Software di gestione del personale per le filiali bancarie
Metti la copertura della filiale sulle ore in cui c'è davvero coda, tieni le regole di coppia e di autorizzazione che il contante richiede, e rispondi per qualsiasi data passata partendo dalla registrazione stessa.
Copertura che segue l'affluenza e non l'orologio
Una filiale si riempie a ondate. La mezz'ora dopo l'apertura, l'ora di pranzo, il giorno in cui arrivano le pensioni, gli ultimi due giorni lavorativi del mese. In mezzo lo sportello è tranquillo e i consulenti sono in appuntamento. Cinque giornate identiche pagano a prezzo pieno la calma e restano corte per la coda.
Regole che arrivano dalla vigilanza
Due persone per aprire, due alla cassaforte, una seconda firma sopra un limite e ogni anno un periodo di ferie ininterrotto, perché nulla che venga nascosto possa reggere a lungo. Sono condizioni della licenza, e un piano turni che le rompe produce un rilievo di verifica e non un fastidio.
Una rete territoriale, non un elenco di filiali
Una filiale ha la coda fino alla porta mentre un'altra a venti minuti ha un consulente libero per tutto il pomeriggio. Senza una vista condivisa la direzione di area viene a saperlo dal rapporto mensile, e a quel punto la coda e l'ora vuota sono già state pagate entrambe.
Un'assenza in una mattina che non può restare scoperta
Una filiale non apre con un solo portachiavi e non mette allo sportello qualcuno che non è abilitato. Quando la telefonata arriva alle sette e mezza la domanda non è chi è libero, è chi è libero e abilitato.
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Una giornata in filiale non è piatta
L'affluenza arriva a ondate quasi del tutto prevedibili e quasi mai pianificate. La mezz'ora dopo l'apertura, l'ora di pranzo, il giorno in cui vengono accreditate prestazioni e pensioni, gli ultimi giorni lavorativi del mese, la settimana prima di una festività. Fra un'ondata e l'altra lo sportello è tranquillo e l'agenda è piena di appuntamenti che potevano stare altrove.
Le filiali continuano a disegnare la settimana piatta perché l'alternativa a mano richiede più tempo di quanto chiunque abbia il venerdì pomeriggio. La copertura a mezz'ora, due mestieri distinti e una regola su chi può stare da solo a una cassa sono domande a cui si sa rispondere, ma non dentro un foglio di calcolo.
Due piani turni nello stesso edificio
Le casse e il lato consulenza condividono una porta e quasi nient'altro. Il primo è governato dalla lunghezza della coda e va coperto minuto per minuto. Il secondo è governato da un'agenda riempita giorni prima, dove uno spazio vuoto è un colloquio di mutuo perso e non una coda.
Pianificarli come un bacino unico è il motivo per cui un consulente finisce a una cassa alle nove e mezza mentre il cliente atteso per le dieci aspetta. Tenerli separati, su un solo schermo, con un minimo sotto ciascuno, è tutta la differenza.
L'ora in cui le porte si aprono
L'apertura richiede una coppia precisa di persone e non due qualsiasi. Un piano turni che sa chi porta le chiavi e chi porta le autorizzazioni evita la mattina in cui tutti i presenti sono qualificati per tutto tranne che per aprire la porta.
Vincoli che non sono preferenze
Il contante porta con sé requisiti che un piano turni rispetta oppure infrange in silenzio: doppio controllo alla cassaforte, una seconda firma sopra una soglia, un periodo di ferie ininterrotto ogni anno perché nulla di nascosto si possa reggere. Nessuno di questi è questione di gusto e tutti vengono verificati.
Tenuti dentro il piano turni sono vincoli ordinari e la settimana si disegna attorno a loro. Tenuti nella memoria di un responsabile riemergono diciotto mesi dopo come rilievo, scoperto proprio in quelle registrazioni che avrebbero potuto evitarlo.
Rispondere per una data
La domanda non è mai che cosa dicono i turni oggi. È che cosa dicevano il quattordici marzo, chi ha timbrato contro di essi e chi li ha corretti dopo. Quello è un problema di conservazione, e si risolve solo prima che qualcuno chieda.
È nell'area che stanno i soldi
Una filiale da sola non può sistemare il proprio organico. Un'area può. La coda in un posto e il pomeriggio libero in un altro sono lo stesso problema, e vengono pagati entrambi finché nessuno li guarda insieme.
