Phần mềm xếp lịch triển lãm cho đội ngũ trung tâm triển lãm

Một trung tâm triển lãm không có lực lượng lao động ổn định. Nó có một chuỗi đỉnh nhân sự ngắn và dồn dập, xen giữa là những tuần yên ắng, và mỗi đỉnh gồm ba phần: tổ dựng gian hàng đến trước ngày mở cửa nhiều hôm, nhân sự ngày triển lãm trực các sảnh trong lúc sự kiện diễn ra, và tổ tháo dỡ dọn sạch mặt sàn sau khi vị khách cuối cùng rời đi. Phần mềm xếp lịch triển lãm tồn tại để giữ cả ba trong một kế hoạch duy nhất thay vì ba bảng tính, một bản in và một nhóm trò chuyện.

Cái khó không nằm ở quy mô đội ngũ mà ở tốc độ thay đổi. Một địa điểm có thể đi từ hai mươi người tại chỗ lên hai trăm rồi quay lại trong vòng mười ngày, vài lần mỗi quý, với hỗn hợp nhân sự cơ hữu, lao động thời vụ và người thuê ngoài có thể không bao giờ làm hai sự kiện liên tiếp.

Phần mềm xếp lịch triển lãm thực sự bao gồm những gì

Cụm từ này được dùng khá rộng, nên cần nói chính xác loại hệ thống này làm gì. Nó lên kế hoạch ai trực, ở sảnh nào, trong những giờ nào, qua từng giai đoạn của một sự kiện. Nó đăng những ca chưa giao cho ai, thu thập khả năng làm việc từ nhóm lao động thời vụ, ghi lại thời điểm mọi người thực sự bắt đầu và kết thúc, rồi báo cáo giờ công theo sự kiện và theo từng người. Toàn bộ công việc chỉ có vậy, và ở phần lớn địa điểm, đây lại là phần vẫn chạy thủ công rất lâu sau khi mảng thương mại đã được hiện đại hóa.

Thứ nó không làm là bán diện tích sàn hay quản lý đơn vị trưng bày. Đó là một nhóm sản phẩm riêng, và cũng là nhóm mà đa số người tìm kiếm gặp đầu tiên. Tách bạch hai thứ này khiến quyết định mua dễ hơn nhiều, vì một địa điểm gần như luôn cần cả hai và không sản phẩm nào làm tốt việc của sản phẩm kia.

Dựng gian hàng, ngày triển lãm và tháo dỡ là ba bảng ca khác nhau

Coi một sự kiện như một khối nhân sự duy nhất chính là điều khiến bảng ca của địa điểm chệch hướng. Dựng gian hàng là một tổ nhỏ, tay nghề cao, làm những ngày dài và thường bắt đầu trước khi có ai khác trong tòa nhà. Ngày triển lãm cần quân số lớn nhất, trải khắp các sảnh, cửa vào, gian hàng và khu hậu cần, với việc thay ca nghỉ không thể phó mặc cho may rủi. Tháo dỡ bị nén chặt nhất trong ba khâu và thường tốn kém nhất, vì nó chạy xuyên đêm trước một hạn chót cứng do kỳ thuê kế tiếp đặt ra.

Lên kế hoạch cho chúng thành các bộ ca riêng trên cùng một bảng giúp mỗi giai đoạn trung thực với nhu cầu của nó. Cách đó cũng làm phần chồng lấn hiện rõ: thời điểm nhân sự dựng gian hàng còn tại chỗ mà nhân sự ngày triển lãm đã đến chính là chỗ các địa điểm hoặc bố trí gấp đôi hoặc bỏ trống. Các khung nhìn xếp lịch ca làm việc của chúng tôi được dựng quanh cách đọc song song như vậy.

Biên độ quân số giữa các sự kiện

Rất ít ngành dịch chuyển quân số mạnh như ngành này. Một tuần yên ắng và một tuần triển lãm có thể chênh nhau cả một bậc độ lớn, và bảng ca phải thể hiện được cả hai mà không trở nên khó đọc. Nghĩa là người lập kế hoạch cần thấy toàn đội cùng lúc trong cao điểm, rồi thu hẹp về vài người làm một ngày thứ Ba vắng vẻ, mà không phải duy trì hai hệ thống tách biệt.

Điều đó cũng có nghĩa bảng ca phải dựng nhanh. Nếu thiết lập một sự kiện lớn mất nhiều ngày làm thủ công thì kế hoạch luôn trễ, và kế hoạch trễ chính là thứ buộc phải đặt lao động thuê ngoài phút chót với giá cao. Phần mềm xếp bảng ca cho trung tâm triển lãm chứng minh giá trị chủ yếu bằng cách rút ngắn khoảng thời gian giữa lúc chốt sự kiện cần gì và lúc báo cho mọi người biết khi nào có mặt.

Lao động thời vụ và thuê ngoài chỉ làm vài ngày

Một phần lớn bảng ca của trung tâm triển lãm là những người làm ba ngày trong quý này và có thể không ngày nào trong quý sau. Họ sẽ không học một hệ thống phức tạp, không ngồi tại bàn làm việc, và sẽ không đi hỏi văn phòng để biết giờ ca của mình. Bất cứ thứ gì địa điểm dùng cũng phải chạy được trên điện thoại, ngay lần đầu, mà không cần đào tạo.

