Programska oprema za upravljanje osebja banke za poslovalnice

Poslovalnica teče po uri na vratih in vrsti pred njimi. Vrata se odprejo v vrsto, ki je že čakala, okence se napolni čez kosilo, konec meseca in dan izplačila plače pa poganjata obisk do vrha, medtem ko mirno dopoldne komaj potrebuje polovico zasedenih mest. Pokritost mora slediti temu ritmu, ne togemu od devetih do petih, in ko je razpored zgrajen v preglednici, je treba vsako tako nihanje uskladiti ročno. Vrzeli se pokažejo šele takrat, ko se izmena odpre za enega človeka premalo in se vrsta zavleče do vrat.

Večina orodij za razporejanje je bila zgrajena za pisarne, kjer je povpraševanje enakomerno in vsi delajo enake ure. Bančno poslovanje s strankami ne deluje tako. Obisk čez dan naraste in upade, osebje ima različne vloge in pooblastila, ki določajo, kakšno delo sme opravljati, banka pa mora znati pokazati, kdo je delal in kdaj, če pregled to zahteva. Orodje, ki te resničnosti prezre, se v mesecu dni obide, obhod pa je običajno preglednica in skupinski klepet.

Kaj mora programska oprema za upravljanje osebja banke obvladati

Če odmislimo sezname funkcij, se naloga zvede na nekaj stvari. Vodji poslovalnice omogočiti, da hitro sestavi teden izmen hkrati za blagajnike, svetovalce in zaledne vloge. Prikazati stroške dela glede na poslovalnico, preden so ure zaklenjene. Voditi čisto evidenco o tem, kdo je bil razporejen in kdo je dejansko delal, tako da je revizija poročilo in ne panika. Doseči delovno silo, razpršeno po poslovalnicah in okencih. In vzdržati, ko se načrt zlomi, saj je treba bolniško uro pred odprtjem vseeno pokriti. Bančna programska oprema, ki preseže te ovire, premaga tisto z daljšim seznamom funkcij, ki rešuje težave, ki jih mreža poslovalnic sploh nima.

Razporejanje blagajnikov in svetovalcev glede na dejanski obisk

Poslovalnica ni ena ekipa, ki dela po enem vzorcu. Blagajniki, osebni svetovalci, kreditno in hipotekarno osebje ter zaledje delajo v različnih ritmih in imajo različna pooblastila. Dobra programska oprema za razporejanje bančnega osebja obravnava vsako skupino kot samostojno, hkrati pa ohranja celotno poslovalnico v enem pogledu. Pokritost se gradi glede na dejanski odpiralni čas in obisk, ne glede na tog tedenski razpored, tako da kosilna konica in naval na dan plače oba dobita osebje, ki ga potrebujeta, medtem ko mirni odseki niso prekomerno zasedeni. Najmanjše število na vlogo je mogoče zakleniti v vsako izmeno, tako da se okence nikoli ne odpre premalo zasedeno in je vedno na voljo svetovalec, ko kdo pride na daljši pogovor. Razporejanje osebja poslovalnice glede na povpraševanje je točka, kjer se dobita ali izgubita tako stroškovna vrstica kot raven storitve.

Nadzor stroškov dela in beleženje časa

Plače so edini strošek, ki ga poslovalnica lahko premika iz dneva v dan, in tisti, ki se skriva. Ko razpored živi v preglednici, prekoračitve ostanejo nevidne, dokler ne prispe plačilna lista: izmena, ki se je zavlekla daleč čez zaprtje, dodatna zamenjava za popoldne, ki je ostalo mirno, prekoračen prag nadur, ki ga nihče ni spremljal. Sistem razporejanja v banki naredi ta strošek viden, dokler je še čas za ukrepanje. Predvideni stroški dela se pokažejo že med sestavljanjem razporeda, opozorilo se sproži, preden se izmena prevesi v dodatno plačilo, vgrajeno beleženje časa pa zabeleži dejanski prihod glede na načrtovano izmeno, tako da je mogoče načrtovane ure primerjati s tem, kar je poslovalnica dejansko potrebovala. V mreži poslovalnic se ti prihranki hitro seštejejo, še preden se prišteje čas, prihranjen pri sestavljanju razporeda.

