Softver za upravljanje osobljem u bankama i poslovnicama

Poslovnica radi po satu na vratima i redu ispred njih. Vrata se otvaraju pred nizom koji je već čekao, šalter se puni tijekom ručka, a kraj mjeseca i dan isplate dižu posjećenost do vrhunca, dok miran prijepodnevni sat jedva treba pola radnih mjesta. Pokrivenost mora pratiti taj ritam, a ne kruto radno vrijeme od devet do pet, i kad se raspored gradi u tablici, svaki od tih naleta mora se ručno uskladiti. Rupe se pokažu tek kad se smjena otvori s jednom osobom manjka i red se zaustavi sve do vrata.

Većina alata za raspoređivanje napravljena je za urede, gdje je potražnja ujednačena i svi rade iste sate. Poslovno bankarstvo ne funkcionira tako. Posjećenost raste i pada tijekom dana, osoblje nosi različite uloge i ovlasti koje određuju koje poslove smije obavljati, a banka mora moći dokazati tko je i kada radio ako provjera to zatraži. Alat koji zanemaruje te stvarnosti zaobiđe se unutar mjesec dana, a zaobilaznica je obično tablica i grupni razgovor.

Što softver za upravljanje osobljem u bankama mora obuhvatiti

Kad se maknu popisi značajki, posao se svodi na nekoliko stvari. Voditelju poslovnice omogućiti da brzo izgradi tjedan smjena, istodobno za blagajnike, savjetnike i pozadinske uloge. Prikazati troškove rada u odnosu na poslovnicu prije nego se sati zaključe. Voditi urednu evidenciju o tome tko je bio raspoređen i tko je stvarno radio, tako da je revizija izvještaj, a ne muka. Doći do radne snage raspoređene po poslovnicama i šalterima. I izdržati kad plan pukne, jer bolovanje sat prije otvaranja i dalje treba pokriti. Bankovni softver koji preskoči te prepreke pobjeđuje onaj s duljim popisom značajki koji rješava probleme kakve mreža poslovnica nema.

Raspoređivanje blagajnika i savjetnika prema stvarnoj posjećenosti

Poslovnica nije jedan tim s jednim obrascem. Blagajnici, osobni savjetnici, osoblje za kredite i stambeno financiranje te pozadinski ured rade u različitim ritmovima i nose različite ovlasti. Dobar softver za raspoređivanje osoblja u bankama svaku skupinu tretira kao zasebnu, a cijelu poslovnicu ipak drži u jednom pregledu. Pokrivenost se gradi prema stvarnom radnom vremenu i posjećenosti, a ne prema krutom tjednom rasporedu, pa i vrhunac u vrijeme ručka i gužva na dan isplate dobiju osoblje koje im treba, dok mirna razdoblja nisu prepopunjena. Minimalan broj po ulozi može se zaključati u svaku smjenu, tako da šalter nikad ne otvori s manjkom i uvijek je dostupan savjetnik kad netko dođe na dulji razgovor. Raspoređivanje osoblja poslovnice prema potražnji mjesto je gdje se osvajaju ili gube i trošak rada i razina usluge.

Kontrola troškova rada i praćenje vremena

Plaće su jedini trošak koji poslovnica može pomicati iz dana u dan, i onaj koji se skriva. Kad raspored živi u tablici, prekoračenja ostaju nevidljiva dok ne stigne obračun plaća: smjena koja se otegla duboko iza zatvaranja, dodatna ispomoć za poslijepodne koje je ostalo mirno, granica prekovremenog rada prijeđena a da je nitko nije pratio. Sustav za raspoređivanje u bankama čini taj trošak vidljivim dok još ima vremena za djelovanje. Predviđeni trošak rada prikazuje se već tijekom izrade, upozorenje stiže prije nego smjena prijeđe u uvećanu plaću, a ugrađeno praćenje vremena bilježi stvarni dolazak u odnosu na planiranu smjenu, pa se planirani sati mogu usporediti s onim što je poslovnici zaista trebalo. U mreži poslovnica te se uštede brzo zbroje, i prije nego se pribroji vrijeme ušteđeno na izradi rasporeda.