Trên thực tế, điều đó nghĩa là ca đã công bố đến dưới dạng thông báo chứ không phải một tin nhắn ai đó phải đi tìm, khả năng làm việc do chính người lao động gửi lên thay vì để điều phối viên đi thu, và ca trống có thể được nhận thay vì phân bổ qua từng cuộc gọi. Một địa điểm công bố bảng ca sự kiện và để nhóm lao động thời vụ tự lấp chỗ trống đã bỏ được phần lớn công việc điều phối từng dồn lên một người.

Một địa điểm, nhiều sảnh, một bảng ca

Các trung tâm lớn thường xuyên chạy hơn một sự kiện cùng lúc, và các sảnh có nhu cầu khác nhau trong cùng một ngày: một sảnh đang dựng gian hàng, một sảnh mở cho khách tham quan, một sảnh đang được dọn. Nếu bảng ca không tách được chúng, các con số tổng mất ý nghĩa và không ai nói được sự kiện nào thực sự thiếu người.

Gắn thẻ ca theo sảnh hoặc dự án giải quyết việc này theo cả hai chiều. Việc xếp diễn ra theo từng sảnh, việc rà soát diễn ra trên toàn địa điểm, còn giờ công về sau báo cáo theo từng sự kiện, và đó là thứ biến bố trí nhân sự thành một con số mà đội kinh doanh dùng được. Những địa điểm chạy thêm hội nghị và dịch vụ ăn uống bên cạnh triển lãm gặp đúng cấu trúc đó trên nhiều loại phòng hơn, và trang xếp lịch nhân sự sự kiện của chúng tôi nói kỹ hơn về mảng này.

Tính đúng giờ công khi người ta được trả theo ngày

Lao động thời vụ và thuê ngoài thường được trả theo giờ hoặc theo ngày, và sai sót bị mọi bên phát hiện ngay lập tức. Người bị trả thiếu cho một đêm tháo dỡ sẽ không nghe máy ở kỳ triển lãm sau, còn hóa đơn của bên cung ứng lao động không khớp với sổ sách của địa điểm sẽ mất hàng giờ để tranh luận.

Đây là lúc chấm công thôi là một chi tiết hành chính. Giờ bắt đầu và kết thúc được ghi nhận đối chiếu với ca đã xếp cho ra một con số duy nhất mà cả hai bên cùng dựa vào, giờ nghỉ được ghi lại thay vì phỏng đoán, và việc đến muộn hiện trong báo cáo thay vì trong trí nhớ của ai đó. Giờ công sau đó được tách theo mức lương và xuất sang bảng lương, nên theo dõi thời gian tại trung tâm triển lãm trở thành việc đọc một báo cáo chứ không phải dựng lại cả tuần. Báo cáo giờ làm việc, đi muộn và mức lương đều lấy từ cùng một bản ghi gốc.

Xếp lịch nhân sự dừng ở đâu và nền tảng sự kiện bắt đầu từ đâu

Ranh giới này đáng nói thẳng, vì nó tiết kiệm rất nhiều công đánh giá vô ích. Phần mềm tổ chức hội chợ triển lãm, hệ thống quản lý trung tâm hội nghị và nền tảng bán vé nắm đơn vị trưng bày, việc phân bổ gian hàng, sơ đồ mặt bằng và đăng ký khách tham quan. Shifton không nắm bất kỳ thứ nào trong số đó. Nó nắm phần nhân sự: bảng ca và mẫu, ca trống, khả năng làm việc và đơn xin nghỉ, chấm công, giờ công và giờ tăng ca, giờ nghỉ, giao việc, báo cáo giờ và xuất dữ liệu, cùng tích hợp với Usedesk, Zapier, Intercom và QuickBooks.

Những địa điểm đặt một hệ thống xếp lịch trung tâm triển lãm cạnh một nền tảng sự kiện đầy đủ thường đang so sánh hai thứ mà rốt cuộc họ sẽ sở hữu riêng rẽ. Câu hỏi không phải bên nào thắng, mà là trong hai bên, bên nào đang tốn nhiều công thủ công hơn ở thời điểm này, và với đa số trung tâm thì đó là bảng ca.

Chọn hệ thống xếp lịch cho trung tâm triển lãm

Hãy thử bất kỳ nền tảng nào bằng tuần bận nhất của bạn chứ không phải tuần rảnh. Dựng trọn một sự kiện, gồm cả đợt tháo dỡ xuyên đêm, rồi xem mất bao lâu và các con số tổng đọc ra sao. Sau đó rút hai người khỏi bảng ca ngày triển lãm và theo dõi chỗ trống được đăng lại rồi lấp đầy nhanh đến mức nào, vì đó mới là tình huống thực sự tốn tiền. Hãy mở nó trên chiếc điện thoại cũ nhất bạn tìm được, vì đó là thiết bị mà một lao động thời vụ sẽ dùng.

Shifton miễn phí cho tối đa 10 thành viên và không giới hạn thời gian, phù hợp với một tổ cơ hữu nhỏ của địa điểm, còn các gói trả phí tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng khi nhóm lao động thời vụ quanh đó lớn dần. Nếu việc bố trí nhân sự sự kiện của bạn hiện đang nằm trong một bảng tính do một điều phối viên giữ và một chiếc điện thoại reo suốt cuối tuần, thứ đầu tiên đáng sửa là tốc độ một thay đổi trong bảng ca đến được mặt sàn.