Personeelsplanning software voor bankkantoren
Zet de kantoorbezetting op de uren waarop het echt druk is, houd de koppel- en bevoegdheidsregels aan die het werken met contant geld vraagt, en beantwoord elke datum uit het verleden vanuit de vastlegging zelf.
Bezetting die de toeloop volgt en niet de klok
Een kantoor loopt in golven vol. Het half uur na opening, het middaguur, de dag waarop de pensioenen binnenkomen, de laatste twee werkdagen van de maand. Daartussen is de balie rustig en zitten de adviseurs in gesprekken. Vijf gelijke dagen betalen de volle prijs voor de stilte en komen mensen tekort voor de rij.
Regels die van de toezichthouder komen
Twee mensen om te openen, twee bij de kluis, een tweede handtekening boven een grens en elk jaar een aaneengesloten verlofperiode, zodat niets wat verborgen wordt volgehouden kan worden. Dit zijn voorwaarden van de vergunning, en een rooster dat ze breekt levert een bevinding op en geen ongemak.
Een regio en geen lijst kantoren
Het ene kantoor heeft een rij tot buiten terwijl twintig minuten verderop een adviseur de hele middag vrij zit. Zonder gedeeld beeld hoort de regio van allebei in de maandrapportage, en dan zijn de rij en het lege uur allebei al betaald.
Een uitval op een ochtend die niet onbezet mag blijven
Een kantoor gaat niet open op één sleutelhouder en zet niemand aan de balie die daar niet voor is vrijgegeven. Als het telefoontje om half acht komt, is de vraag niet wie er vrij is, maar wie er vrij en bevoegd is.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Lees de volledige gids voor personeelsplanning bij banken
Een kantoordag is niet vlak
De toeloop komt in golven die vrijwel volledig voorspelbaar zijn en vrijwel nooit worden ingepland. Het half uur na opening, het middaguur, de dag waarop uitkeringen en pensioenen worden bijgeschreven, de laatste werkdagen van de maand, de week voor een feestdag. Tussen de golven is de balie rustig en zit de agenda vol met afspraken die net zo goed ergens anders hadden kunnen staan.
Kantoren blijven de vlakke week tekenen omdat het alternatief met de hand meer tijd kost dan iemand op een vrijdagmiddag heeft. Bezetting per half uur, twee gescheiden rollen en een regel over wie alleen aan een balie mag staan zijn beantwoordbare vragen, alleen niet in een spreadsheet.
Twee roosters in één gebouw
De balie en de adviseurskant delen een deur en verder bijna niets. Het ene wordt geregeerd door de lengte van de rij en moet minuut voor minuut gedekt zijn. Het andere wordt geregeerd door een agenda die dagen vooruit wordt gevuld, waar een leeg blok een gemist hypotheekgesprek is en geen rij.
Ze als één vijver plannen is de reden dat een adviseur om half tien aan de balie staat terwijl de klant van tien uur zit te wachten. Ze apart houden, op één scherm, met een ondergrens onder elk van beide, is het hele verschil.
Het uur waarop de deuren opengaan
Een opening vraagt om een bepaald tweetal en niet om zomaar twee mensen. Een rooster dat weet wie sleutels draagt en wie bevoegdheden draagt voorkomt de ochtend waarop iedereen die er is gekwalificeerd is voor alles behalve voor het openen van de deur.
Randvoorwaarden die geen voorkeuren zijn
Werken met contant geld brengt eisen mee die een rooster respecteert of stilletjes breekt: dubbele controle bij de kluis, een tweede handtekening boven een grens, elk jaar een ononderbroken verlofperiode zodat iets wat verborgen wordt niet vol te houden is. Geen daarvan is een kwestie van smaak en ze worden allemaal gecontroleerd.
Binnen het rooster gehouden zijn het gewone randvoorwaarden en wordt de week eromheen getekend. In het geheugen van een manager gehouden komen ze achttien maanden later boven als een bevinding, gevonden in dezelfde vastlegging die haar had kunnen voorkomen.
Antwoord geven voor een datum
De vraag is nooit wat het rooster vandaag zegt. Het is wat het op veertien maart zei, wie ertegen heeft geklokt en wie het daarna heeft gewijzigd. Dat is een bewaarprobleem, en het is alleen op te lossen voordat iemand ernaar vraagt.
In de regio zit het geld
Eén kantoor kan zijn eigen bezetting niet repareren. Een regio wel. De rij op de ene locatie en de lege middag op de andere zijn hetzelfde probleem, en allebei worden ze betaald zolang niemand ze naast elkaar legt.
