ซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนสำหรับธนาคารและทีมงานสาขา

สาขาหนึ่งเดินตามเวลาที่หน้าประตูและคิวที่อยู่ตรงหน้า ประตูเปิดสู่แถวที่รอมาก่อนแล้ว เคาน์เตอร์เต็มตลอดช่วงพักเที่ยง และสิ้นเดือนกับวันจ่ายเงินเดือนก็ดันปริมาณลูกค้าให้พุ่ง ขณะที่สายที่เงียบ ๆ แทบไม่ต้องใช้โต๊ะครึ่งหนึ่งด้วยซ้ำ กำลังคนต้องขยับตามจังหวะนี้ ไม่ใช่ตามเวลาเก้าโมงถึงห้าโมงแบบตายตัว และเมื่อตารางถูกสร้างบนสเปรดชีต ความผันผวนทุกครั้งต้องมากระทบยอดด้วยมือ ช่องว่างจะปรากฏก็ต่อเมื่อกะเปิดโดยขาดคนไปหนึ่ง แล้วคิวก็ยาวไปถึงประตู

เครื่องมือจัดตารางส่วนใหญ่ถูกสร้างมาเพื่อสำนักงาน ที่ความต้องการคงที่และทุกคนทำงานชั่วโมงเดียวกัน ธุรกิจธนาคารสาขาไม่ได้เป็นแบบนั้น ปริมาณลูกค้าพุ่งและตกตลอดวัน พนักงานถือบทบาทและสิทธิ์ที่ต่างกันซึ่งกำหนดว่าทำงานใดได้บ้าง และธนาคารต้องแสดงได้ว่าใครทำงานเมื่อไรเมื่อมีการตรวจสอบ เครื่องมือที่มองข้ามความจริงเหล่านี้จะถูกหาทางเลี่ยงภายในเดือนเดียว และทางเลี่ยงนั้นมักเป็นสเปรดชีตกับแชตกลุ่ม

สิ่งที่ซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนสำหรับธนาคารต้องรับมือ

ถ้าตัดรายการฟีเจอร์ออกไป งานก็เหลืออยู่ไม่กี่อย่าง ให้ผู้จัดการสาขาสร้างตารางหนึ่งสัปดาห์ได้เร็ว ครอบคลุมพนักงานเคาน์เตอร์ ที่ปรึกษา และงานหลังบ้านพร้อมกัน แสดงต้นทุนแรงงานเทียบกับสาขาก่อนล็อกชั่วโมง เก็บบันทึกที่ชัดเจนว่าใครถูกจัดกะและใครทำงานจริง เพื่อให้การตรวจสอบเป็นเพียงรายงานแทนที่จะเป็นการวิ่งวุ่น เข้าถึงพนักงานที่กระจายอยู่ตามสาขาและเคาน์เตอร์ และยืนหยัดได้เมื่อแผนพัง เพราะการลาป่วยหนึ่งชั่วโมงก่อนเปิดทำการก็ยังต้องหาคนมาแทน ซอฟต์แวร์จัดตารางธนาคารที่ผ่านเกณฑ์เหล่านี้ ย่อมดีกว่าตัวที่มีรายการฟีเจอร์ยาวกว่าแต่แก้ปัญหาที่เครือข่ายสาขาไม่มี

