Banko darbuotojų valdymo programa filialų komandoms

Filialas dirba pagal laikrodį ant durų ir eilę prieš jas. Durys atsiveria į jau laukusią eilę, kasa prisipildo per pietus, o mėnesio pabaiga ir atlyginimų diena kelia srautą į padanges, tuo tarpu ramų rytą vos reikia pusės vietų. Dengimas turi sekti šį ritmą, o ne fiksuotą nuo devynių iki penkių, ir kai grafikas kuriamas skaičiuoklėje, kiekvienas iš tų svyravimų turi būti suderinamas ranka. Spragos išryškėja tik tada, kai pamaina atsidaro trūkstant vieno žmogaus, o eilė nusidriekia iki durų.

Dauguma planavimo įrankių sukurti biurams, kur poreikis tolygus ir visi dirba tomis pačiomis valandomis. Mažmeninė bankininkystė taip neveikia. Srautas kyla ir krinta per dieną, darbuotojai turi skirtingus vaidmenis ir įgaliojimus, lemiančius, kokį darbą jie gali atlikti, o bankas privalo parodyti, kas ir kada dirbo, kai to prašo patikra. Įrankis, ignoruojantis šią tikrovę, per mėnesį apeinamas, o apėjimas paprastai yra skaičiuoklė ir grupės pokalbis.

Ką banko darbuotojų valdymo programa privalo aprėpti

Nuėmus funkcijų sąrašus, užduotis susiveda į kelis dalykus. Leisti filialo vadovui greitai sudaryti savaitės pamainas iš karto kasininkams, konsultantams ir vidaus tarnyboms. Rodyti darbo sąnaudas pagal filialą prieš užfiksuojant valandas. Saugoti tvarkingą įrašą, kas buvo suplanuotas ir kas iš tikrųjų dirbo, kad auditas būtų ataskaita, o ne lakstymas. Pasiekti darbuotojus, pasklidusius po filialus ir kasas. Ir atlaikyti, kai planas griūva, nes pranešimas apie ligą valandą prieš atidarymą vis tiek turi būti padengtas. Banko planavimo programa, įveikianti šias kartes, pranoksta tą, kuri turi ilgesnį funkcijų sąrašą ir sprendžia problemas, kurių filialų tinklas neturi.

Kasininkų ir konsultantų planavimas pagal realų srautą

Filialas nėra viena komanda, dirbanti pagal vieną modelį. Kasininkai, asmeniniai konsultantai, kreditų ir būsto paskolų darbuotojai bei vidaus tarnyba dirba skirtingais ritmais ir turi skirtingus įgaliojimus. Gera banko darbuotojų planavimo programa kiekvieną grupę laiko atskira ir kartu išlaiko visą filialą viename vaizde. Dengimas kuriamas pagal realias darbo valandas ir srautą, o ne pagal fiksuotą savaitės tinklelį, todėl pietų pikas ir atlyginimų dienos skubėjimas gauna reikiamus darbuotojus, o ramūs ruožai nėra pertekliniai. Kiekvienoje pamainoje galima užfiksuoti minimalų skaičių pagal vaidmenį, kad kasa niekada neatsidarytų su trūkumu ir visada būtų laisvas konsultantas, kai kas nors užsuka ilgesniam pokalbiui. Poreikiu grįstas filialo darbuotojų planavimas yra ta vieta, kur laimima arba pralaimima ir darbo sąnaudų eilutė, ir aptarnavimo lygis.

Darbo sąnaudų valdymas ir laiko apskaita

Atlyginimai yra vienintelė sąnauda, kurią filialas gali kilnoti diena iš dienos, ir ta, kuri linkusi slėptis. Kai grafikas gyvena skaičiuoklėje, viršijimai lieka nematomi, kol ateina atlyginimų sąskaita: pamaina, užsitęsusi gerokai po uždarymo, papildomas pastiprinimas ramia likusiai popietei, viršvalandžių riba, peržengta niekam nematant. Banko planavimo sistema padaro šias išlaidas matomas, kol dar yra laiko veikti. Numatomos darbo sąnaudos rodomos jau kuriant grafiką, įspėjimas suveikia prieš pamainai perslenkant į padidintą apmokėjimą, o integruota laiko apskaita fiksuoja realų atėjimą pagal suplanuotą pamainą, todėl suplanuotas valandas galima palyginti su tuo, ko filialui iš tikrųjų reikėjo. Filialų tinkle šios santaupos greitai kaupiasi, dar neįskaičiavus laiko, sutaupyto sudarant grafiką.

