6 Ứng Dụng Chấm Công Miễn Phí Tốt Nhất 2026

Hầu hết doanh nghiệp nhỏ đang trả quá nhiều cho phần mềm chấm công. Họ đăng ký các nền tảng doanh nghiệp với tính năng họ không bao giờ dùng đến, trả tiền theo từng chỗ ngồi cho nhân viên chấm công theo cách như nhau mỗi ngày, và cuối cùng bận bịu quản lý phần mềm thay vì quản lý con người. Các ứng dụng chấm công miễn phí đã bắt kịp các giải pháp trả phí theo cách mà vài năm trước còn chưa thể.

Chấm công GPS, chấm công di động, cảnh báo làm thêm giờ, và lên lịch làm việc nhóm – tất cả đều có thể dùng miễn phí nếu bạn biết chỗ tìm. Hướng dẫn này giới thiệu 6 ứng dụng chấm công vào-ra trực tuyến miễn phí tốt nhất năm 2026 cho doanh nghiệp nhỏ, nhân viên theo giờ, và đội nhóm làm việc từ xa. Mỗi công cụ đều có gói miễn phí thực sự dùng được – không phải dùng thử 14 ngày, không phải phiên bản cắt xén. Chúng tôi đặt các gói miễn phí lên bàn cân theo phương thức chấm công, giới hạn người dùng, chiều sâu theo dõi thời gian, xuất dữ liệu, và giới hạn thường lộ ra vào tháng thứ hai.

Bạn sẽ thấy mỗi ứng dụng làm tốt điều gì, điểm hạn chế ở đâu, và loại hình kinh doanh nào phù hợp nhất. Dù đội nhóm của bạn chấm công từ công trường, nhà hàng, hay văn phòng tại nhà – đều có một ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí phù hợp với cách làm việc của bạn.

Có gì mới trong bản cập nhật này (Tháng 7 năm 2026)

Chúng tôi đã kiểm tra lại từng gói miễn phí trong danh sách này so với trang giá hiện tại của nhà cung cấp trước khi xuất bản. Đây là những gì đã thay đổi và những gì chúng tôi xác minh lần này:

• Xác nhận lại giới hạn người dùng và phương thức chấm công của từng gói miễn phí (di động, web, ki-ốt, GPS, nhận dạng khuôn mặt) cho từng công cụ.
• Thêm bảng điểm gói miễn phí cho mỗi ứng dụng để bạn so sánh giới hạn và tính năng trong nháy mắt mà không phải cuộn hết bài đánh giá.
• Chuyển bảng so sánh tổng quan lên đầu hướng dẫn.
• Xác minh rằng xuất bảng chấm công vẫn có sẵn trên mọi gói miễn phí ở đây – không có công cụ nào trong sáu công cụ giấu nó sau paywall.

Lựa chọn hàng đầu của chúng tôi

Sáu ứng dụng lọt vào danh sách. Nếu bạn muốn bản ngắn, ba cái này phủ hầu hết các nhóm nhỏ.

Ứng dụng chấm công trực tuyến là gì?

Ứng dụng chấm công trực tuyến miễn phí là công cụ web hoặc di động cho phép nhân viên chấm công vào và ra theo dạng kỹ thuật số – thay thế bảng chấm công giấy, thẻ đấm và bảng tính. Trong một số ngành, nó vẫn được gọi là máy chấm công – phiên bản kỹ thuật số hoạt động theo cùng một cách, chỉ nhanh hơn và không cần phần cứng. Hệ thống tự động ghi lại giờ làm việc, tính tổng và tạo báo cáo chuyên cần mà không cần nhập liệu thủ công.

Khác với máy chấm công truyền thống gắn trên tường, ứng dụng chấm công đám mây miễn phí hoạt động từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Nhân viên có thể chấm công từ máy tính bảng dùng chung tại công trình, điện thoại di động ngoài thực địa, hoặc giao diện chấm công trên trình duyệt. Quản lý thấy ngay ai đang làm việc, ai đến trễ, và nhóm đã ghi nhận bao nhiêu giờ – theo thời gian thực.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, sự khác biệt thực tế giữa phần mềm chấm công miễn phí và nền tảng 15 USD/người dùng/tháng thường nhỏ hơn bạn nghĩ. Các chức năng cốt lõi – chấm công vào, chấm công ra, xuất bảng chấm công – đều có trong mọi gói miễn phí trong danh sách này. Gói trả phí bổ sung thêm chiều sâu: tích hợp bảng lương, lên lịch nâng cao, báo cáo tùy chỉnh và hỗ trợ cho đội nhóm lớn hơn.

Cách chúng tôi kiểm tra và điều cần lưu ý

Chúng tôi đã xem xét hơn một chục công cụ chấm công vào-ra miễn phí trước khi thu hẹp danh sách xuống còn sáu. Mỗi ứng dụng ở đây đều có gói miễn phí thực sự dùng được – không phải dùng thử 14 ngày chuyển sang đăng ký trả phí mà không cần cảnh báo, và không phải bộ tính năng bị cắt xén đến mức hỏng ngay khi bạn thêm nhân viên thứ năm.

