बैंक शाखाओं के लिए वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर
शाखा की तैनाती उन्हीं घंटों पर रखें जो सचमुच व्यस्त रहते हैं, नकदी संभालने के लिए ज़रूरी जोड़ी और अधिकार के नियम बनाए रखें, और बीते किसी भी दिन का जवाब रिकॉर्ड से ही निकालें।
तैनाती जो घड़ी नहीं, ग्राहकों की भीड़ देखती है
शाखा लहरों में व्यस्त होती है। खुलने के बाद का पहला आधा घंटा, दोपहर के भोजन का समय, पेंशन जमा होने का दिन, और महीने के आखिरी दो कार्यदिवस। इनके बीच काउंटर शांत रहता है और सलाहकार अपनी मुलाकातों में बैठे होते हैं। पांच एक जैसे दिन शांत घंटों की पूरी कीमत चुकाते हैं और कतार लगते ही लोग कम पड़ जाते हैं।
नियम जो नियामक से आए हैं
खोलने के लिए दो लोग, तिजोरी पर दो, तय सीमा के ऊपर दूसरा हस्ताक्षर, और हर साल एक लगातार छुट्टी ताकि छिपाई गई कोई बात लंबे समय तक न चल सके। ये लाइसेंस की शर्तें हैं, और इन्हें तोड़ने वाली शिफ्ट असुविधा नहीं, निरीक्षण की आपत्ति बनती है।
एक क्षेत्र, शाखाओं की सूची नहीं
एक शाखा में कतार दरवाज़े तक पहुंच रही है, जबकि बीस मिनट दूर दूसरी शाखा में सलाहकार पूरी दोपहर खाली बैठा है। साझा तस्वीर न हो तो क्षेत्र को दोनों बातें मासिक सेवा रिपोर्ट से पता चलती हैं, और तब तक कतार और खाली घंटा दोनों की कीमत चुकाई जा चुकी होती है।
ऐसी सुबह की गैरहाज़िरी जिसे खाली नहीं छोड़ा जा सकता
शाखा एक चाबी रखने वाले के भरोसे नहीं खुल सकती, और काउंटर पर ऐसे व्यक्ति को नहीं बैठाया जा सकता जिसे उसका अधिकार न हो। जब साढ़े सात बजे फोन आता है तो सवाल यह नहीं कि कौन खाली है, बल्कि यह कि कौन खाली भी है और अधिकृत भी।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
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शाखा का दिन कभी समतल नहीं होता
ग्राहक ऐसी लहरों में आते हैं जो लगभग पूरी तरह अनुमान लगाने लायक हैं और जिनके लिए लगभग कभी तैयारी नहीं होती। खुलने के बाद का पहला आधा घंटा, दोपहर के भोजन का समय, भत्ते और पेंशन जमा होने का दिन, महीने के आखिरी कार्यदिवस, किसी सार्वजनिक अवकाश से पहले का सप्ताह। लहरों के बीच काउंटर शांत रहता है और डायरी उन मुलाकातों से भरी रहती है जो किसी और घंटे में भी रखी जा सकती थीं।
शाखाएं समतल सप्ताह इसलिए बनाती रहती हैं क्योंकि हाथ से दूसरा तरीका उतना समय मांगता है जितना शुक्रवार की दोपहर किसी के पास नहीं होता। आधे घंटे की तैनाती, दो अलग भूमिकाएं और यह नियम कि काउंटर पर अकेला कौन खड़ा हो सकता है, ये सब जवाब देने लायक सवाल हैं, बस स्प्रेडशीट में नहीं।
एक इमारत में दो शिफ्ट योजनाएं
काउंटर और सलाह वाला हिस्सा एक दरवाज़ा साझा करते हैं और उसके अलावा लगभग कुछ नहीं। पहला कतार की लंबाई से चलता है और उसे मिनट दर मिनट भरना पड़ता है। दूसरा उस डायरी से चलता है जो कई दिन पहले बुक होती है, जहां खाली खाना कतार नहीं बल्कि छूटी हुई कर्ज़ की बातचीत होता है।
दोनों को एक ही समूह मानकर योजना बनाना ही वह वजह है कि साढ़े नौ बजे सलाहकार काउंटर पर खड़ा है जबकि दस बजे का ग्राहक इंतज़ार कर रहा है। उन्हें अलग रखना, एक ही स्क्रीन पर, दोनों के लिए अलग न्यूनतम सीमा के साथ, यही पूरा फर्क है।