Een gedeeld bord laat het zien op de ochtend dat het gebeurt, en dat is de enige ochtend waarop er nog iets aan te doen is. Een adviseur dekt een dag een ander kantoor af, een verplichte opleidingsdag wordt ingepland in plaats van opgevangen, en een patroon dat op de ene plek werkt wordt gekopieerd in plaats van opnieuw bedacht. Het functiepakket van Shifton brengt het rooster, de aanwezigheid, de meldingen en de rapportage samen in één account.
Mensen die niet aan hun eigen bureau zitten
Kantoormensen staan aan een balie, zitten in een spreekkamer of zijn onderweg naar een andere locatie. Het rooster dat voor hen telt is dat op de telefoon, en de wijziging die telt is die hen bereikt voordat ze vertrekken.
Ruilingen, verlofaanvragen en niet gedekte diensten horen op dezelfde plek als het rooster zelf. Wat vroeger een uitgeprint vel, een telefoontje en een discussie over welke versie gold was, wordt één vastlegging die iedereen leest.
Wat dit niet doet
Dit is geen kernbanksysteem en het raakt nooit een klantdossier aan. Het houdt mensen, uren, bevoegdheden en kosten bij. Financiële instellingen gaan er meestal naar kijken als het netwerk boven de vier vestigingen uitkomt, of als een controle een vraag stelt die de spreadsheet niet kan beantwoorden.
Beginnen
De eerste tien mensen zijn gratis en blijven dat, met het rooster, de eenvoudige tijdregistratie, de app op de telefoon en de rapportage. Daarboven kosten modules 0,50 dollar per medewerker per maand, elk met een proefperiode van maximaal 60 dagen, en dat is lang genoeg om een heel kwartaal met zijn maandafsluitingen door de kostenrapportage te halen voordat er iets wordt besloten.
Het klantcontactcentrum en de balie zijn één personeelsbestand
De meeste instellingen plannen die twee apart en vragen zich dan af waarom een adviseur om elf uur stilzit terwijl de telefonische wachtrij op negen minuten loopt. Vaak is het dezelfde vraag die door een andere deur binnenkomt, en de mensen die hem kunnen beantwoorden dragen precies dezelfde bevoegdheden.
Beide op één bord zetten voegt de teams niet samen en verandert niet aan wie iemand rapporteert. Het maakt de overlap zichtbaar: het uur waarop het kantoor rustig is en de lijn niet, de middag waarop iemand met de juiste opleiding vanaf een bureau gesprekken kan aannemen in plaats van te wachten op een bezoek dat het weer al heeft afgezegd.
De dagen die elke maand terugkomen
De data waarop uitkeringen en pensioenen worden bijgeschreven, de laatste twee werkdagen, de eerste maandag na een feestdag. Geen daarvan komt als verrassing, en ieder verdient een bewaard patroon in plaats van een nieuwe discussie over bezetting die op dezelfde uitkomst eindigt als vorige maand.
Veelgestelde vragen
Wat dekt personeelsplanning software voor een bank?
Het tekent de kantoorweek op de openingstijden en de toeloop, houdt de koppel- en bevoegdheidsregels aan die contant geld vraagt, legt de aanwezigheid vast tegenover het plan en bewaart elke wijziging. Het personeel leest het rooster en regelt ruilingen vanaf de telefoon.
Kun je een hele regio plannen in plaats van één kantoor?
Ja. Elk kantoor in de regio staat op één bord, dus een rij op de ene locatie en een stilzittende adviseur op de andere zijn dezelfde ochtend zichtbaar. Opgeleide mensen kunnen tussen kantoren bewegen, en een week die op de ene plek werkt wordt naar een kantoor van dezelfde omvang gekopieerd.
Houdt de vastlegging stand bij een accountant?
Elke versie van het rooster blijft bewaard naast de aanwezigheid die ertegen is vastgelegd, dus wie was ingepland, wie er echt heeft gewerkt en wat er is gewijzigd valt voor elke datum uit het verleden te beantwoorden. Aaneengesloten verlof en bevoegdheidsniveaus staan bij de persoon en niet in een spreadsheet.
Hoe dekt een kantoor een uitval die kort van tevoren wordt gemeld?
De lege dienst gaat alleen naar mensen die voor die plek zijn vrijgegeven, wie hem aanneemt wordt door de leiding bevestigd, en het kantoor ziet het gecorrigeerde rooster voordat de deuren opengaan. Niets hangt af van een reeks telefoontjes.
Is er een gratis pakket voor een kleine financiële instelling?
De eerste tien mensen kosten niets en er is geen tijdslimiet, wat genoeg is voor één kantoor, een kredietcoöperatie of een kleine onderlinge. Daarboven kosten modules 0,50 dollar per medewerker per maand en draagt elke module een proefperiode van maximaal 60 dagen.
Plan de kantoorweek rond de rij
Tien mensen zonder kosten en zonder tijdslimiet, bezetting op de toeloop, dubbele controle ingepland en elke wijziging bewaard in de vastlegging.