personalplanlegging for bankfilialer
Legg filialens dekning mot timene som faktisk er travle, hold reglene om par og fullmakter som kontanthåndtering krever, og svar for enhver tidligere dato ut fra selve loggen.
Dekning som følger kundestrømmen, ikke klokka
En filial er travel i bølger. Den første halvtimen etter åpning, lunsjtimen, dagen pensjonen kommer inn, og de to siste virkedagene i måneden. Mellom dem er skranken stille og rådgiverne sitter i møter. Fem like dager betaler full pris for det stille og kommer til kort mot køen.
Regler som kommer fra tilsynet
To personer for å åpne, to ved hvelvet, en annen signatur over en grense, og en sammenhengende ferieperiode hvert år slik at noe skjult ikke kan holdes i live. Dette er vilkår i konsesjonen, og en vaktplan som bryter dem gir et avvik framfor et ubehag.
En region, ikke en liste over filialer
Én filial har kø ut døra mens en annen tjue minutter unna har en rådgiver ledig hele ettermiddagen. Uten et felles bilde hører regionen om begge deler i den månedlige servicerapporten, og da er både køen og den ledige timen allerede betalt for.
Et fravær en morgen som ikke kan stå udekket
En filial kan ikke åpne på én nøkkelbærer eller bemanne en kasse med noen som ikke er klarert for det. Når telefonen kommer halv åtte er spørsmålet ikke hvem som er ledig, men hvem som er ledig og klarert.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Les hele guiden til personalplanlegging i banker
En dag i filialen er ikke flat
Kundestrømmen kommer i bølger som er nesten helt forutsigbare og nesten aldri planlagt for. Den første halvtimen etter åpning, lunsjtimen, dagen ytelser og pensjoner kommer inn, de siste virkedagene i måneden, uken før en helligdag. Mellom bølgene er skranken stille, og kalenderen er full av avtaler som kunne ha ligget et annet sted.
Filialer fortsetter å tegne den flate uken fordi alternativet tar lengre tid for hånd enn noen har en fredag ettermiddag. Halvtimes dekning, to atskilte roller og en regel om hvem som kan stå alene ved en kasse er alle spørsmål som lar seg besvare, bare ikke i et regneark.
To vaktplaner i én bygning
Skranken og rådgivningen deler en dør og nesten ingenting annet. Den ene styres av kølengde og må dekkes minutt for minutt. Den andre styres av en kalender som er booket dager i forveien, der en tom time er en tapt samtale om lån framfor en kø.
Å planlegge dem som én pool er grunnen til at en rådgiver havner ved en kasse halv ti mens kunden som er booket til ti venter. Å holde dem atskilt, på én skjerm, med et gulv under hver, er hele forskjellen.
Timen dørene åpner
En åpning krever et bestemt par mennesker framfor to hvilke som helst. En vaktplan som vet hvem som har nøkler og hvem som har fullmakter unngår morgenen der alle til stede er kvalifisert til alt bortsett fra å låse opp døren.
Vilkår som ikke er preferanser
Kontanthåndtering bærer krav som en vaktplan enten respekterer eller stille bryter: dobbeltkontroll ved hvelvet, en annen signatur over en grense, en sammenhengende ferieperiode hvert år slik at noe skjult ikke kan holdes i live. Ingen av dem er smakssak, og alle blir kontrollert.
Holdt inne i vaktplanen er de vanlige vilkår, og uken tegnes rundt dem. Holdt i en leders hukommelse dukker de opp atten måneder senere som et avvik, funnet i de samme loggene som kunne ha hindret det.
Å svare for en dato
Spørsmålet er aldri hva vaktplanen sier i dag. Det er hva den sa den fjortende mars, hvem som stemplet inn mot den, og hvem som endret den etterpå. Det er et lagringsproblem, og det kan bare løses før noen spør.
Regionen er der pengene ligger
En enkelt filial kan ikke rette opp sin egen bemanning. En region kan. Køen ett sted og den ledige ettermiddagen et annet er det samme problemet, og begge betales for mens ingen ser på dem samlet.
