Schemaläggning för bankpersonal på kontoren
Lägg kontorets bemanning på de timmar då det faktiskt är tryck, behåll reglerna om par och behörigheter som kontanthantering kräver, och svara för vilket passerat datum som helst direkt ur noteringen.
Bemanning som följer kundflödet, inte klockan
Ett kontor fylls i vågor. Halvtimmen efter öppning, lunchtimmen, dagen då pensionerna kommer in, månadens två sista arbetsdagar. Däremellan är det tyst vid kassan och rådgivarna sitter i möten. Fem likadana dagar betalar fullt pris för lugnet och saknar folk när kön kommer.
Regler som kom från tillsynen
Två personer vid öppning, två vid valvet, en andra signatur över en gräns och en sammanhängande ledighet varje år, så att inget dolt kan hållas vid liv. Det är villkor i tillståndet, och ett schema som bryter mot dem slutar i en tillsynsanmärkning, inte i en liten olägenhet.
En region, inte en lista över kontor
Ett kontor har kö ut genom dörren medan ett annat tjugo minuter bort har en rådgivare ledig hela eftermiddagen. Utan gemensam vy får regionen veta om båda i månadsrapporten, och då är både kön och den tomma timmen redan betalda.
En frånvaro en morgon som inte får bli otäckt
Ett kontor öppnar inte med en enda nyckelhavare och sätter ingen vid kassan som saknar behörighet för den. När telefonen ringer halv åtta är frågan inte vem som är ledig, utan vem som är ledig och behörig.
Börja med gratisplanen
Ingen tidsbegränsning. Få full tillgång till kärnfunktioner och uppgradera när du är redo.
Läs hela guiden till personalplanering för banker
En kontorsdag är inte platt
Kundflödet kommer i vågor som är nästan helt förutsägbara och nästan aldrig inräknade. Halvtimmen efter öppning, lunchtimmen, dagen då bidrag och pensioner kommer in, månadens sista arbetsdagar, veckan före en helgdag. Mellan vågorna är det tyst vid kassan och kalendern är full av möten som kunde ha legat någon annanstans.
Kontoren fortsätter rita den platta veckan för att alternativet för hand tar längre tid än någon har en fredagseftermiddag. Bemanning per halvtimme, två skilda roller och en regel om vem som får stå ensam vid en kassa är besvarbara frågor, bara inte i ett kalkylblad.
Två scheman i samma hus
Kassan och rådgivningssidan delar dörr och nästan ingenting annat. Den ena styrs av köns längd och måste täckas minut för minut. Den andra styrs av en kalender bokad dagar i förväg, där en tom tid inte är en kö utan ett förlorat lånesamtal.
Att planera dem som en enda pool är skälet till att en rådgivare hamnar i kassan halv tio medan kunden som är bokad till tio väntar. Att hålla dem åtskilda, på samma skärm, med ett golv under vardera, är hela skillnaden.
Timmen då dörrarna öppnas
Öppningen kräver ett bestämt par personer, inte vilka två som helst. Ett schema som vet vem som har nycklar och vem som har behörigheter sparar in morgonen där alla närvarande är kvalificerade för allt utom att låsa upp dörren.
Villkor som inte är smaksak
Kontanthantering bär krav som ett schema antingen respekterar eller tyst bryter mot: dubbel kontroll vid valvet, en andra signatur över en gräns, en period av obruten ledighet varje år så att inget dolt kan hållas vid liv. Inget av det är en smaksak och allt kontrolleras.
Hållna inne i schemat är de vanliga villkor och veckan ritas runt dem. Hållna i en chefs minne dyker de upp arton månader senare som en anmärkning, upptäckt ur samma noteringar som kunde ha förhindrat den.
Att svara för ett datum
Frågan är aldrig vad schemat säger i dag. Den är vad det sade den fjortonde mars, vem som stämplade mot det och vem som ändrade det efteråt. Det är en lagringsfråga och den går bara att lösa innan någon frågar.
Pengarna ligger på regionnivå
Ett ensamt kontor lagar inte sin egen bemanning. En region gör det. Kön på ett ställe och den lediga eftermiddagen på ett annat är samma problem, och båda betalas så länge ingen ser dem tillsammans.
