Personalplanung Software für Banken und Filialteams
Legen Sie die Filialbesetzung auf die Stunden, in denen wirklich Betrieb ist, halten Sie die Vier-Augen- und Berechtigungsregeln ein, die der Bargeldbetrieb verlangt, und antworten Sie für jedes vergangene Datum aus dem Nachweis selbst.
Besetzung, die dem Andrang folgt und nicht der Uhr
Eine Filiale ist in Wellen voll. Die halbe Stunde nach dem Öffnen, die Mittagszeit, der Tag der Rentenzahlung, die letzten beiden Arbeitstage des Monats. Dazwischen ist der Schalter ruhig und die Berater sitzen in Terminen. Fünf gleiche Tage zahlen den vollen Preis für die Ruhe und sind für die Schlange zu dünn besetzt.
Regeln, die von der Aufsicht kommen
Zwei Personen zum Öffnen, zwei am Tresor, eine zweite Unterschrift oberhalb eines Limits und jedes Jahr ein zusammenhängender Urlaub, damit sich nichts Verborgenes halten lässt. Das sind Auflagen der Lizenz, und ein Dienstplan, der sie bricht, erzeugt eine Prüfungsfeststellung und keine Unannehmlichkeit.
Eine Region und keine Liste von Filialen
Eine Filiale hat die Schlange bis vor die Tür, während zwanzig Minuten entfernt ein Berater den ganzen Nachmittag frei ist. Ohne gemeinsame Sicht erfährt die Region von beidem im Monatsbericht, und dann sind die Schlange und die leere Stunde längst bezahlt.
Ein Ausfall an einem Morgen, der nicht unbesetzt bleiben darf
Eine Filiale öffnet nicht mit einem einzigen Schlüsselträger und stellt niemanden an den Schalter, der dafür nicht freigegeben ist. Wenn der Anruf um halb acht kommt, lautet die Frage nicht, wer frei ist, sondern wer frei und freigegeben ist.
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Ein Filialtag ist nicht flach
Der Andrang kommt in Wellen, die fast vollständig vorhersehbar sind und fast nie eingeplant werden. Die halbe Stunde nach dem Öffnen, die Mittagszeit, der Tag, an dem Sozialleistungen und Renten gutgeschrieben werden, die letzten Arbeitstage des Monats, die Woche vor einem Feiertag. Zwischen den Wellen ist der Schalter ruhig und das Terminbuch voll mit Gesprächen, die auch anderswo hätten liegen können.
Filialen zeichnen weiter die flache Woche, weil die Alternative von Hand länger dauert, als irgendjemand an einem Freitagnachmittag übrig hat. Halbstundenbesetzung, zwei getrennte Rollen und eine Regel darüber, wer allein an einer Kasse stehen darf, sind beantwortbare Fragen, nur eben nicht in einer Tabelle.
Zwei Dienstpläne in einem Haus
Der Schalter und die Beratungsseite teilen sich eine Tür und sonst fast nichts. Der eine wird von der Länge der Schlange bestimmt und muss Minute für Minute besetzt sein. Der andere wird von einem Terminbuch bestimmt, das Tage im Voraus gefüllt wird, und dort ist ein leerer Termin ein verlorenes Finanzierungsgespräch und keine Schlange.
Beide als einen Topf zu planen ist der Grund, warum ein Berater um halb zehn an einer Kasse steht, während der für zehn Uhr bestellte Kunde wartet. Sie getrennt zu halten, auf einem Bildschirm, mit einer Untergrenze für jede Seite, ist der ganze Unterschied.
Die Stunde, in der die Türen aufgehen
Eine Öffnung braucht ein bestimmtes Paar von Leuten und nicht irgendwelche zwei. Ein Plan, der weiß, wer Schlüssel trägt und wer Berechtigungen trägt, verhindert den Morgen, an dem alle Anwesenden für alles qualifiziert sind außer für das Aufschließen der Tür.
Vorgaben, die keine Vorlieben sind
Der Bargeldbetrieb bringt Anforderungen mit, die ein Dienstplan entweder achtet oder still bricht: Vier-Augen-Prinzip am Tresor, eine zweite Unterschrift oberhalb einer Schwelle, jedes Jahr ein zusammenhängender Urlaub, damit sich Verborgenes nicht halten lässt. Keine davon ist Geschmackssache, und alle werden geprüft.
Im Plan gehalten sind sie gewöhnliche Vorgaben, und die Woche wird um sie herum gezeichnet. Im Gedächtnis einer Führungskraft gehalten tauchen sie achtzehn Monate später als Feststellung auf, entdeckt in genau den Aufzeichnungen, die sie hätten verhindern können.
Für ein Datum antworten
Die Frage lautet nie, was der Plan heute sagt. Sie lautet, was er am vierzehnten März gesagt hat, wer dagegen gestempelt hat und wer ihn danach geändert hat. Das ist ein Speicherproblem, und es lässt sich nur lösen, bevor jemand fragt.
In der Region liegt das Geld
Eine einzelne Filiale kann ihre eigene Besetzung nicht in Ordnung bringen. Eine Region kann es. Die Schlange am einen Standort und der freie Nachmittag am anderen sind dasselbe Problem, und beides wird bezahlt, solange niemand sie zusammen ansieht.