Đánh giá bao gồm năm lĩnh vực: giới hạn gói miễn phí (giới hạn người dùng, hạn chế địa điểm, tính năng bị khóa), độ tin cậy chấm công trên di động và web, chiều sâu báo cáo, mức độ dễ dàng khi giới thiệu nhân viên mới, và liệu lên lịch ca làm việc có được tích hợp miễn phí hay không. Chúng tôi đặc biệt chú ý đến cách mỗi ứng dụng xử lý giờ nghỉ và làm thêm giờ – tính năng quan trọng cho tính chính xác bảng lương nhưng thường bị khóa sau paywall. Các công cụ giới hạn chấm công chỉ từ một thiết bị ở gói miễn phí, ẩn xuất bảng chấm công sau yêu cầu thanh toán, hoặc yêu cầu ghế quản trị trả phí đã bị loại.

Gói miễn phí không bình đẳng, vì vậy hãy chạy qua những kiểm tra này trước khi bạn chọn:

• Giới hạn người dùng. Gói miễn phí chỉ hỗ trợ 1-2 người không hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ. Clockify và Jibble đều cung cấp người dùng không giới hạn, Shifton miễn phí cho tối đa 10 người, và Homebase không giới hạn nhân viên cho một địa điểm.
• Phương thức chấm công. Các ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí tốt nhất cho phép nhân viên chấm công qua di động, trình duyệt web hoặc kiosk máy tính bảng dùng chung. Chấm công dựa trên GPS ghi lại vị trí bắt đầu ca; nhận dạng khuôn mặt, có trong gói miễn phí của Jibble, loại bỏ chấm công hộ mà không cần thêm phần cứng.
• Theo dõi giờ nghỉ và làm thêm giờ. Tự động khấu trừ giờ nghỉ, quy tắc làm tròn và tính toán làm thêm giờ phân biệt ứng dụng chấm công thực sự với bộ đếm giờ cơ bản. Một số gói miễn phí tự động xử lý giờ nghỉ và làm thêm giờ; số khác yêu cầu cấu hình thủ công hoặc nâng cấp trả phí.
• Geofencing và xác minh vị trí. Geofencing thiết lập ranh giới ảo xung quanh một công trường và chặn hoặc đánh dấu bất kỳ lần chấm công nào xảy ra bên ngoài ranh giới đó. Cả theo dõi GPS lẫn geofencing ngày càng có sẵn trong gói miễn phí – Jibble bao gồm cả hai miễn phí, trong khi Shifton cung cấp chấm công dựa trên vị trí như một bổ trợ chi phí thấp (mô-đun Work location, dùng thử miễn phí 10-ngày, sau đó $5 mỗi nhân viên).
• Hỗ trợ offline. Với đội thi công và nhân viên ngoài thực địa ở vùng kết nối kém, ứng dụng chấm công lưu dữ liệu cục bộ và đồng bộ khi có tín hiệu là thiết yếu. Ứng dụng yêu cầu kết nối internet trực tiếp để ghi nhận chấm công là rủi ro tại công trường.
• Xuất dữ liệu và bảng lương. Với bất kỳ gói miễn phí nào, bạn cần xuất bảng chấm công dạng CSV hoặc PDF để xử lý bảng lương. Một số công cụ chỉ cung cấp tích hợp QuickBooks hoặc Gusto trên gói trả phí – xuất CSV thủ công thường đủ cho nhóm nhỏ.

Với những tiêu chí đó trong đầu, đây là 6 ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí tốt nhất hiện nay.

6 ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí tốt nhất

1Shifton

Shifton là nền tảng quản lý lực lượng lao động có gói miễn phí hỗ trợ tối đa 10 thành viên nhóm, đủ để vận hành hầu hết hoạt động của doanh nghiệp nhỏ. Trong khi nhiều đối thủ giới hạn cấp miễn phí ở 1-5 người dùng, đồng hồ chấm công trực tuyến miễn phí của Shifton được xây dựng cho một nhóm thực sự. Tính năng theo dõi thời gian trong Shifton cho phép nhân viên chấm công vào và ra từ ứng dụng di động hoặc trình duyệt web.

Một công nhân mở ứng dụng tại nơi làm việc, nhấn chấm công vào, và dấu thời gian xuất hiện trên bảng điều khiển dùng chung mà người quản lý kiểm tra từ điện thoại. Số giờ được cộng dồn tự động. Giờ làm thêm được đánh dấu trước khi chạy bảng lương. Đối với nhóm tối đa 10 người, toàn bộ hệ thống có chi phí $0.

Điều nâng Shifton vượt lên trên một ứng dụng chấm công miễn phí thông thường là mọi thứ đi kèm với nó. Gói miễn phí bao gồm lập lịch ca, quản lý nghỉ phép và quản lý nhóm, cùng với bảng điều khiển chấm công mà người quản lý có thể sắp xếp theo nhân viên, dự án hoặc ca. Các nhóm hiện trường cần chấm công theo vị trí có thể thêm Work location module – dùng thử miễn phí 10-ngày, sau đó $5 mỗi nhân viên.

Theo dõi giờ làm chỉ là một nửa công việc. Biết ai được xếp lịch và ai báo ốm là nửa còn lại, và Shifton đặt cả hai vào một nơi mà không cần phần mềm thứ hai. Thẻ chấm công tự lưu để người quản lý xem xét. Giờ làm thêm được theo dõi và bảng chấm công được xuất ra cho bảng lương. Ứng dụng di động hỗ trợ iOS và Android, và giao diện đủ đơn giản để hầu hết mọi người chấm công ngay ngày đầu tiên mà không cần đào tạo.

