Λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για τράπεζες και καταστήματα

Ένα κατάστημα λειτουργεί με βάση το ρολόι στην πόρτα και την ουρά μπροστά της. Οι πόρτες ανοίγουν σε μια σειρά που ήδη περίμενε, το ταμείο γεμίζει μέσα από το μεσημέρι, και το τέλος του μήνα με την ημέρα πληρωμής εκτοξεύουν την επισκεψιμότητα, ενώ ένα ήσυχο πρωινό μετά βίας χρειάζεται τη μισή στελέχωση. Η κάλυψη πρέπει να ακολουθεί αυτόν τον ρυθμό, όχι ένα άκαμπτο εννιά με πέντε, και όταν το πρόγραμμα χτίζεται σε λογιστικό φύλλο, κάθε μία από αυτές τις διακυμάνσεις πρέπει να συμφιλιωθεί με το χέρι. Τα κενά φαίνονται μόνο όταν μια βάρδια ανοίγει με έναν άνθρωπο λιγότερο και η ουρά φτάνει ως την πόρτα.

Τα περισσότερα εργαλεία προγραμματισμού φτιάχτηκαν για γραφεία, όπου η ζήτηση είναι σταθερή και όλοι δουλεύουν τις ίδιες ώρες. Η λιανική τραπεζική δεν λειτουργεί έτσι. Η επισκεψιμότητα ανεβοκατεβαίνει μέσα στην ημέρα, το προσωπικό κατέχει διαφορετικούς ρόλους και εξουσιοδοτήσεις που ορίζουν ποια δουλειά μπορεί να κάνει, και μια τράπεζα πρέπει να μπορεί να αποδείξει ποιος εργάστηκε και πότε όταν το ζητήσει ένας έλεγχος. Ένα εργαλείο που αγνοεί αυτές τις πραγματικότητες παρακάμπτεται μέσα σε έναν μήνα, και η παράκαμψη είναι συνήθως ένα λογιστικό φύλλο και μια ομαδική συνομιλία.

Τι πρέπει να καλύπτει το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για τράπεζες

Αν αφαιρέσετε τους καταλόγους λειτουργιών, η δουλειά καταλήγει σε λίγα πράγματα. Να επιτρέπει σε έναν διευθυντή καταστήματος να χτίζει γρήγορα μια εβδομάδα βαρδιών, για ταμίες, συμβούλους και ρόλους back office ταυτόχρονα. Να δείχνει το κόστος εργασίας έναντι του καταστήματος πριν κλειδωθούν οι ώρες. Να κρατά καθαρό αρχείο για το ποιος προγραμματίστηκε και ποιος πραγματικά εργάστηκε, ώστε ένας έλεγχος να είναι μια αναφορά αντί για αγώνας δρόμου. Να φτάνει σε ένα προσωπικό διάσπαρτο σε καταστήματα και ταμεία. Και να αντέχει όταν το σχέδιο σπάει, γιατί μια αναρρωτική άδεια μία ώρα πριν το άνοιγμα πρέπει και πάλι να καλυφθεί. Το τραπεζικό λογισμικό που περνά αυτούς τους πήχεις υπερτερεί έναντι ενός με μακρύτερο κατάλογο λειτουργιών που λύνει προβλήματα τα οποία ένα δίκτυο καταστημάτων δεν έχει.

Προγραμματισμός ταμιών και συμβούλων με βάση την πραγματική επισκεψιμότητα

Ένα κατάστημα δεν είναι μία ομάδα με ένα μοτίβο. Οι ταμίες, οι προσωπικοί σύμβουλοι, το προσωπικό δανείων και στεγαστικής χρηματοδότησης και το back office δουλεύουν σε διαφορετικούς ρυθμούς και κατέχουν διαφορετικές εξουσιοδοτήσεις. Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για τράπεζες αντιμετωπίζει κάθε ομάδα ως ξεχωριστή, κρατώντας παράλληλα όλο το κατάστημα σε μία εικόνα. Η κάλυψη χτίζεται έναντι πραγματικού ωραρίου και επισκεψιμότητας αντί για ένα άκαμπτο εβδομαδιαίο πλέγμα, ώστε η αιχμή του μεσημεριού και ο συνωστισμός της ημέρας πληρωμής να παίρνουν το προσωπικό που χρειάζονται, ενώ οι ήσυχες περίοδοι δεν υπερστελεχώνονται. Ένας ελάχιστος αριθμός ανά ρόλο μπορεί να κλειδωθεί σε κάθε βάρδια, ώστε το ταμείο να μην ανοίγει ποτέ υποστελεχωμένο και να υπάρχει πάντα διαθέσιμος σύμβουλος όταν κάποιος μπαίνει για μια μεγαλύτερη συζήτηση. Ο προγραμματισμός προσωπικού καταστήματος με βάση τη ζήτηση είναι το σημείο όπου κερδίζονται ή χάνονται τόσο το κόστος εργασίας όσο και το επίπεδο εξυπηρέτησης.

