Logiciel de gestion du personnel pour les agences bancaires
Calez la couverture de l'agence sur les heures qui sont vraiment chargées, tenez les règles de binôme et d'habilitation qu'exige la manipulation d'espèces, et répondez pour n'importe quelle date passée à partir de l'enregistrement lui-même.
Une couverture qui suit la fréquentation, pas l'horloge
Une agence se remplit par vagues. La demi-heure qui suit l'ouverture, l'heure du déjeuner, le jour où les retraites sont créditées, les deux derniers jours ouvrés du mois. Entre ces moments le guichet est calme et les conseillers sont en rendez-vous. Cinq journées identiques paient plein tarif le calme et manquent de monde pour la file.
Des règles qui viennent du régulateur
Deux personnes pour ouvrir, deux au coffre, une seconde signature au-dessus d'un plafond, et chaque année une période de congé sans interruption pour que rien de dissimulé ne puisse tenir. Ce sont des conditions de l'agrément, et un planning qui les enfreint produit un constat de contrôle et non un simple désagrément.
Une région, pas une liste d'agences
Une agence a la file jusque sur le trottoir pendant qu'une autre à vingt minutes a un conseiller libre tout l'après-midi. Sans vue partagée, la direction régionale apprend les deux dans le rapport mensuel, et à ce moment-là la file et l'heure creuse ont chacune été payées.
Une absence un matin qui ne peut pas rester sans couverture
Une agence n'ouvre pas avec un seul porteur de clés et ne met pas au guichet quelqu'un qui n'y est pas habilité. Quand l'appel arrive à sept heures et demie, la question n'est pas qui est libre, c'est qui est libre et habilité.
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Une journée en agence n'est pas plate
La fréquentation arrive par vagues presque entièrement prévisibles et presque jamais anticipées. La demi-heure qui suit l'ouverture, l'heure du déjeuner, le jour où prestations et retraites sont créditées, les derniers jours ouvrés du mois, la semaine qui précède un jour férié. Entre les vagues le guichet est calme et l'agenda est plein de rendez-vous qui auraient pu se poser ailleurs.
Les agences continuent de tracer la semaine plate parce que l'alternative prend à la main plus de temps que personne n'en a un vendredi après-midi. La couverture à la demi-heure, deux métiers distincts et une règle sur qui peut tenir un guichet seul sont des questions auxquelles on sait répondre, mais pas dans un tableur.
Deux plannings dans un même bâtiment
Le guichet et le conseil partagent une porte et presque rien d'autre. L'un est gouverné par la longueur de la file et doit être couvert minute par minute. L'autre est gouverné par un agenda rempli des jours à l'avance, où un créneau vide est un entretien de crédit perdu et non une file.
Les planifier comme un vivier unique, voilà pourquoi un conseiller se retrouve au guichet à neuf heures et demie pendant que le client attendu à dix heures patiente. Les tenir séparés, sur un seul écran, avec un plancher sous chacun, c'est là toute la différence.
L'heure où les portes s'ouvrent
Une ouverture réclame un duo précis de personnes et non deux au hasard. Un planning qui sait qui porte les clés et qui porte les habilitations évite le matin où tous les présents sont qualifiés pour tout sauf pour déverrouiller la porte.
Des contraintes qui ne sont pas des préférences
La manipulation d'espèces impose des exigences qu'un planning respecte ou enfreint en silence : double contrôle au coffre, seconde signature au-dessus d'un seuil, période de congé ininterrompue chaque année pour que rien de dissimulé ne se maintienne. Aucune n'est affaire de goût et toutes sont vérifiées.
Tenues dans le planning, ce sont des contraintes ordinaires et la semaine se trace autour d'elles. Tenues dans la mémoire d'un responsable, elles ressortent dix-huit mois plus tard sous forme de constat, découvert dans les mêmes enregistrements qui auraient pu l'éviter.
Répondre pour une date
La question n'est jamais ce que dit le planning aujourd'hui. C'est ce qu'il disait le quatorze mars, qui a pointé en face et qui l'a modifié ensuite. C'est un problème de conservation, et il ne se résout qu'avant que quelqu'un ne pose la question.
C'est dans la région que se joue l'argent
Une agence seule ne peut pas corriger son propre effectif. Une région le peut. La file sur un site et l'après-midi creux sur un autre sont le même problème, et les deux sont payés tant que personne ne les regarde ensemble.