Cần một đồng hồ chấm công miễn phí với khả năng lập lịch thực sự, truy cập di động và bảng chấm công sẵn sàng cho bảng lương? Shifton là lựa chọn hoàn chỉnh nhất mà bạn có thể vận hành miễn phí.

Những gì có trong cấp miễn phí:

• Chấm công vào và ra qua ứng dụng di động (iOS và Android) hoặc trình duyệt web
• Lập lịch ca bằng kéo và thả cho tối đa 10 nhân viên
• Bảng điều khiển chấm công thời gian thực – xem ai đang chấm công chỉ trong nháy mắt
• Tự động theo dõi giờ làm thêm với cảnh báo cho người quản lý
• Xuất bảng chấm công (CSV) để xử lý bảng lương
• Quản lý nghỉ phép và theo dõi vắng mặt

Được xây dựng cho ai: Các doanh nghiệp nhỏ và nhóm đang phát triển cần lập lịch ca, đồng hồ chấm công và bảng chấm công sẵn sàng cho bảng lương trong một nền tảng miễn phí duy nhất.

Giới hạn gói miễn phí: Tối đa 10 thành viên nhóm, lập lịch ca, đồng hồ chấm công và chấm công, ứng dụng di động, bảng chấm công sẵn sàng cho bảng lương, báo cáo. Chấm công theo vị trí và báo cáo chấm công nâng cao là các mô-đun bổ trợ trả phí kèm dùng thử miễn phí.

2Clockify

Clockify là ứng dụng theo dõi thời gian miễn phí được sử dụng rộng rãi nhất thế giới, và gói miễn phí của nó thực sự không giới hạn – không giới hạn người dùng, không giới hạn dự án. Nhân viên có thể chấm công từ trình duyệt, ứng dụng máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động, và tất cả mục thời gian được lưu trong không gian làm việc chung mà quản lý có thể xem xét. Ứng dụng thẻ chấm công bao gồm nhập thủ công, bộ đếm giờ chạy và chế độ xem lịch.

Báo cáo khá tốt cho công cụ miễn phí: bạn có thể lọc theo nhân viên, dự án hoặc phạm vi ngày và xuất ra CSV hoặc PDF. Clockify không bao gồm lên lịch trong gói miễn phí, vì vậy bạn sẽ cần công cụ riêng nếu quản lý ca làm việc quan trọng. Nhưng là ứng dụng chấm công web thuần túy để theo dõi giờ làm, rất khó vượt qua ở mức chi phí bằng không.

Tính năng chính (gói miễn phí):

• Người dùng không giới hạn và dự án không giới hạn
• Bộ đếm giờ một cú nhấp hoặc nhập thời gian thủ công
• Theo dõi thời gian theo dự án và nhiệm vụ để tính chi phí công việc
• Chế độ xem bảng chấm công hàng tuần và bố cục lịch
• Báo cáo có thể lọc theo nhân viên, dự án hoặc phạm vi ngày
• Xuất CSV và PDF
• Tiện ích mở rộng trình duyệt để theo dõi thời gian trên máy tính để bàn

Tốt nhất cho: Đội nhóm cần người dùng không giới hạn và theo dõi thời gian đơn giản mà không cần tính năng lên lịch.

Gói miễn phí: Người dùng không giới hạn, dự án không giới hạn, theo dõi thời gian, báo cáo cơ bản, xuất CSV.

3Homebase

Homebase được xây dựng cho nhân viên theo giờ, đặc biệt trong bán lẻ và dịch vụ ăn uống. Tài khoản miễn phí bao gồm một địa điểm với nhân viên không giới hạn – một đề nghị hấp dẫn cho doanh nghiệp nhỏ một địa điểm. Ứng dụng chấm công hoạt động trên điện thoại, máy tính bảng hoặc kiosk dùng chung, và bao gồm tùy chọn chụp ảnh để ngăn chặn chấm công hộ.

Gói miễn phí của Homebase cũng bao gồm lên lịch cơ bản và công cụ nhắn tin nhóm, điều này đặt nó trước nhiều ứng dụng chấm công miễn phí chỉ theo dõi giờ. Xử lý bảng lương là tiện ích bổ sung trả phí, nhưng bảng chấm công miễn phí có thể xuất thủ công. Trải nghiệm onboarding mượt mà và ứng dụng di động được đánh giá cao.

Tính năng chính (gói miễn phí):

• Chấm công qua ứng dụng di động, trình duyệt web hoặc máy tính bảng kiosk dùng chung
• Tùy chọn chụp ảnh khi chấm công để ngăn chặn chấm công hộ
• Nhân viên không giới hạn tại một địa điểm
• Lên lịch ca cơ bản được tích hợp miễn phí
• Ứng dụng nhắn tin nhóm để liên lạc trong ca
• Xuất bảng chấm công để tính bảng lương (xử lý thủ công)

Tốt nhất cho: Nhà hàng, quán cà phê và cửa hàng bán lẻ một địa điểm với nhân viên theo giờ.

Gói miễn phí: 1 địa điểm, nhân viên không giới hạn, chấm công, lên lịch cơ bản, nhắn tin nhóm.