จัดตารางพนักงานเคาน์เตอร์และที่ปรึกษาตามปริมาณลูกค้าจริง

สาขาไม่ใช่ทีมเดียวที่ทำงานรูปแบบเดียว พนักงานเคาน์เตอร์ ที่ปรึกษาส่วนบุคคล เจ้าหน้าที่สินเชื่อและกู้ยืม และงานหลังบ้าน ต่างทำงานตามจังหวะที่ต่างกันและถือสิทธิ์ที่ต่างกัน ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานธนาคารที่ดีจะปฏิบัติต่อแต่ละกลุ่มอย่างแยกจากกัน ขณะที่ยังเห็นทั้งสาขาในมุมมองเดียว กำลังคนถูกวางตามเวลาทำการและปริมาณลูกค้าจริง แทนที่จะเป็นตารางรายสัปดาห์ตายตัว ช่วงพักเที่ยงและช่วงวันจ่ายเงินเดือนจึงได้คนที่ต้องการ ขณะที่ช่วงเงียบก็ไม่มีคนเกิน จำนวนขั้นต่ำต่อบทบาทถูกล็อกไว้ในทุกกะได้ เคาน์เตอร์จึงไม่เปิดโดยขาดคน และมีที่ปรึกษาพร้อมเสมอเมื่อมีคนเดินเข้ามาเพื่อคุยเรื่องที่ยาวกว่า การจัดตารางพนักงานสาขาตามความต้องการคือจุดที่ทั้งต้นทุนแรงงานและระดับบริการถูกชี้ขาด

ควบคุมต้นทุนแรงงานและติดตามเวลา

ค่าจ้างคือต้นทุนก้อนเดียวที่สาขาขยับได้ในแต่ละวัน และเป็นก้อนที่ซ่อนตัวเก่งที่สุด เมื่อการจัดเวรอยู่บนสเปรดชีต ส่วนที่เกินจะมองไม่เห็นจนกว่าใบจ่ายค่าจ้างจะมาถึง กะที่ยืดยาวเลยเวลาปิด คนเสริมที่เรียกมาสำหรับบ่ายที่กลับเงียบ เส้นล่วงเวลาที่ข้ามไปโดยไม่มีใครเฝ้าดู ระบบจัดตารางธนาคารทำให้ค่าใช้จ่ายนั้นมองเห็นได้ขณะที่ยังมีเวลาลงมือ ต้นทุนแรงงานที่คาดไว้ปรากฏขึ้นขณะสร้างตาราง การแจ้งเตือนดังก่อนกะจะพลิกเข้าสู่ค่าจ้างอัตราพิเศษ และระบบบันทึกเวลาในตัวจะบันทึกเวลาเข้างานจริงเทียบกับกะที่วางไว้ จึงตรวจชั่วโมงที่วางไว้กับสิ่งที่สาขาต้องการจริงได้ ทั่วเครือข่ายสาขา การประหยัดเหล่านี้รวมกันเร็ว ก่อนจะนับเวลาที่ประหยัดจากการสร้างตารางด้วยซ้ำ

เก็บบันทึกพร้อมตรวจสอบ

สถาบันการเงินแบกภาระการรายงานที่ภาคส่วนอื่นส่วนใหญ่ไม่มี เมื่อการตรวจสอบหรือการสอบทานภายในถามว่าใครอยู่ที่เคาน์เตอร์ในวันหนึ่ง หรือว่าชั่วโมงและช่วงพักถูกบันทึกถูกต้องหรือไม่ คำตอบต้องอยู่ตรงนั้นภายในไม่กี่นาที ไม่ใช่ประกอบขึ้นใหม่จากกระดาษที่พิมพ์และความทรงจำของผู้จัดการ การบริหารกำลังคนสำหรับธนาคารเก็บประวัตินั้นให้สะอาดโดยการออกแบบ กะที่วางไว้ ทุกการเปลี่ยนแปลงกะ การอนุมัติ และชั่วโมงที่ทำงานจริง ล้วนอยู่ที่เดียว บันทึกที่ถูกตรวจจึงเป็นบันทึกที่เป็นจริง สิ่งนี้เปลี่ยนการเตรียมตรวจสอบจากการวิ่งวุ่นให้เป็นรายงาน และขจัดความเสี่ยงเงียบ ๆ ที่ซ่อนอยู่ในตารางที่ไม่มีใครประกอบขึ้นใหม่ได้ในภายหลัง