Vođenje evidencije spremne za reviziju

Financijske institucije nose obvezu izvještavanja kakvu većina sektora ne poznaje. Kad provjera ili unutarnja revizija upita tko je bio na šalteru određenog dana ili jesu li sati i pauze ispravno zabilježeni, odgovor mora biti tu u nekoliko minuta, a ne rekonstruiran iz otisnutog lista i pamćenja voditelja. Upravljanje osobljem u bankama drži tu povijest urednom po dizajnu. Planirane smjene, svaka njihova promjena, odobrenja i stvarno odrađeni sati drže se na jednom mjestu, pa je evidencija koja se pregledava upravo ona koja je bila istinita. Time se priprema za reviziju od muke pretvara u izvještaj i uklanja tihi rizik koji leži u rasporedu što ga poslije nitko ne može rekonstruirati.

Koordinacija mreže poslovnica

U trenutku kad banka posluje s drugom poslovnicom, koordinacija prestaje biti popis i postaje logistički problem. Jednu poslovnicu preplavi užurbano jutro dok druga stoji mirna, kvalificiran savjetnik sjedi neiskorišten na lokaciji u regiji, a središnjica to ne može vidjeti dok ne stignu izvještaji. Upravljanje osobljem za banke stavlja svaku poslovnicu na jednu nadzornu ploču. Neravnoteža se vidi u stvarnom vremenu, dijeljeni djelatnik može se premjestiti jednim dodirom, a provjereni tjedni predložak može se primijeniti na novu poslovnicu umjesto da se kreće od praznog rasporeda. Ono što je nekad jelo cijelo prijepodne poziva područnog voditelja postaje kratki pregled, a svaka poslovnica ostaje na dosljednom, ponovljivom obrascu.

Dosezanje radne snage na šalterima i u poslovnicama

Bankovno osoblje je za šalterom, u sali za sastanke ili na putu između poslovnica, a ne pred zajedničkim sandučićem. Otisnuti raspored pokraj vrata za osoblje zastario je čim je zakačen. Pristup usmjeren na mobitel doseže ljude ondje gdje jesu. Rasporedi se objavljuju izravno na mobitele, zamjene i slobodne smjene rješavaju se u aplikaciji uz odobrenje voditelja jednim dodirom, a zahtjevi za dostupnost i slobodne dane prikupljaju se prije izrade rasporeda umjesto da se za njima juri poslije. Cijeli skup značajki obuhvaća zamjenu smjena, praćenje vremena, obavijesti i izvještaje, pa promjena istodobno dođe do pravih ljudi umjesto kroz niz poziva između poslovnica.

Odabir pravog alata za vašu mrežu poslovnica

Testirajte svaku platformu onako kako će je tim stvarno koristiti. Otvorite je na jednostavnom mobitelu, jer to većina djelatnika i nosi. Izgradite cijeli tjedan za blagajnike, savjetnike i pozadinske uloge i izmjerite koliko traje. Promijenite smjenu i provjerite koliko brzo stigne obavijest. Povucite povijest prošlog tjedna i vidite izdrži li kao revizijska evidencija. Alat koji preživi te testove onaj je koji je i sljedeće godine još u upotrebi. Ispod deset zaposlenika, besplatni plan Shiftona odrađuje cijeli posao bez vremenskog ograničenja, a kako banka raste kroz poslovnice, plaćeni paketi dodaju pregled više lokacija, dublje izvještaje o troškovima i napredne kontrole. Kako god, cilj ostaje isti: raspored koji odražava stvarnu posjećenost, trošak rada koji sleti ondje gdje je planiran, evidencija koja izdrži provjeru i tim koji uvijek zna kada radi. To je razlika između upravljanja bankovnim smjenama i gašenja požara, i upravo tu pravi softver za upravljanje osobljem u bankama zaslužuje svoje mjesto.