4Jibble

Gói miễn phí của Jibble nổi bật vì hai lý do: nhận dạng khuôn mặt khi chấm công và theo dõi GPS, cả hai đều có sẵn miễn phí. Nhân viên có thể chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt qua ứng dụng di động, loại bỏ chấm công hộ mà không cần thêm phần cứng. Với đội thực địa và doanh nghiệp có lực lượng lao động phân tán, đây là tính năng đáng giá.

Ứng dụng chấm công ảo miễn phí hỗ trợ người dùng không giới hạn, và dữ liệu thời gian đồng bộ trên các thiết bị. Bảng chấm công tự động tính giờ làm việc và đánh dấu các bất thường. Giao diện hiện đại và dễ điều hướng.

Báo cáo trong gói miễn phí bị hạn chế, nhưng độ tin cậy chấm công rất xuất sắc.

Tính năng chính (gói miễn phí):

• Người dùng không giới hạn
• Chấm công nhận dạng khuôn mặt qua camera di động
• Theo dõi GPS – ghi lại vị trí tại mỗi lần chấm công
• Geofencing – chặn chấm công bên ngoài ranh giới công trường đã xác định
• Bảng chấm công tự động với phát hiện bất thường
• Hỗ trợ chấm công offline với đồng bộ khi kết nối lại
• Chế độ kiosk cho trạm chấm công máy tính bảng dùng chung

Tốt nhất cho: Đội thực địa và doanh nghiệp với nhân viên phân tán muốn nhận dạng khuôn mặt và chấm công GPS miễn phí.

Gói miễn phí: Người dùng không giới hạn, nhận dạng khuôn mặt, theo dõi GPS, bảng chấm công tự động.

5Toggl Track

Toggl Track nổi tiếng với thiết kế sạch sẽ, ít gây phân tâm. Gói miễn phí hỗ trợ tối đa 5 người dùng, điều này giới hạn nó chỉ dành cho nhóm rất nhỏ, nhưng trong giới hạn đó, đây là một trong những ứng dụng theo dõi thời gian thú vị nhất để sử dụng. Bộ đếm giờ một cú nhấp là cơ chế cốt lõi: nhấp bắt đầu, thêm nhãn dự án, nhấp dừng.

Các mục thời gian tích lũy thành báo cáo chi tiết theo thời gian. Toggl Track hoạt động tốt như ứng dụng chấm công web và có ứng dụng di động đáng tin cậy cho iOS và Android. Nó không cung cấp theo dõi GPS hoặc lên lịch trên bất kỳ gói nào.

Với nhóm freelancer nhỏ hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ theo dõi giờ tính phí, đây là lựa chọn được đánh bóng kỹ.

Tính năng chính (gói miễn phí):

• Tối đa 5 người dùng
• Bộ đếm giờ một cú nhấp với nhãn dự án và thẻ
• Mục thời gian và dự án không giới hạn
• Báo cáo chi tiết với theo dõi giờ tính phí
• Tiện ích mở rộng trình duyệt và ứng dụng máy tính để bàn để chụp thời gian tự động
• Tích hợp lịch để xem xét mục thời gian

Tốt nhất cho: Freelancer và nhóm rất nhỏ đánh giá cao sự đơn giản và UX sạch sẽ hơn độ rộng tính năng.

Gói miễn phí: Tối đa 5 người dùng, theo dõi thời gian không giới hạn, báo cáo cơ bản, tích hợp.

6When I Work

When I Work kết hợp lên lịch ca với ứng dụng chấm công vào ra tích hợp, nhắm vào các doanh nghiệp quản lý nhân viên theo ca theo giờ. Phiên bản miễn phí bao gồm nhóm nhỏ và có các tính năng lên lịch và chấm công cốt lõi. Nhân viên có thể chấm công qua ứng dụng di động, và quản lý có khả năng hiển thị chuyên cần trong bảng điều khiển đơn giản.

Phần lên lịch của When I Work mạnh hơn chiều sâu theo dõi thời gian của nó – quy tắc làm thêm giờ và xuất bảng lương chi tiết yêu cầu gói trả phí. Nhưng với nhóm nhỏ cần chức năng máy chấm công cơ bản bên cạnh lịch ca, gói miễn phí bao gồm các yếu tố cần thiết mà không thêm phức tạp.

Tính năng chính (gói miễn phí):

• Chấm công và lên lịch ca trong một ứng dụng
• Chấm công di động cho iOS và Android
• Bảng điều khiển chuyên cần cho quản lý
• Yêu cầu đổi ca và sẵn sàng làm việc
• Xem bảng chấm công cơ bản và xuất thủ công

Tốt nhất cho: Nhóm nhỏ theo ca muốn lên lịch và ứng dụng chấm công cơ bản trong một công cụ.

Gói miễn phí: Nhóm nhỏ, chấm công, lên lịch ca, ứng dụng di động, theo dõi chuyên cần.

Ứng dụng chấm công miễn phí theo ngành

Các ngành khác nhau cần những điều khác nhau từ hệ thống chấm công miễn phí. Giới hạn người dùng, phương thức chấm công và yêu cầu hỗ trợ offline khác nhau đáng kể tùy thuộc vào nơi và cách đội nhóm của bạn làm việc.