En felles tavle viser det den formiddagen det skjer, og det er den eneste formiddagen noe kan gjøres. En rådgiver dekker en filial for en dag, en lovpålagt opplæringsdag planlegges framfor å bli absorbert, og et mønster som virker ett sted kopieres framfor å bli funnet opp på nytt. Shifton sitt funksjonssett samler vaktplanen, oppmøtet, varslene og rapportene i én konto.
Folk som ikke sitter ved sin egen pult
Filialens folk står ved en skranke, sitter i et samtalerom eller er på vei til en annen adresse. Vaktplanen som betyr noe for dem er den på telefonen, og endringen som betyr noe er den som når dem før de drar.
Bytter, feriesøknader og udekkede vakter hører hjemme samme sted som vaktplanen selv. Det som før var et utskrevet ark, en telefon og en diskusjon om hvilken versjon som gjaldt, blir én logg som alle leser.
Hva dette ikke gjør
Dette er ikke en kjernebankplattform, og det rører aldri en kundejournal. Det holder mennesker, timer, kvalifikasjoner og kostnad. Institusjoner begynner som regel å se seg om når nettet passerer rundt fire adresser, eller når en revisjon stiller et spørsmål regnearket ikke kan svare på.
Slik begynner man
De første ti personene er gratis og forblir gratis, med vaktplanen, det enkle stemplingsuret, telefonappen og rapportene inkludert. Utover det koster modulene 0,50 dollar per ansatt i måneden, hver med en prøveperiode på opptil 60 dager, som er langt nok til å kjøre et helt kvartal med månedsskifter gjennom kostnadsrapportene før noe blir bestemt.
Kundesenteret og skranken er én arbeidsstokk
De fleste institusjoner planlegger de to hver for seg og undrer seg så over hvorfor en rådgiver er ledig klokka elleve mens telefonkøen er på ni minutter. Ofte er det den samme etterspørselen som kommer inn en annen dør, og folkene som kunne besvart den har nøyaktig de samme fullmaktene.
Å sette begge på én tavle slår ikke sammen lagene og endrer ikke hvem som rapporterer til hvem. Det gjør overlappet synlig: timen da filialen er stille og linjen ikke er det, ettermiddagen da noen opplært kunne tatt telefoner fra en pult i stedet for å vente på en kunde været allerede har avlyst.
Dagene som gjentar seg hver eneste måned
Datoene for ytelser og pensjon, de to siste virkedagene, den første mandagen etter en helligdag. Ingen av dem kommer som en overraskelse, og hver av dem fortjener et lagret mønster framfor en ny drøfting om dekning som ender med samme konklusjon som forrige måned.
Ofte stilte spørsmål
Hva dekker personalplanlegging for bank?
Den tegner filialuken mot åpningstider og kundestrøm, holder reglene om par og fullmakter som kontanthåndtering krever, registrerer oppmøte mot planen og tar vare på hver endring. Folkene leser vaktplanen og avtaler bytter fra telefonen.
Kan den planlegge en hel region framfor én filial?
Ja. Hver filial i regionen sitter på én tavle, slik at en kø ett sted og en ledig rådgiver et annet er synlige samme formiddag. Opplærte folk kan flyttes mellom filialer, og en uke som virker ett sted kopieres til en annen av samme størrelse.
Holder den logger en revisor godtar?
Hver versjon av vaktplanen tas vare på sammen med oppmøtet som ble registrert mot den, så hvem som var planlagt, hvem som faktisk møtte og hva som ble endret kan besvares for enhver tidligere dato. Sammenhengende ferie og fullmaktsnivåer ligger på personen framfor i et regneark.
Hvordan dekker en filial et fravær på kort varsel?
Den tomme vakten tilbys bare folk som er klarert for den plassen, den som tar den blir bekreftet av lederen, og filialen ser den rettede vaktplanen før dørene åpner. Ingenting avhenger av en kjede med telefoner.
Finnes det en gratis utgave for en liten institusjon?
De første ti personene koster ingenting og det er ingen tidsbegrensning, noe som dekker en enkelt filial, en sparebank eller et lite kredittforetak. Utover det koster modulene 0,50 dollar per ansatt i måneden, og hver av dem har en prøveperiode på opptil 60 dager.
Legg filialuken rundt køen
Ti personer uten kostnad og uten tidsbegrensning, dekning lagt mot kundestrømmen, dobbeltkontroll planlagt inn, og hver endring tatt vare på i loggen.