En gemensam tavla visar det den morgon det händer, och det är den enda morgon då något kan göras. En rådgivare täcker ett kontor en dag, den obligatoriska utbildningsdagen planeras i stället för att sugas upp, och ett mönster som fungerar någonstans kopieras i stället för att uppfinnas igen. Shiftons funktionsuppsättning samlar schema, närvaro, aviseringar och rapporter i ett konto.
Personal som inte sitter vid sitt eget skrivbord
Kontorets folk står vid en kassa, sitter i ett samtalsrum eller är på väg till en annan plats. Schemat som betyder något för dem är det i telefonen, och ändringen som betyder något är den som når dem innan de ger sig av.
Byten, ledighetsansökningar och otäckta pass hör hemma på samma ställe som schemat självt. Det som var ett utskrivet papper, ett telefonsamtal och ett gräl om vilken version som gäller blir en enda notering som alla läser.
Vad detta inte gör
Det här är ingen kärnbankplattform och den rör aldrig en kunduppgift. Den håller personer, timmar, behörigheter och kostnad. Institutioner börjar titta när nätet passerar ungefär fyra platser eller när en revision ställer en fråga som kalkylbladet inte svarar på.
Hur man börjar
De första tio personerna är gratis och förblir gratis, med schema, grundläggande stämpling, telefonappen och rapporter. Därutöver kostar modulerna 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med en provperiod på upp till 60 dagar, vilket räcker för att ett helt kvartal av månadsbokslut ska hinna gå genom kostnadsrapporteringen innan något bestäms.
Kundtjänsten och kassan är en och samma personal
De flesta institutioner planerar de två var för sig och undrar sedan varför en rådgivare sitter sysslolös klockan elva medan telefonkön är uppe i nio minuter. Ofta är det samma efterfrågan som kommer in genom en annan dörr, och de som kunde ta hand om den har exakt samma behörigheter.
Att lägga båda på en tavla slår inte ihop teamen och ändrar inte vem som rapporterar till vem. Det gör överlappet synligt: timmen då det är tyst på kontoret men inte på linjen, och eftermiddagen då någon utbildad kunde ta samtal från ett skrivbord i stället för att vänta på en besökare som vädret redan har ställt in.
Dagarna som återkommer varje månad
Datumen för bidrag och pensioner, de två sista arbetsdagarna, första måndagen efter en helgdag. Inget av det kommer som en överraskning och vart och ett förtjänar ett sparat mönster i stället för ännu ett samtal om bemanning som landar i samma slutsats som förra månaden.
Vanliga frågor
Vad täcker schemaläggning för bankpersonal?
Den lägger kontorets vecka efter öppettider och kundflöde, håller reglerna om par och behörigheter som kontanthantering kräver, registrerar närvaro mot planen och sparar varje ändring. Personalen läser schemat och gör upp byten från telefonen.
Kan den planera en hel region och inte bara ett kontor?
Ja. Regionens alla kontor sitter på en tavla, så en kö på ett ställe och en ledig rådgivare på ett annat syns samma morgon. Utbildade personer rör sig mellan kontoren, och en vecka som fungerar på ett ställe kopieras till ett annat av samma storlek.
Håller noteringarna inför en revisor?
Varje version av schemat sparas bredvid den närvaro som stämplats mot den, så för vilket passerat datum som helst går det att säga vem som var planerad, vem som faktiskt arbetade och vad som ändrades. Sammanhängande ledighet och behörighetsnivåer förs vid personen, inte i ett kalkylblad.
Hur täcker kontoret en frånvaro som kommer sent?
Det tomma passet erbjuds bara personer med behörighet för den platsen, den som tar det bekräftas av chefen, och kontoret ser det rättade schemat innan dörrarna öppnas. Ingenting hänger på en kedja av telefonsamtal.
Finns det en gratisnivå för en liten institution?
De första tio personerna kostar ingenting och det finns ingen tidsgräns, vilket räcker för ett kontor, en sparkassa eller ett litet ömsesidigt bolag. Därutöver kostar modulerna 0,50 dollar per anställd och månad och var och en har en provperiod på upp till 60 dagar.
Planera kontorets vecka efter kön
Tio personer utan kostnad och utan tidsgräns, bemanning lagd efter kundflödet, dubbel kontroll inplanerad och varje ändring sparad i noteringen.