Nhà hàng và dịch vụ ăn uống

Nhà hàng phải đối mặt với tỷ lệ luân chuyển cao, ca làm việc có độ dài thay đổi và nhân viên chia sẻ một điểm chấm công duy nhất vào đầu mỗi ca. Kiosk chấm công – nơi mọi người chấm công từ máy tính bảng dùng chung tại quầy tiếp tân hoặc bếp – là thiết lập thực tế nhất. Homebase được xây dựng cho trường hợp sử dụng này: gói miễn phí của nó bao gồm một địa điểm với nhân viên không giới hạn, bao gồm lên lịch cơ bản và hỗ trợ chế độ kiosk với xác minh ảnh. Shifton hoạt động tốt cho chuỗi nhà hàng nhiều địa điểm cần lên lịch cùng với theo dõi thời gian.

Bán lẻ

Hoạt động bán lẻ thường chạy theo mẫu ca có thể dự đoán với nhóm nhỏ nhân viên theo giờ. Bất kỳ trong sáu công cụ nào ở đây đều xử lý theo dõi thời gian bán lẻ cơ bản. Với cửa hàng một địa điểm, tài khoản miễn phí của Homebase bao gồm mọi thứ hầu hết các nhà bán lẻ cần. Với doanh nghiệp quản lý nhân viên tại hai hoặc nhiều địa điểm hơn, hỗ trợ nhiều trang web của Shifton trong gói miễn phí đáng xem xét – nó xử lý lên lịch theo địa điểm cùng với theo dõi thời gian mà không bắt buộc nâng cấp.

Xây dựng và đội thực địa

Đội thi công cần ứng dụng chấm công di động hoạt động tại công trường – kể cả ở các khu vực internet không ổn định. Chấm công offline, lưu mục nhập cục bộ và đồng bộ khi có kết nối, quan trọng hơn với xây dựng hơn bất kỳ ngành nào khác ở đây. Theo dõi GPS và geofencing cũng quan trọng: chúng xác minh rằng công nhân đang ở công trường khi chấm công, giảm gian lận thời gian và tranh chấp bảng chấm công vào cuối kỳ lương.

Với các nhóm theo dõi giờ theo dự án hoặc khách hàng cho mục đích tính phí, theo dõi thời gian theo cấp độ dự án của Clockify xử lý tính chi phí công việc trên gói miễn phí. Jibble đáp ứng nhu cầu đội thực địa – GPS, chấm công di động và xác minh vị trí – miễn phí. Shifton cung cấp chấm công di động và lên lịch miễn phí, với chấm công dựa trên vị trí có sẵn như một bổ trợ chi phí thấp.

Vệ sinh và dịch vụ dọn dẹp

Công ty vệ sinh thường có đội phân tán bao phủ nhiều địa điểm khách hàng trong một ngày. Ứng dụng chấm công di động với theo dõi GPS cho phép thành viên tổ đội chấm công tại mỗi địa chỉ mà không cần sổ giấy hoặc gọi về văn phòng. Geofencing tăng thêm trách nhiệm giải trình: quản lý có thể xác minh rằng chấm công xảy ra ở đúng địa điểm, không phải tại nhà nhân viên hoặc trên đường. Geofencing miễn phí của Jibble đáp ứng trường hợp sử dụng này mà không mất phí, và chấm công dựa trên vị trí của Shifton cũng vậy như một bổ trợ chi phí thấp (dùng thử miễn phí 10-ngày).

Chăm sóc sức khỏe và chăm sóc tại nhà

Cơ sở chăm sóc tại nhà và phòng khám nhỏ phải đối mặt với nhân viên luân phiên, yêu cầu tuân thủ và mẫu ca thay đổi mỗi tuần. Thẻ chấm công kỹ thuật số tạo ra hồ sơ tự động, có thể kiểm tra của mỗi lần chấm công vào và ra – điều mà bảng chấm công giấy hoặc bảng tính chia sẻ không thể làm đáng tin cậy. Gói miễn phí của Shifton bao gồm tối đa 10 nhân viên với lên lịch và theo dõi thời gian được tích hợp, phù hợp với hầu hết hoạt động chăm sóc tại nhà nhỏ. Chức năng xuất bảng chấm công xử lý bảng lương mà không cần tính toán thủ công.

Đội làm việc từ xa và văn phòng nhỏ

Đội làm việc từ xa, tổ chức phi lợi nhuận và văn phòng nhỏ thường vận hành tinh gọn: một đội pha trộn toàn thời gian và bán thời gian, đôi khi có công việc theo tài trợ hoặc theo khách hàng cần theo dõi ở cấp dự án. Các ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí như Clockify (người dùng không giới hạn, nhãn dự án) và Toggl Track (tối đa 5 người dùng, giao diện gọn gàng) đáp ứng tốt điều này. Shifton phù hợp nếu bạn cũng cần lên lịch ca và quy trình chấm công miễn phí cho nhân viên hành chính theo giờ bên cạnh vai trò hưởng lương, và nhân viên từ xa mở cùng một ứng dụng chấm công web trong bất kỳ trình duyệt nào mà không cần cài đặt.

Theo dõi giờ nghỉ và làm thêm giờ trong ứng dụng chấm công miễn phí

Giờ nghỉ và làm thêm giờ là nơi nhiều công cụ chấm công miễn phí bộc lộ giới hạn. Chức năng chấm công vào và ra đều có trong tất cả gói miễn phí. Theo dõi giờ nghỉ và quy tắc làm thêm giờ thường không có.