Auditui parengtų įrašų saugojimas

Finansų įstaigos neša atskaitomybės naštą, kurios dauguma sektorių nepažįsta. Kai patikra ar vidaus auditas klausia, kas tam tikrą dieną buvo prie kasos arba ar valandos ir pertraukos buvo teisingai fiksuotos, atsakymas turi būti po ranka per kelias minutes, o ne atkuriamas iš atspausdinto lapo ir vadovo atminties. Banko darbuotojų valdymas šią istoriją laiko tvarkingą jau savo sandara. Suplanuotos pamainos, kiekvienas jų pakeitimas, patvirtinimai ir iš tikrųjų išdirbtos valandos laikomi vienoje vietoje, todėl tikrinamas įrašas yra tas, kuris buvo teisingas. Tai audito pasirengimą iš lakstymo paverčia ataskaita ir pašalina tylią riziką, glūdinčią grafike, kurio niekas negali atkurti po fakto.

Filialų tinklo koordinavimas

Tą akimirką, kai bankas atidaro antrą filialą, koordinavimas nustoja būti grafiku ir tampa logistikos problema. Vienas filialas užverčiamas įtemptą rytą, kol kitas ramus, kvalifikuotas konsultantas be darbo sėdi vietoje kitame regiono gale, o centrinė būstinė negali to pamatyti, kol neateina ataskaitos. Darbuotojų valdymas bankams sudeda kiekvieną filialą į vieną skydelį. Disbalansas matomas realiu laiku, bendrą darbuotoją galima perkelti vienu palietimu, o išbandytą savaitės šabloną galima įdiegti naujam filialui, o ne pradėti nuo tuščio tinklelio. Tai, kas anksčiau surydavo visą regiono vadovo rytą su skambučiais, tampa trumpa peržiūra, o kiekvienas filialas lieka nuosekliame, pasikartojančiame modelyje.

Darbuotojų pasiekimas per kasas ir filialus

Banko darbuotojai yra prie kasos, posėdžių kambaryje ar tarp filialų, o ne stebi bendrą pašto dėžutę. Atspausdintas grafikas prie darbuotojų durų paseno vos jį pritvirtinus. Pirmiausia mobiliuoju grįstas požiūris pasiekia žmones ten, kur jie yra. Grafikai skelbiami tiesiai į telefonus, keitimaisi ir laisvos pamainos tvarkomi programėlėje su vadovo patvirtinimu vienu palietimu, o prieinamumo ir atostogų prašymai surenkami prieš sudarant grafiką, o ne vejami paskui. Visas funkcijų rinkinys apima pamainų keitimąsi, laiko apskaitą, pranešimus ir ataskaitas, todėl pakeitimas pasiekia reikiamus žmones iškart, o ne per skambučių ratą tarp filialų.

Tinkamo įrankio filialų tinklui pasirinkimas

Testuokite kiekvieną platformą taip, kaip komanda ja iš tikrųjų naudosis. Atverkite ją paprastame telefone, nes būtent tokį daugelis darbuotojų nešiojasi. Sudarykite visą savaitę kasininkams, konsultantams ir vidaus tarnybų vaidmenims ir pamatuokite, kiek laiko tai užtrunka. Pakeiskite pamainą ir patikrinkite, kaip greitai ateina pranešimas. Ištraukite praėjusios savaitės istoriją ir pažiūrėkite, ar ji atlaiko kaip audito įrašas. Įrankis, atlaikantis šiuos testus, yra tas, kuris kitąmet vis dar naudojamas. Iki dešimties darbuotojų nemokamas Shifton planas atlieka visą darbą be laiko apribojimo, o bankui augant per filialus mokami planai prideda kelių vietų vaizdą, gilesnę sąnaudų ataskaitą ir išplėstines valdymo priemones. Bet kuriuo atveju tikslas lieka pastovus: grafikas, atspindintis realų srautą, darbo sąnaudų eilutė, nusėdanti ten, kur buvo suplanuota, įrašai, atlaikantys patikrą, ir komanda, visada žinanti, kada dirba. Tai skirtumas tarp banko pamainų valdymo ir gaisrų gesinimo, ir būtent čia tinkama banko darbuotojų valdymo programa užsitarnauja savo vietą.