Oprogramowanie do zarządzania personelem banku

Oddział działa według zegara na drzwiach i kolejki, która czeka przed nimi. Drzwi otwierają się przed rzędem, który już czekał, okienko zapełnia się w porze lunchu, a koniec miesiąca i dni wypłat wystrzeliwują natężenie ruchu w górę, podczas gdy spokojny poranek ledwie zajmuje połowę stanowisk. Obsada musi nadążać za tym rytmem, a nie za sztywnym od dziewiątej do piątej, a gdy grafik układa się w arkuszu kalkulacyjnym, każde z tych wahań trzeba uzgodnić ręcznie. Luki ujawniają się dopiero wtedy, gdy zmiana otwiera się o jedną osobę za krótko, a kolejka sięga aż do drzwi.

Większość narzędzi do planowania powstała dla biur, gdzie popyt jest płaski i wszyscy pracują te same godziny. Bankowość detaliczna tak nie działa. Natężenie ruchu skacze i opada w ciągu dnia, personel pełni różne role i ma różne uprawnienia, które decydują o tym, jaką pracę może wykonać, a bank musi umieć wykazać, kto i kiedy pracował, jeśli kontrola o to poprosi. Narzędzie, które ignoruje tę rzeczywistość, zostaje obejściem w miesiąc, a obejściem jest zwykle arkusz kalkulacyjny i czat grupowy.

Co musi udźwignąć oprogramowanie do zarządzania personelem banku

Gdy odłożyć listy funkcji na bok, zadanie sprowadza się do kilku rzeczy. Pozwolić kierownikowi oddziału szybko ułożyć tydzień zmian, obejmując kasjerów, doradców i zaplecze naraz. Pokazać koszt pracy wobec oddziału, zanim godziny zostaną zablokowane. Zachować czysty zapis, kto był zaplanowany i kto faktycznie pracował, tak by audyt był raportem, a nie wyścigiem. Dotrzeć do zespołu rozproszonego po oddziałach i okienkach. I wytrzymać, gdy plan się załamie, bo zwolnienie chorobowe godzinę przed otwarciem i tak trzeba obsadzić. Oprogramowanie do grafików w banku, które pokonuje te poprzeczki, wygrywa z takim o dłuższej liście funkcji, które rozwiązują problemy, jakich sieć oddziałów nie ma.

Planowanie kasjerów i doradców według rzeczywistego ruchu

Oddział to nie jeden zespół na jednym wzorcu. Kasjerzy, doradcy klienta indywidualnego, pracownicy kredytów i hipotek oraz zaplecze pracują w różnym rytmie i mają różne uprawnienia. Dobre oprogramowanie do planowania personelu banku traktuje każdą grupę jako odrębną, a jednocześnie utrzymuje cały oddział w jednym widoku. Obsadę układa się wobec rzeczywistych godzin otwarcia i natężenia ruchu, a nie na sztywnej siatce tygodniowej, dzięki czemu szczyt w porze lunchu i wzmożenie w dzień wypłaty dostają potrzebny personel, a spokojne odcinki nie są przeobsadzone. Minimalną liczbę osób na rolę można zablokować na każdej zmianie, tak by okienko nigdy nie otwierało się z brakami, a doradca był zawsze dostępny, gdy ktoś wchodzi na dłuższą rozmowę. Planowanie oddziału oparte na popycie to punkt, w którym jednocześnie wygrywa się lub przegrywa koszt pracy i poziom obsługi.

Kontrola kosztów pracy i rejestracja czasu

Wynagrodzenia to jedyny koszt, który oddział może przesuwać z dnia na dzień, i ten, który się ukrywa. Gdy planowanie żyje w arkuszu kalkulacyjnym, przekroczenia pozostają niewidoczne do chwili naliczenia płac: zmiana, która przeciągnęła się długo po zamknięciu, wsparcie wezwane na popołudnie, które okazało się spokojne, próg nadgodzin przekroczony bez niczyjej uwagi. System do planowania w banku uwidacznia ten wydatek, póki jest jeszcze czas, by zareagować. Prognozowany koszt pracy pojawia się w miarę układania grafiku, alert włącza się, zanim zmiana przechyli się w płacę z dodatkiem, a wbudowana rejestracja czasu zapisuje rzeczywiste wejście wobec zaplanowanej zmiany, dzięki czemu zaplanowane godziny można zestawić z tym, czego oddział naprawdę potrzebował. W sieci oddziałów te oszczędności szybko się sumują, jeszcze zanim doliczy się czas zaoszczędzony na układaniu grafiku.