ประสานงานเครือข่ายสาขา

เมื่อธนาคารเปิดสาขาที่สอง การประสานงานก็เลิกเป็นตารางเวร แต่กลายเป็นปัญหาโลจิสติกส์ สาขาหนึ่งถูกถล่มตลอดเช้าที่ยุ่ง ขณะที่อีกสาขานั่งเงียบ ที่ปรึกษาที่มีคุณสมบัติว่างงานอยู่ที่สาขาข้ามภูมิภาค และสำนักงานใหญ่ไม่มีทางเห็นจนกว่ารายงานจะเข้ามา การบริหารกำลังคนสำหรับธนาคารนำทุกสาขามาไว้บนแดชบอร์ดเดียว ความไม่สมดุลปรากฏแบบเรียลไทม์ พนักงานที่แบ่งปันย้ายได้ด้วยการแตะเดียว และเทมเพลตรายสัปดาห์ที่พิสูจน์แล้วนำไปใช้กับสาขาใหม่ได้แทนการเริ่มจากตารางเปล่า สิ่งที่เคยกินเวลาผู้จัดการเขตทั้งเช้าไปกับการโทรศัพท์ กลายเป็นการทบทวนสั้น ๆ และทุกสาขาอยู่บนรูปแบบที่สม่ำเสมอและทำซ้ำได้

เข้าถึงพนักงานทั่วเคาน์เตอร์และสาขา

พนักงานธนาคารอยู่ที่เคาน์เตอร์ อยู่ในห้องประชุม หรือเดินทางระหว่างสาขา ไม่ได้เฝ้าดูกล่องข้อความร่วม ตารางที่พิมพ์ติดไว้ข้างประตูพนักงานล้าสมัยตั้งแต่วินาทีที่ปักหมุด แนวทางที่เน้นมือถือเข้าถึงคนตรงที่พวกเขาอยู่ ตารางเผยแพร่ตรงขึ้นมือถือ การสลับกะและกะที่ว่างจัดการในแอปโดยผู้จัดการอนุมัติด้วยการแตะเดียว และคำขอเวลาว่างและวันหยุดถูกรวบรวมก่อนสร้างตารางแทนที่จะไล่ตามภายหลัง ชุดฟีเจอร์ทั้งหมด ครอบคลุมการสลับกะ การบันทึกเวลา การแจ้งเตือน และการรายงาน การเปลี่ยนแปลงจึงไปถึงคนที่เกี่ยวข้องพร้อมกัน แทนที่จะผ่านการโทรทีละสายระหว่างสาขา

เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับเครือข่ายสาขาของคุณ

ทดสอบทุกแพลตฟอร์มในแบบที่ทีมจะใช้งานจริง เปิดบนมือถือธรรมดา เพราะนั่นคือสิ่งที่พนักงานส่วนใหญ่พกพา สร้างตารางเต็มหนึ่งสัปดาห์ครอบคลุมพนักงานเคาน์เตอร์ ที่ปรึกษา และงานหลังบ้าน แล้วจับเวลาว่าใช้เวลานานแค่ไหน เปลี่ยนกะหนึ่งและดูว่าการแจ้งเตือนมาถึงเร็วเพียงใด ดึงประวัติของสัปดาห์ที่ผ่านมาและดูว่ามันยืนหยัดเป็นบันทึกการตรวจสอบได้หรือไม่ เครื่องมือที่ผ่านการทดสอบเหล่านี้คือตัวที่ยังถูกใช้อยู่ในปีหน้า สำหรับพนักงานต่ำกว่าสิบคน แพ็กเกจฟรีของ Shifton จัดการงานทั้งหมดได้โดยไม่จำกัดเวลา และเมื่อธนาคารเติบโตข้ามสาขา แพ็กเกจแบบชำระเงินจะเพิ่มมุมมองหลายสาขา รายงานต้นทุนเชิงลึก และการควบคุมขั้นสูง ไม่ว่าทางใด เป้าหมายยังคงเดิม ตารางที่สะท้อนปริมาณลูกค้าจริง เส้นต้นทุนแรงงานที่ลงตรงที่วางไว้ บันทึกที่ยืนหยัดต่อการตรวจสอบ และทีมที่รู้เสมอว่าตนทำงานเมื่อไร นั่นคือความต่างระหว่างการบริหารกะของธนาคารกับการวิ่งดับไฟ และเป็นจุดที่ซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนสำหรับธนาคารที่ถูกต้องพิสูจน์คุณค่าของมัน