Una lavagna condivisa lo mostra la mattina stessa, che è l'unica mattina in cui si può fare qualcosa. Un consulente copre una filiale per un giorno, una giornata di formazione obbligatoria viene pianificata invece che assorbita, e uno schema che funziona in un posto si copia invece di essere reinventato. L'insieme delle funzioni Shifton riunisce turni, presenze, avvisi e report in un unico account.
Persone che non stanno alla propria scrivania
Chi lavora in filiale sta a una cassa, in una stanza per i colloqui o in viaggio verso un altro sportello. I turni che contano per loro sono quelli sul telefono, e la correzione che conta è quella che li raggiunge prima che partano.
Gli scambi, le richieste di ferie e i turni scoperti stanno nello stesso posto dei turni stessi. Quello che era un foglio stampato, una telefonata e una discussione su quale versione fosse valida diventa un'unica registrazione che leggono tutti.
Che cosa non fa
Questa non è una piattaforma di core banking e non tocca mai la scheda di un cliente. Tiene persone, ore, abilitazioni e costo. Gli istituti di solito cominciano a guardarla quando la rete supera i quattro sportelli, oppure quando una verifica pone una domanda a cui il foglio di calcolo non sa rispondere.
Come iniziare
Le prime dieci persone sono gratuite e restano tali, con i turni, la timbratura di base, l'applicazione sul telefono e i report. Oltre, i moduli costano 0,50 dollari per dipendente al mese, ciascuno con una prova fino a 60 giorni, che bastano a far passare un trimestre intero di chiusure mensili dentro la reportistica dei costi prima di decidere qualsiasi cosa.
Il contact center e lo sportello sono un solo organico
La maggior parte degli istituti pianifica i due separatamente e poi si chiede perché un consulente sia fermo alle undici mentre la coda telefonica arriva a nove minuti. Spesso è la stessa domanda che entra da una porta diversa, e le persone che potrebbero risponderle hanno esattamente le stesse autorizzazioni.
Mettere entrambi su una lavagna sola non fonde le squadre e non cambia a chi ciascuno risponde. Rende visibile la sovrapposizione: l'ora in cui la filiale è tranquilla e la linea non lo è, il pomeriggio in cui qualcuno di formato potrebbe prendere chiamate da una scrivania invece di aspettare una visita che il tempo ha già annullato.
I giorni che tornano ogni singolo mese
Le date di accredito di prestazioni e pensioni, gli ultimi due giorni lavorativi, il primo lunedì dopo una festività. Nessuno di questi arriva a sorpresa, e ognuno merita uno schema salvato invece di una nuova discussione sulla copertura che arriva alla stessa conclusione del mese scorso.
Domande frequenti
Che cosa copre un software di gestione del personale per una banca?
Disegna la settimana della filiale sugli orari di apertura e sull'affluenza, tiene le regole di coppia e di autorizzazione che il contante richiede, registra le presenze contro il piano e conserva ogni correzione. Il personale legge i turni e si organizza gli scambi dal telefono.
Si può pianificare un'intera area e non una sola filiale?
Sì. Ogni filiale dell'area sta su una lavagna sola, quindi una coda in un posto e un consulente fermo in un altro si vedono la stessa mattina. Chi è formato si può spostare fra le filiali, e una settimana che funziona in un posto si copia in un altro della stessa taglia.
Le registrazioni reggono davanti a un revisore?
Ogni versione dei turni resta conservata accanto alle presenze registrate contro di essa, quindi chi era pianificato, chi ha davvero lavorato e che cosa è stato corretto si può rispondere per qualsiasi data passata. Le ferie continuative e i livelli di autorizzazione stanno sulla persona e non su un foglio di calcolo.
Come copre una filiale un'assenza comunicata all'ultimo?
Il turno vuoto viene offerto solo a chi è abilitato a quella postazione, chi accetta viene confermato dal responsabile, e la filiale vede il turno corretto prima che le porte si aprano. Niente dipende da una catena di telefonate.
Esiste un piano gratuito per un istituto piccolo?
Le prime dieci persone non costano nulla e non c'è limite di tempo, e questo copre una filiale singola, una banca di credito cooperativo o una piccola mutua. Oltre, i moduli costano 0,50 dollari per dipendente al mese e ognuno porta una prova fino a 60 giorni.
Pianifica la settimana della filiale attorno alla coda
Dieci persone senza costo e senza limite di tempo, copertura appoggiata all'affluenza, doppio controllo pianificato e ogni correzione conservata nella registrazione.