Prowadzenie zapisów gotowych do audytu

Instytucje finansowe dźwigają obowiązek sprawozdawczy, którego większość branż nie zna. Gdy kontrola lub audyt wewnętrzny pyta, kto był przy okienku danego dnia albo czy godziny i przerwy zarejestrowano poprawnie, odpowiedź musi być pod ręką w kilka minut, a nie odtwarzana z wydrukowanej kartki i pamięci kierownika. Zarządzanie personelem banku utrzymuje tę historię czystą z założenia. Zaplanowane zmiany, każda ich korekta, akceptacje i faktycznie przepracowane godziny leżą w jednym miejscu, tak że zapis, który się kontroluje, jest zapisem, który był prawdziwy. Dzięki temu przygotowanie do audytu zmienia się z wyścigu w raport, a znika ciche ryzyko tkwiące w grafiku, którego potem nikt nie potrafi odtworzyć.

Koordynacja sieci oddziałów

W chwili, gdy bank prowadzi drugi oddział, koordynacja przestaje być grafikiem i staje się problemem logistycznym. Jeden oddział jest zalany ruchliwym porankiem, gdy inny stoi spokojnie, wykwalifikowany doradca bezczynnie siedzi w placówce w regionie, a centrala nie ma jak tego dostrzec, dopóki nie napłyną raporty. Zarządzanie personelem dla banków umieszcza każdy oddział na jednym panelu. Nierównowaga widać w czasie rzeczywistym, dzielonego pracownika przenosi się jednym dotknięciem, a sprawdzony szablon tygodniowy wdraża się w nowym oddziale zamiast zaczynać od pustej siatki. To, co kiedyś pochłaniało cały poranek kierownika regionu na telefony, staje się krótkim przeglądem, a każdy oddział pozostaje na spójnym, powtarzalnym wzorcu.

Docieranie do zespołu po okienkach i oddziałach

Personel banku jest przy okienku, w sali spotkań albo w drodze między oddziałami, a nie przy wspólnej skrzynce mailowej. Wydrukowany grafik przy drzwiach dla personelu tracił aktualność w chwili, gdy go przypięto. Podejście mobilne w pierwszej kolejności dociera do ludzi tam, gdzie są. Grafiki publikują się wprost na telefony, zamiany i wolne zmiany obsługuje się w aplikacji z akceptacją przełożonego jednym dotknięciem, a dostępność i wnioski urlopowe zbiera się przed ułożeniem grafiku, zamiast gonić za nimi później. Pełny zestaw funkcji obejmuje zamiany zmian, rejestrację czasu, powiadomienia i raporty, tak że zmiana dociera do właściwych osób od razu, a nie przez rundę telefonów między oddziałami.

Wybór właściwego narzędzia dla twojej sieci oddziałów

Przetestuj każdą platformę tak, jak zespół naprawdę będzie z niej korzystał. Otwórz ją na prostym telefonie, bo taki nosi większość personelu. Ułóż pełny tydzień obejmujący kasjerów, doradców i zaplecze i zmierz, ile to zajmuje. Zmień jedną zmianę i sprawdź, jak szybko dociera powiadomienie. Wyciągnij historię minionego tygodnia i zobacz, czy wytrzymuje jako zapis audytowy. Narzędzie, które przetrwa te testy, to takie, które będzie w użyciu za rok. Poniżej dziesięciu pracowników darmowy plan Shifton wykonuje całą pracę bez ograniczenia czasowego, a w miarę jak bank rośnie w oddziałach, plany płatne dodają widok wielu placówek, głębsze raporty kosztów i zaawansowane kontrole. Tak czy inaczej cel pozostaje ten sam: grafik odzwierciedlający rzeczywisty ruch, linia kosztów pracy trzymająca się tam, gdzie ją zaplanowano, zapisy wytrzymujące kontrolę i zespół, który zawsze wie, kiedy pracuje. To różnica między zarządzaniem zmianami banku a gaszeniem pożarów, i tu właśnie właściwe oprogramowanie do zarządzania personelem banku zarabia na swoje miejsce.