Theo dõi giờ nghỉ hoạt động theo hai cách. Khấu trừ tự động trừ đi thời lượng nghỉ cố định khỏi tổng giờ – ví dụ, 30 phút không lương cho bất kỳ ca nào dài hơn sáu giờ – mà không cần nhân viên làm gì. Nghỉ dựa trên chấm công yêu cầu nhân viên chấm công ra khi nghỉ bắt đầu và chấm công vào khi kết thúc.

Khấu trừ tự động đơn giản hơn cho nhân viên nhưng yêu cầu quản lý thiết lập quy tắc đúng từ đầu. Nghỉ dựa trên chấm công chính xác hơn nhưng thêm một bước vào quy trình làm việc hàng ngày.

Làm thêm giờ trong gói chấm công miễn phí thường có nghĩa là hệ thống hiển thị dữ liệu – nhân viên nào làm việc hơn 8 giờ trong một ngày, hoặc hơn 40 giờ trong một tuần – nhưng không tự động áp dụng mức lương làm thêm giờ. Tính toán đó thường xảy ra trong bảng lương. Những gì công cụ miễn phí cung cấp là số giờ chính xác và cờ khi vượt ngưỡng, để quản lý biết bảng chấm công nào cần chú ý trước khi chạy bảng lương.

Shifton theo dõi làm thêm giờ trong gói miễn phí và tạo cảnh báo khi nhân viên tiếp cận giới hạn bạn xác định. Clockify hiển thị tổng hàng tuần trong bảng điều khiển báo cáo, giúp dễ dàng phát hiện làm thêm giờ thủ công ngay cả khi không có cờ tự động. Homebase bao gồm khả năng hiển thị làm thêm giờ cơ bản trong gói miễn phí. When I Work hiển thị làm thêm giờ trong chế độ xem chuyên cần. Một lưu ý cho ai chịu luật nghỉ nghiêm ngặt, như quy định bữa ăn bắt buộc của California: hãy xác nhận gói miễn phí xử lý đúng cấu hình cụ thể của bạn trước khi cam kết.

Geofencing, GPS và chấm công hộ

Theo dõi GPS ghi lại vị trí của nhân viên khi họ chấm công. Geofencing tiến thêm một bước: nó vẽ một ranh giới ảo xung quanh công trường, thường là bán kính 100 đến 300 mét, và chặn hoặc đánh dấu bất kỳ lần chấm công nào thực hiện bên ngoài ranh giới đó. Với đội vệ sinh, tài xế giao hàng, đội thi công và kỹ thuật viên dịch vụ, điều đó biến một ứng dụng chấm công thành công cụ chứng minh sự hiện diện. Trong số các công cụ miễn phí ở đây, Jibble mạnh nhất – theo dõi GPS và thực thi geofence đều không tốn phí, không giới hạn người dùng. Shifton hỗ trợ chấm công theo vị trí như một bổ trợ trả phí (Work location, dùng thử miễn phí 10-ngày). Clockify và Toggl Track không bao gồm cả hai trên bất kỳ gói nào.

Chấm công hộ – một nhân viên chấm công thay cho đồng nghiệp chưa đến – là nguyên nhân đơn lẻ lớn nhất gây gian lận thời gian trong các doanh nghiệp làm theo ca. Một ứng dụng chấm công vào-ra với xác minh phù hợp sẽ chặn phần lớn nó. Chụp ảnh (Homebase, miễn phí ở chế độ kiosk) chụp một bức ảnh khi chấm công để quản lý xem xét. Nhận dạng khuôn mặt (Jibble, miễn phí, không giới hạn người dùng) từ chối bất kỳ lần chấm công nào mà khuôn mặt không khớp. Geofencing GPS (Jibble và Shifton) xác nhận điện thoại nằm trong ranh giới công trường. Mã PIN là lớp yếu nhất, vì mã bị chia sẻ, nhưng vẫn hơn không có gì.

Một máy tính bảng dùng chung chạy chế độ kiosk phù hợp với các đội cùng bắt đầu ở một nơi – nhà hàng, sàn bán lẻ, kho hàng, phòng khám – nên không ai phải cài phần mềm của chủ nhân lên điện thoại cá nhân. Nếu GPS là thứ chính bạn cần, bài tổng hợp của chúng tôi về các ứng dụng chấm công GPS tốt nhất so sánh các lựa chọn chuyên dụng song song, và bài so sánh Homebase và Jibble của chúng tôi cân nhắc hai gói miễn phí chống chấm công hộ mạnh nhất.

Ứng dụng chấm công miễn phí và phần mềm chấm công trả phí: bạn đánh đổi gì

Ứng dụng chấm công miễn phí phủ quy trình cốt lõi: chấm công vào, chấm công ra, xuất bảng chấm công và báo cáo cơ bản. Phần mềm trả phí bổ sung tích hợp bảng lương với QuickBooks hoặc Gusto, quy tắc làm thêm giờ theo từng bang, tự động chấm công ra khi kết thúc ca, báo cáo tuân thủ sâu hơn, và bảng điều khiển nhiều địa điểm với quyền truy cập theo vai trò.