Έλεγχος κόστους εργασίας και καταγραφή χρόνου

Η μισθοδοσία είναι το μόνο κόστος που ένα κατάστημα μπορεί να μετακινήσει μέρα με τη μέρα, και αυτό που κρύβεται. Όταν ο προγραμματισμός ζει σε λογιστικό φύλλο, οι υπερβάσεις μένουν αόρατες μέχρι να φτάσει ο μισθολογικός λογαριασμός: μια βάρδια που τράβηξε πολύ μετά το κλείσιμο, επιπλέον κάλυψη που κλήθηκε για ένα απόγευμα που έμεινε ήσυχο, ένα όριο υπερωριών που ξεπεράστηκε χωρίς να το προσέχει κανείς. Ένα σύστημα προγραμματισμού για τράπεζες κάνει αυτή τη δαπάνη ορατή όσο υπάρχει ακόμη χρόνος να δράσετε. Το προβλεπόμενο κόστος εργασίας εμφανίζεται καθώς χτίζεται το πρόγραμμα, μια ειδοποίηση ενεργοποιείται πριν μια βάρδια γείρει σε αυξημένη αμοιβή, και η ενσωματωμένη καταγραφή χρόνου κρατά την πραγματική προσέλευση έναντι της προγραμματισμένης βάρδιας, ώστε οι προγραμματισμένες ώρες να μπορούν να ελεγχθούν έναντι αυτού που πραγματικά χρειάστηκε το κατάστημα. Σε ένα δίκτυο καταστημάτων αυτές οι εξοικονομήσεις αθροίζονται γρήγορα, πριν καν μετρηθεί ο χρόνος που εξοικονομείται στη σύνταξη του προγράμματος.

Τήρηση αρχείων έτοιμων για έλεγχο

Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα φέρουν ένα βάρος αναφορών που οι περισσότεροι κλάδοι δεν γνωρίζουν. Όταν ένας έλεγχος ή ένας εσωτερικός έλεγχος ρωτά ποιος ήταν στο ταμείο μια δεδομένη ημέρα, ή αν οι ώρες και τα διαλείμματα καταγράφηκαν σωστά, η απάντηση πρέπει να είναι εκεί μέσα σε λεπτά, όχι να ανασυντεθεί από ένα τυπωμένο φύλλο και τη μνήμη ενός διευθυντή. Η διαχείριση προσωπικού για τράπεζες κρατά αυτό το ιστορικό καθαρό εκ σχεδιασμού. Οι προγραμματισμένες βάρδιες, κάθε αλλαγή σε αυτές, οι εγκρίσεις και οι πραγματικά δεδουλευμένες ώρες κρατιούνται όλες σε ένα μέρος, ώστε το αρχείο που εξετάζεται να είναι το αρχείο που ήταν αληθινό. Έτσι η προετοιμασία για έλεγχο μετατρέπεται από αγώνας δρόμου σε αναφορά, και αίρεται ο σιωπηλός κίνδυνος που κρύβεται σε ένα πρόγραμμα που κανείς δεν μπορεί να ανασυνθέσει εκ των υστέρων.