Eine gemeinsame Tafel zeigt es an dem Morgen, an dem es passiert, und das ist der einzige Morgen, an dem sich etwas machen lässt. Ein Berater deckt eine Filiale für einen Tag ab, ein vorgeschriebener Schulungstag wird geplant statt aufgefangen, und ein Muster, das an einem Standort funktioniert, wird kopiert statt neu erfunden. Der Funktionsumfang von Shifton bringt Dienstplan, Anwesenheit, Benachrichtigungen und Auswertungen in ein einziges Konto.
Leute, die nicht am eigenen Schreibtisch sitzen
Filialleute stehen an einer Kasse, sitzen in einem Beratungsraum oder fahren zu einem anderen Standort. Der Plan, der für sie zählt, ist der auf dem Telefon, und die Änderung, die zählt, ist die, die sie erreicht, bevor sie losfahren.
Tausche, Urlaubsanträge und unbesetzte Schichten gehören an denselben Ort wie der Plan selbst. Was früher ein ausgedrucktes Blatt, ein Anruf und ein Streit darüber war, welche Fassung gerade gilt, wird ein Nachweis, den alle lesen.
Was das nicht leistet
Das ist keine Kernbankenplattform und es fasst nie einen Kundendatensatz an. Es führt Menschen, Stunden, Qualifikationen und Kosten. Institute schauen meist dann hin, wenn das Netz etwa vier Standorte überschreitet, oder wenn eine Prüfung eine Frage stellt, die die Tabelle nicht beantworten kann.
Der Anfang
Die ersten zehn Personen sind kostenlos und bleiben es, mit Dienstplan, einfacher Zeiterfassung, der App auf dem Telefon und den Auswertungen. Darüber hinaus kosten Module 0,50 Dollar je Mitarbeiter im Monat, jedes mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen, und das reicht, um ein volles Quartal mit seinen Monatsenden durch die Kostenauswertung laufen zu lassen, bevor irgendetwas entschieden wird.
Kundenservicecenter und Schalter sind eine Belegschaft
Die meisten Institute planen beides getrennt und wundern sich dann, warum ein Berater um elf ohne Aufgabe dasteht, während die Warteschleife am Telefon auf neun Minuten läuft. Oft ist es dieselbe Nachfrage, die durch eine andere Tür kommt, und die Leute, die sie bedienen könnten, tragen genau dieselben Berechtigungen.
Beides auf eine Tafel zu stellen führt die Teams nicht zusammen und ändert nicht, wer wem berichtet. Es macht die Überschneidung sichtbar: die Stunde, in der die Filiale ruhig ist und die Leitung nicht, den Nachmittag, an dem jemand mit passender Schulung vom Platz aus Anrufe annehmen könnte, statt auf einen Besuch zu warten, den das Wetter schon abgesagt hat.
Die Tage, die sich jeden Monat wiederholen
Die Termine für Sozialleistungen und Renten, die letzten beiden Arbeitstage, der erste Montag nach einem Feiertag. Keiner davon kommt überraschend, und jeder verdient ein gespeichertes Muster statt einer frischen Diskussion über die Besetzung, die zu demselben Ergebnis kommt wie im Vormonat.
Häufig gestellte Fragen
Was deckt eine Personalplanung Software für Banken ab?
Sie plant die Filialwoche entlang der Öffnungszeiten und des Kundenandrangs, hält die Vier-Augen- und Berechtigungsregeln, die der Bargeldbetrieb verlangt, erfasst die Anwesenheit gegen den Plan und bewahrt jede Änderung auf. Die Mitarbeiter lesen den Dienstplan und regeln Tausche vom Telefon aus.
Lässt sich damit eine ganze Region statt einer einzelnen Filiale planen?
Ja. Jede Filiale der Region liegt auf einer Tafel, deshalb sind eine Schlange am einen Standort und ein unbeschäftigter Berater am anderen am selben Morgen sichtbar. Geschulte Leute können zwischen Filialen wechseln, und eine Woche, die an einem Standort funktioniert, wird auf eine gleich große kopiert.
Hält der Nachweis einer Prüfung stand?
Jede Fassung des Dienstplans bleibt neben der dagegen erfassten Anwesenheit erhalten, deshalb lässt sich für jedes vergangene Datum beantworten, wer eingeplant war, wer tatsächlich gearbeitet hat und was geändert wurde. Zusammenhängender Urlaub und Berechtigungsstufen liegen an der Person statt in einer Tabelle.
Wie deckt eine Filiale einen kurzfristigen Ausfall ab?
Die leere Schicht geht nur an Leute, die für diese Position freigegeben sind, wer sie annimmt, wird von der Leitung bestätigt, und die Filiale sieht den korrigierten Plan, bevor die Türen aufgehen. Nichts hängt an einer Kette von Anrufen.
Gibt es einen kostenlosen Tarif für ein kleines Institut?
Die ersten zehn Personen kosten nichts und es gibt kein Zeitlimit, was für eine einzelne Filiale, eine Kreditgenossenschaft oder ein kleines Institut auf Gegenseitigkeit reicht. Darüber hinaus kosten Module 0,50 Dollar je Mitarbeiter im Monat, und jedes trägt eine Testphase von bis zu 60 Tagen.
Die Filialwoche um die Schlange herum planen
Zehn Personen kostenlos und ohne Zeitlimit, Besetzung nach dem Andrang, Vier-Augen-Prinzip eingeplant und jede Änderung im Nachweis behalten.