Một cửa hàng bán lẻ 4 người hay đội vệ sinh 10 người có mọi thứ cần thiết từ phiên bản miễn phí. Điểm chuyển thường nằm trong khoảng 15 đến 30 nhân viên, nơi chi phí đối soát bảng lương thủ công bắt đầu vượt quá giá của tích hợp tự động. Hai thứ bạn đánh đổi khi giữ miễn phí là tích hợp bảng lương trực tiếp (gói miễn phí thường cần xuất CSV và nhập thủ công) và chiều sâu nhiều địa điểm (Homebase giới hạn miễn phí ở 1 địa điểm; một số bỏ qua đa địa điểm hoàn toàn). Những gì bạn giữ lại ở gói miễn phí là phần lớn giá trị: số giờ chính xác, khả năng hiển thị chuyên cần, chấm công di động, bảng chấm công có thể xuất và dấu vết kiểm toán tuân thủ. Đừng trả tiền cho đến khi một giới hạn cụ thể thực sự cản trở bạn. Hãy nhớ, hầu hết các bang Hoa Kỳ và Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng yêu cầu hồ sơ giờ làm việc chính xác, và thẻ chấm công kỹ thuật số tự tạo ra dấu vết có thể kiểm tra đó – dù không công cụ nào trong số này đưa ra tư vấn pháp lý, vì vậy hãy kiểm tra quy tắc về giờ nghỉ và lưu trữ hồ sơ của bang bạn trước khi triển khai.

Nếu bạn cũng cần lên lịch và bảng lương trên cùng một nền tảng

Ứng dụng chấm công miễn phí phủ chuyên cần, nhưng hầu hết hoạt động cũng cần lên lịch ca và chuẩn bị bảng lương. Các đội cũng phải xoay xở phân công hàng ngày thường ghép nó với phần mềm quản lý công việc miễn phí. Khi giải pháp một nền tảng trở thành mục tiêu, Rippling thường xuất hiện trong danh sách rút gọn bên cạnh các công cụ WFM nhẹ hơn. Hướng dẫn về top 5 lựa chọn thay thế Rippling đi qua Shifton, Connecteam, Homebase, Jibble và When I Work, so sánh trên các tính năng đầy đủ cho đội theo ca và theo giờ.

So sánh: 6 ứng dụng chấm công miễn phí trong nháy mắt

FAQ

Ứng dụng chấm công miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Shifton là lựa chọn miễn phí tốt nhất cho đội nhóm doanh nghiệp nhỏ. Gói miễn phí của nó bao gồm tối đa 10 nhân viên với lên lịch ca, chấm công, ứng dụng di động và bảng chấm công sẵn sàng cho bảng lương – nhiều hơn hầu hết gói miễn phí có thể cung cấp. Với các nhóm chỉ cần theo dõi giờ cơ bản mà không cần lên lịch, Clockify cung cấp người dùng không giới hạn trong phiên bản miễn phí.

Ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí tốt nhất là gì?

Với hầu hết đội nhỏ, Shifton là một ứng dụng chấm công vào-ra miễn phí mạnh: nhân viên chấm công từ điện thoại hoặc máy tính bảng dùng chung, số giờ chảy vào bảng chấm công tự động, và quản lý phát hiện làm thêm giờ trước khi nó thành bất ngờ trong bảng lương. Homebase là lựa chọn tốt cho nhà hàng hoặc cửa hàng một địa điểm, và Jibble tốt nhất khi bạn cần chấm công GPS và nhận dạng khuôn mặt miễn phí cho nhân viên hiện trường.

Tôi có thể dùng ứng dụng chấm công trực tuyến miễn phí cho nhân viên làm việc từ xa không?

Có. Hầu hết ứng dụng chấm công miễn phí hoạt động từ bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị di động nào, vì vậy nhân viên từ xa có thể chấm công từ bất cứ đâu. Shifton, Clockify, Jibble và Toggl Track đều hỗ trợ chấm công từ xa trong gói miễn phí. Hạn chế chính là một số công cụ giới hạn xác minh GPS hoặc gắn thẻ vị trí ở gói trả phí.

Tôi cần tìm kiếm tính năng gì trong ứng dụng chấm công miễn phí?

Tối thiểu: chấm công vào/ra cho tất cả nhân viên, tự động tạo bảng chấm công và xuất dữ liệu (CSV hoặc PDF) để tính bảng lương. Ngoài những điều cơ bản, hãy tìm hỗ trợ di động (iOS và Android), phát hiện làm thêm giờ và giới hạn người dùng có thể quản lý. Nếu đội nhóm của bạn làm việc theo ca, tài khoản miễn phí tích hợp lên lịch với chấm công – như Shifton hoặc Homebase – giúp bạn không phải trả cho công cụ lên lịch riêng.

Bao nhiêu nhân viên có thể dùng ứng dụng chấm công miễn phí?

Tùy thuộc vào công cụ. Clockify và Jibble cho phép nhân viên không giới hạn trong gói miễn phí. Gói miễn phí của Shifton bao gồm tối đa 10 thành viên nhóm.

Homebase giới hạn phiên bản miễn phí ở một địa điểm (không giới hạn nhân viên cứng, nhưng tính năng bị hạn chế). Toggl Track giới hạn việc sử dụng miễn phí ở 5 người dùng. When I Work cung cấp thời gian dùng thử miễn phí trước khi yêu cầu gói trả phí để tiếp tục sử dụng.

Sự khác biệt giữa ứng dụng chấm công và ứng dụng theo dõi thời gian là gì?