Συντονισμός ενός δικτύου καταστημάτων

Τη στιγμή που μια τράπεζα λειτουργεί ένα δεύτερο κατάστημα, ο συντονισμός παύει να είναι πρόγραμμα και γίνεται πρόβλημα εφοδιαστικής. Ένα κατάστημα κατακλύζεται ένα φορτωμένο πρωινό ενώ ένα άλλο μένει ήσυχο, ένας καταρτισμένος σύμβουλος κάθεται αδρανής σε μια τοποθεσία της περιοχής, και τα κεντρικά δεν μπορούν να το δουν μέχρι να φτάσουν οι αναφορές. Η διαχείριση προσωπικού για τράπεζες βάζει κάθε κατάστημα σε έναν πίνακα. Η ανισορροπία φαίνεται σε πραγματικό χρόνο, ένα κοινό μέλος μπορεί να μετακινηθεί με ένα άγγιγμα, και ένα δοκιμασμένο εβδομαδιαίο πρότυπο μπορεί να εφαρμοστεί σε ένα νέο κατάστημα αντί να ξεκινήσετε από κενό πλέγμα. Αυτό που κάποτε έτρωγε όλο το πρωινό ενός περιφερειακού διευθυντή σε τηλεφωνήματα γίνεται μια σύντομη επισκόπηση, και κάθε κατάστημα παραμένει σε ένα συνεπές, επαναλήψιμο μοτίβο.

Προσέγγιση ενός εργατικού δυναμικού σε ταμεία και καταστήματα

Το προσωπικό της τράπεζας βρίσκεται στο ταμείο, σε μια αίθουσα συσκέψεων ή ανάμεσα σε καταστήματα, όχι μπροστά σε ένα κοινόχρηστο εισερχόμενο. Το τυπωμένο πρόγραμμα δίπλα στην πόρτα του προσωπικού είχε ήδη παλιώσει τη στιγμή που καρφιτσώθηκε. Μια προσέγγιση με προτεραιότητα στο κινητό φτάνει τους ανθρώπους εκεί όπου βρίσκονται. Τα προγράμματα δημοσιεύονται απευθείας στα κινητά, οι ανταλλαγές και οι ανοιχτές βάρδιες διεκπεραιώνονται στην εφαρμογή με έγκριση του προϊσταμένου με ένα άγγιγμα, και τα αιτήματα διαθεσιμότητας και αδειών συγκεντρώνονται πριν φτιαχτεί το πρόγραμμα αντί να κυνηγιούνται μετά. Το πλήρες σύνολο λειτουργιών καλύπτει ανταλλαγή βαρδιών, καταγραφή χρόνου, ειδοποιήσεις και αναφορές, ώστε μια αλλαγή να φτάνει στους σωστούς ανθρώπους ταυτόχρονα αντί για έναν γύρο τηλεφωνημάτων μεταξύ των καταστημάτων.

Επιλογή του σωστού εργαλείου για το δίκτυο καταστημάτων σας

Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα όπως θα τη χρησιμοποιεί πραγματικά η ομάδα. Ανοίξτε την σε ένα απλό κινητό, γιατί αυτό κρατούν οι περισσότεροι εργαζόμενοι. Χτίστε μια ολόκληρη εβδομάδα για ταμίες, συμβούλους και ρόλους back office και μετρήστε πόσο χρειάζεται. Αλλάξτε μια βάρδια και ελέγξτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση. Τραβήξτε το ιστορικό μιας περασμένης εβδομάδας και δείτε αν αντέχει ως αρχείο ελέγχου. Το εργαλείο που επιβιώνει από αυτές τις δοκιμές είναι εκείνο που θα χρησιμοποιείται ακόμη του χρόνου. Κάτω από δέκα εργαζομένους, το δωρεάν πλάνο του Shifton διεκπεραιώνει όλη τη δουλειά χωρίς χρονικό όριο, και καθώς μια τράπεζα μεγαλώνει σε καταστήματα, τα επί πληρωμή πλάνα προσθέτουν την εικόνα πολλαπλών τοποθεσιών, βαθύτερες αναφορές κόστους και προηγμένους ελέγχους. Έτσι ή αλλιώς, ο στόχος παραμένει σταθερός: ένα πρόγραμμα που αντανακλά την πραγματική επισκεψιμότητα, ένα κόστος εργασίας που προσγειώνεται εκεί όπου προγραμματίστηκε, αρχεία που αντέχουν σε έλεγχο και μια ομάδα που ξέρει πάντα πότε δουλεύει. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στη διαχείριση των βαρδιών μιας τράπεζας και στην κατάσβεση πυρκαγιών, και εκεί ακριβώς το σωστό λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για τράπεζες κερδίζει τη θέση του.