वह घंटा जब दरवाज़े खुलते हैं
खुलने के लिए कोई भी दो लोग नहीं, एक खास जोड़ी चाहिए। जो शिफ्ट यह जानती है कि चाबियां किसके पास हैं और अधिकार किसके पास, वह उस सुबह से बचा लेती है जब मौजूद हर व्यक्ति हर काम के लिए योग्य है, सिवाय दरवाज़ा खोलने के।
शर्तें जो पसंद का मामला नहीं हैं
नकदी संभालने के साथ ऐसी शर्तें आती हैं जिन्हें शिफ्ट या तो मानती है या चुपचाप तोड़ देती है: तिजोरी पर दोहरा नियंत्रण, तय सीमा के ऊपर दूसरा हस्ताक्षर, और हर साल एक लगातार छुट्टी ताकि छिपाई गई कोई बात टिक न सके। इनमें से कोई भी रुचि का विषय नहीं है और सब जांचे जाते हैं।
शिफ्ट के भीतर रखे जाएं तो ये सामान्य बंदिशें हैं और सप्ताह इन्हीं के इर्द-गिर्द बनता है। किसी प्रबंधक की याददाश्त में रखे जाएं तो ये अठारह महीने बाद आपत्ति बनकर उभरते हैं, और उन्हीं रिकॉर्ड से मिलते हैं जो इन्हें रोक सकते थे।
किसी एक तारीख का जवाब देना
सवाल कभी यह नहीं होता कि शिफ्ट आज क्या कहती है। सवाल यह होता है कि चौदह मार्च को उसने क्या कहा था, उसके सामने किसने हाज़िरी लगाई, और बाद में किसने उसे बदला। यह भंडारण का सवाल है, और इसका हल कोई पूछे उससे पहले ही निकल सकता है।
पैसा क्षेत्र के स्तर पर है
अकेली शाखा अपनी कर्मचारी कमी खुद ठीक नहीं कर सकती। क्षेत्र कर सकता है। एक जगह की कतार और दूसरी जगह की खाली दोपहर एक ही समस्या है, और जब तक कोई उन्हें साथ रखकर नहीं देखता, दोनों की कीमत चुकती रहती है।
साझा बोर्ड यह उसी सुबह दिखाता है जिस सुबह यह होता है, और वही अकेली सुबह है जब कुछ किया जा सकता है। एक सलाहकार दूसरी शाखा को एक दिन के लिए संभाल लेता है, अनिवार्य प्रशिक्षण का दिन निगल जाने के बजाय योजना में आता है, और जो टेम्पलेट एक जगह चला वह दोबारा गढ़ने के बजाय कॉपी हो जाता है। Shifton की सुविधाओं का सेट शिफ्ट, हाज़िरी, सूचनाएं और रिपोर्ट एक ही खाते में रखता है।
वे लोग जो अपनी मेज़ पर नहीं बैठते
शाखा के लोग काउंटर पर खड़े होते हैं, बातचीत के कमरे में बैठे होते हैं या किसी दूसरी जगह जा रहे होते हैं। उनके लिए मायने रखने वाली शिफ्ट वही है जो फोन पर है, और मायने रखने वाला बदलाव वही है जो उनके निकलने से पहले उन तक पहुंचे।
अदला-बदली, छुट्टी के अनुरोध और बिना भरी शिफ्टें उसी जगह होनी चाहिए जहां शिफ्ट खुद रहती है। जो पहले छपा हुआ कागज़, एक फोन कॉल और इस बहस का विषय था कि कौन सा संस्करण चालू है, वह एक ही रिकॉर्ड बन जाता है जिसे सब पढ़ते हैं।
यह क्या नहीं करता
यह कोर बैंकिंग प्लेटफॉर्म नहीं है और यह ग्राहक के रिकॉर्ड को कभी नहीं छूता। यह लोग, घंटे, योग्यताएं और लागत संभालता है। संस्थान आमतौर पर तब देखना शुरू करते हैं जब नेटवर्क लगभग चार जगहों से आगे बढ़ता है, या जब कोई ऑडिट ऐसा सवाल पूछता है जिसका जवाब स्प्रेडशीट के पास नहीं होता।
शुरुआत कैसे करें
पहले दस लोग मुफ्त हैं और मुफ्त ही रहते हैं, जिसमें शिफ्ट, बुनियादी हाज़िरी, फोन ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं। उसके आगे मॉड्यूल की कीमत 0,50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह है, हर एक के साथ 60 दिन तक का ट्रायल, जो इतना लंबा है कि कुछ भी तय करने से पहले पूरी तिमाही के महीने-अंत लागत रिपोर्ट से गुज़ार लिए जाएं।