Un tableau partagé en donne un aperçu le matin même, et c'est le seul matin où l'on peut y faire quelque chose. Un conseiller couvre une agence pour la journée, une journée de formation obligatoire se planifie au lieu d'être absorbée, et une trame qui marche sur un site se copie plutôt que de se réinventer. L'ensemble des fonctions Shifton réunit le planning, la présence, les alertes et les rapports dans un seul compte.
Des gens qui ne sont pas à leur propre bureau
Les gens de l'agence sont à un guichet, dans un bureau d'entretien ou en route vers un autre site. Le planning qui compte pour eux est celui du téléphone, et la modification qui compte est celle qui leur parvient avant qu'ils ne partent.
Les échanges, les demandes de congés et les postes non couverts appartiennent au même endroit que le planning lui-même. Ce qui était une feuille imprimée, un appel et une dispute sur la version en vigueur devient un enregistrement unique que tout le monde lit.
Ce que cela ne fait pas
Ce n'est pas une plateforme bancaire centrale et cela ne touche jamais un dossier client. Cela tient les personnes, les heures, les habilitations et le coût. Les établissements commencent en général à s'y intéresser quand le réseau dépasse environ quatre sites, ou quand un contrôle pose une question à laquelle le tableur ne sait pas répondre.
Pour commencer
Les dix premières personnes sont gratuites et le restent, avec le planning, le pointage de base, l'application sur le téléphone et les rapports. Au-delà, les modules sont facturés 0,50 dollar par salarié et par mois, chacun avec un essai allant jusqu'à 60 jours, ce qui suffit à faire passer un trimestre entier de fins de mois dans le suivi des coûts avant de décider quoi que ce soit.
Le centre d'appels et le guichet sont un même effectif
La plupart des établissements planifient les deux séparément, puis s'étonnent qu'un conseiller soit inoccupé à onze heures pendant que la file téléphonique atteint neuf minutes. C'est souvent la même demande qui entre par une autre porte, et les gens qui pourraient y répondre portent exactement les mêmes habilitations.
Mettre les deux sur un même tableau ne fusionne pas les équipes et ne change pas qui rend compte à qui. Cela rend le recouvrement visible : l'heure où l'agence est calme et la ligne ne l'est pas, l'après-midi où quelqu'un de formé pourrait prendre des appels depuis un bureau au lieu d'attendre une visite que la météo a déjà annulée.
Les jours qui reviennent tous les mois
Les dates de versement des prestations et des retraites, les deux derniers jours ouvrés, le premier lundi après un jour férié. Aucun n'arrive par surprise, et chacun mérite une trame enregistrée plutôt qu'une nouvelle discussion sur la couverture qui aboutit à la conclusion du mois précédent.
Foire aux questions
Que couvre un logiciel de gestion du personnel pour une banque ?
Il trace la semaine de l'agence sur les horaires d'ouverture et la fréquentation, tient les règles de binôme et d'habilitation qu'exige la manipulation d'espèces, enregistre la présence face au prévisionnel et conserve chaque modification. Le personnel lit le planning et organise les échanges depuis son téléphone.
Peut-on planifier toute une région et pas une seule agence ?
Oui. Chaque agence de la région tient sur un même tableau, donc une file sur un site et un conseiller inoccupé sur un autre se voient le même matin. Les personnes formées circulent entre les agences, et une semaine qui marche sur un site se copie vers un autre de même taille.
Les enregistrements tiennent-ils devant un contrôleur ?
Chaque version du planning est conservée à côté de la présence enregistrée en face, donc qui était prévu, qui a réellement travaillé et ce qui a été modifié se répond pour n'importe quelle date passée. Le congé continu et les niveaux d'habilitation sont portés par la personne et non par un tableur.
Comment une agence couvre-t-elle une absence annoncée au dernier moment ?
Le poste vide n'est proposé qu'aux personnes habilitées à ce guichet, celui qui accepte est confirmé par le responsable, et l'agence voit le planning corrigé avant l'ouverture des portes. Rien ne dépend d'une chaîne d'appels.
Existe-t-il une offre gratuite pour un petit établissement ?
Les dix premières personnes ne coûtent rien et il n'y a pas de limite de durée, ce qui couvre une agence unique, une caisse de crédit mutuel ou une petite mutuelle. Au-delà, les modules sont facturés 0,50 dollar par salarié et par mois et chacun porte un essai allant jusqu'à 60 jours.
Planifiez la semaine de l'agence autour de la file
Dix personnes sans frais et sans limite de durée, une couverture calée sur la fréquentation, le double contrôle prévu et chaque modification conservée.