Vodenje evidence za revizijo

Finančne institucije nosijo breme poročanja, ki ga večina panog ne pozna. Ko pregled ali notranja revizija vpraša, kdo je bil določenega dne za okencem ali so bile ure in odmori zabeleženi pravilno, mora biti odgovor tam v nekaj minutah, ne pa rekonstruiran iz natisnjenega lista in spomina vodje. Upravljanje osebja banke ohranja to zgodovino čisto že po zasnovi. Načrtovane izmene, vsaka sprememba na njih, odobritve in dejansko opravljene ure so vsi na enem mestu, tako da je evidenca, ki se pregleduje, evidenca, ki je bila resnična. To spremeni pripravo na revizijo iz panike v poročilo in odpravi tiho tveganje, ki tiči v razporedu, ki ga pozneje nihče ne more rekonstruirati.

Usklajevanje mreže poslovalnic

V trenutku, ko banka vodi drugo poslovalnico, usklajevanje ni več razpored, ampak postane logistični problem. Ena poslovalnica je preplavljena čez natrpano jutro, medtem ko druga stoji mirno, usposobljen svetovalec je nedejaven na lokaciji v regiji, sedež pa tega ne more videti, dokler ne prispejo poročila. Upravljanje delovne sile za banke prinese vsako poslovalnico na eno nadzorno ploščo. Neravnovesje se pokaže v realnem času, deljenega člana ekipe je mogoče premakniti z enim dotikom, preizkušeno tedensko predlogo pa je mogoče uvesti v novo poslovalnico namesto začenjanja od praznega mrežja. Kar je prej požrlo območnemu vodji celo dopoldne klicev, se spremeni v kratek pregled, in vsaka poslovalnica ostane na doslednem, ponovljivem vzorcu.

Doseganje delovne sile po okencih in poslovalnicah

Bančno osebje je za okencem, v sejni sobi ali na poti med poslovalnicami, ne pa pri spremljanju skupnega nabiralnika. Natisnjen razpored ob vratih za osebje je zastarel v trenutku, ko je bil pripet. Pristop, ki na prvo mesto postavi telefon, doseže ljudi tam, kjer so. Razporedi se objavijo naravnost na telefone, menjave in proste izmene se rešujejo v aplikaciji z odobritvijo vodje z enim dotikom, prošnje za razpoložljivost in odsotnost pa se zberejo pred sestavljanjem razporeda, namesto da bi jih lovili pozneje. Celoten nabor funkcij pokriva menjavo izmen, beleženje časa, obvestila in poročanje, tako da sprememba doseže prave ljudi naenkrat, ne prek kroga klicev med poslovalnicami.

Izbira pravega orodja za vašo mrežo poslovalnic

Preizkusite vsako platformo tako, kot jo bo ekipa dejansko uporabljala. Odprite jo na preprostem telefonu, saj tega nosi večina osebja. Sestavite cel teden za blagajnike, svetovalce in zaledne vloge ter izmerite, kako dolgo traja. Spremenite izmeno in preverite, kako hitro prispe obvestilo. Izvlecite zgodovino preteklega tedna in poglejte, ali vzdrži kot revizijska evidenca. Orodje, ki preživi te teste, je tisto, ki bo v uporabi še naslednje leto. Pod desetimi zaposlenimi brezplačni paket Shifton opravi celotno nalogo brez časovne omejitve, ko pa banka raste po poslovalnicah, plačani paketi dodajo pogled na več lokacij, podrobnejša poročila o stroških in napredne kontrole. Tako ali drugače ostaja cilj enak: razpored, ki odseva dejanski obisk, stroškovna vrstica, ki pristane tam, kjer je bila načrtovana, evidenca, ki vzdrži pregled, in ekipa, ki vedno ve, kdaj dela. To je razlika med vodenjem izmen banke in gašenjem požarov, in prav tam si prava programska oprema za upravljanje osebja banke prisluži svoje mesto.