कॉल सेंटर और काउंटर एक ही कार्यबल हैं
ज़्यादातर संस्थान दोनों की योजना अलग बनाते हैं और फिर हैरान होते हैं कि ग्यारह बजे सलाहकार खाली क्यों है जबकि फोन की कतार नौ मिनट तक पहुंच गई है। अक्सर यह वही मांग होती है जो दूसरे दरवाज़े से आ रही है, और जो लोग उसका जवाब दे सकते हैं उनके पास ठीक वही अधिकार होते हैं।
दोनों को एक बोर्ड पर रखने से टीमें आपस में नहीं मिलतीं और यह भी नहीं बदलता कि कौन किसे रिपोर्ट करता है। यह सिर्फ ओवरलैप दिखाता है: वह घंटा जब शाखा शांत है पर लाइन नहीं, वह दोपहर जब कोई प्रशिक्षित व्यक्ति मेज़ से कॉल ले सकता था, बजाय उस ग्राहक का इंतज़ार करने के जिसे मौसम पहले ही रोक चुका है।
वे दिन जो हर महीने लौटते हैं
भत्ते और पेंशन की तारीखें, आखिरी दो कार्यदिवस, अवकाश के बाद का पहला सोमवार। इनमें से कोई भी अचानक नहीं आता, और हर एक ऐसा टेम्पलेट पाने लायक है जो सहेजा गया हो, न कि तैनाती पर नई बहस जो पिछले महीने वाले नतीजे पर ही पहुंचे।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
बैंक वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर क्या-क्या संभालता है?
यह शाखा का सप्ताह खुलने के घंटों और ग्राहकों की भीड़ के हिसाब से बनाता है, नकदी संभालने के लिए ज़रूरी जोड़ी और अधिकार के नियम रखता है, योजना के मुकाबले हाज़िरी दर्ज करता है और हर बदलाव सहेजता है। कर्मचारी शिफ्ट फोन पर पढ़ते हैं और अदला-बदली वहीं तय करते हैं।
क्या यह एक शाखा नहीं, पूरे क्षेत्र की योजना बना सकता है?
हां। क्षेत्र की हर शाखा एक ही बोर्ड पर बैठती है, इसलिए एक जगह की कतार और दूसरी जगह का खाली सलाहकार उसी सुबह दिख जाते हैं। प्रशिक्षित लोग शाखाओं के बीच आ-जा सकते हैं, और जो सप्ताह एक जगह चला वह उसी आकार की दूसरी शाखा में कॉपी हो जाता है।
क्या इसके रिकॉर्ड ऑडिटर स्वीकार करेंगे?
शिफ्ट का हर संस्करण उसके सामने दर्ज हाज़िरी के साथ सहेजा जाता है, इसलिए बीते किसी भी दिन के लिए बताया जा सकता है कि किसे तय किया गया था, किसने सचमुच काम किया और क्या बदला गया। लगातार छुट्टी और अधिकार के स्तर स्प्रेडशीट में नहीं, हर व्यक्ति पर दर्ज रहते हैं।
अचानक हुई गैरहाज़िरी शाखा कैसे भरती है?
खाली शिफ्ट सिर्फ उन्हीं को दी जाती है जिन्हें उस पद का अधिकार है, जो उसे लेता है उसकी पुष्टि प्रबंधक करता है, और शाखा दरवाज़ा खुलने से पहले सुधरी शिफ्ट देख लेती है। कुछ भी फोन की कड़ी पर नहीं टिकता।
छोटे वित्तीय संस्थान के लिए मुफ्त स्तर है?
पहले दस लोग बिना किसी शुल्क के हैं और समय की कोई सीमा नहीं, जो एक शाखा, सहकारी बैंक या छोटे संस्थान के लिए काफी है। उसके आगे मॉड्यूल की कीमत 0,50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह है और हर मॉड्यूल के साथ 60 दिन तक का ट्रायल मिलता है।
शाखा का सप्ताह कतार के हिसाब से बनाएं
दस लोग बिना शुल्क और बिना समय सीमा, तैनाती ग्राहकों की भीड़ पर तय, दोहरा नियंत्रण पहले से योजना में, और हर बदलाव रिकॉर्ड में सुरक्षित।