Ứng dụng chấm công được xây dựng xung quanh chấm công vào và ra – nó ghi lại thời điểm nhân viên bắt đầu và kết thúc ca. Ứng dụng theo dõi thời gian rộng hơn: nó ghi lại giờ theo dự án, khách hàng hoặc nhiệm vụ, và chủ yếu được sử dụng bởi freelancer và nhóm dịch vụ chuyên nghiệp để tính phí khách hàng. Hầu hết công cụ trong danh sách này làm cả hai, nhưng thiết kế chính của chúng phản ánh một trong hai hướng.

Shifton, Homebase và When I Work là công cụ chấm công. Clockify và Toggl Track bắt đầu như trình theo dõi thời gian và thêm tính năng nhóm sau đó.

Geofencing trong ứng dụng chấm công là gì?

Geofencing vẽ ranh giới ảo xung quanh công trường hoặc địa điểm làm việc. Khi nhân viên chấm công, ứng dụng kiểm tra tọa độ GPS của họ so với ranh giới đó. Nếu bên ngoài geofence, lần chấm công bị chặn hoặc đánh dấu để quản lý xem xét.

Với đội thực địa và đội thi công, geofencing xác minh rằng công nhân thực sự đang ở công trường khi chấm công – giảm gian lận thời gian và loại bỏ tranh chấp bảng chấm công. Jibble bao gồm geofencing trong gói miễn phí. Shifton hỗ trợ chấm công dựa trên vị trí cho các đội phân tán.

Ứng dụng chấm công miễn phí theo dõi giờ nghỉ như thế nào?

Hầu hết ứng dụng chấm công miễn phí sử dụng một trong hai phương thức. Khấu trừ tự động trừ đi thời lượng nghỉ cố định khỏi tổng giờ khi đáp ứng điều kiện nhất định – ví dụ, 30 phút không lương cho ca dài hơn sáu giờ. Nghỉ dựa trên chấm công yêu cầu nhân viên chấm công ra khi bắt đầu nghỉ và chấm công vào khi kết thúc, ghi lại thời lượng chính xác. Khấu trừ tự động dễ quản lý hơn hàng ngày; nghỉ dựa trên chấm công tạo ra hồ sơ chính xác hơn.

Ứng dụng chấm công miễn phí có hoạt động offline không?

Một số có. Ứng dụng hỗ trợ chấm công offline lưu mục thời gian cục bộ trên điện thoại và đồng bộ lên máy chủ khi khôi phục kết nối internet. Điều này quan trọng với đội thi công, nhân viên ngoài thực địa và bất kỳ ai hoạt động trong môi trường kết nối kém. Không phải tất cả gói miễn phí đều bao gồm hỗ trợ offline đáng tin cậy – hãy kiểm tra tài liệu trước khi dựa vào nó ngoài thực địa.

Có ứng dụng chấm công miễn phí nào chấm công GPS miễn phí không?

Có. Jibble bao gồm chấm công dựa trên GPS trong gói miễn phí; Shifton cung cấp chấm công theo vị trí như một bổ trợ chi phí thấp (Work location, dùng thử miễn phí 10-ngày). Jibble thêm geofencing đầy đủ (chặn lần chấm công bên ngoài ranh giới) miễn phí, trong khi Shifton cho quản lý thấy nơi mỗi ca bắt đầu khi bật bổ trợ. Clockify và Toggl Track không bao gồm GPS trên bất kỳ gói nào. Ứng dụng chấm công GPS miễn phí là lựa chọn đúng khi nhân viên hiện trường, đội vệ sinh hoặc kỹ thuật viên dịch vụ cần vị trí được xác minh ở mỗi lần chấm công.

Chấm công hộ là gì và ứng dụng chấm công ngăn chặn nó như thế nào?

Chấm công hộ là khi một nhân viên chấm công thay cho đồng nghiệp chưa đến – hoặc không đến làm. Đây là một trong những hình thức gian lận thời gian phổ biến nhất trong công việc theo ca. Ứng dụng chấm công miễn phí giải quyết vấn đề này bằng nhiều cách: chụp ảnh (ứng dụng chụp ảnh người chấm công mà quản lý có thể xem xét), nhận dạng khuôn mặt (hệ thống khớp khuôn mặt với nhân viên đã đăng ký trước khi cho phép chấm công), mã PIN (duy nhất cho mỗi nhân viên và khó chia sẻ hơn) và geofencing GPS (xác minh nhân viên đang ở công trường về mặt thể chất).

Gói miễn phí của Jibble bao gồm nhận dạng khuôn mặt; Homebase bao gồm chụp ảnh trong chế độ kiosk. Cả hai đều hiệu quả trong việc ngăn chặn chấm công hộ mà không cần thêm phần cứng.

Có ứng dụng bảng chấm công miễn phí nào xử lý xuất bảng lương không?

Cả sáu ứng dụng chấm công miễn phí ở đây đều xuất bảng chấm công, thường dạng CSV và đôi khi PDF. Không gói miễn phí nào nối thẳng vào QuickBooks, Gusto hay ADP; điều đó nằm sau tường trả phí. Tệp CSV từ ứng dụng bảng chấm công miễn phí nhập vào hầu hết phần mềm bảng lương trong một bước, nên với đội nhỏ, việc xuất thủ công đủ nhanh đến mức gần như không đáng kể.