Phần mềm xếp lịch bảo trì tòa nhà cho đội ngũ tại chỗ

Một tòa nhà được quản lý tốt tới đâu là do những con người đứng trong đó. Có người mở cửa, có người trực lễ tân, có người đi kiểm tra phòng kỹ thuật, có người phải nghe máy khi trục đứng rò nước lúc nửa đêm. Nhân điều đó lên cả một danh mục thì phần khó không còn là công việc nữa, mà là biết ai đang trực ở đâu. Phần mềm xếp lịch bảo trì tòa nhà biến những thỏa thuận rời rạc đó thành một lịch ca duy nhất.

Phần lớn các đội bắt đầu bằng một bảng tính cho mỗi tòa nhà. Cách đó trụ được tới lần nghỉ ốm đầu tiên, lần trùng phép đầu tiên và cuối tuần đầu tiên cần hai kỹ thuật viên thay vì một. Sau đó, người phụ trách cả danh mục dành nhiều thời gian dựng lại lịch hơn là đi kiểm tra các tòa nhà.

Phần mềm xếp lịch bảo trì tòa nhà phải làm được gì

Bốn việc quan trọng hơn tất cả phần còn lại. Dựng nhanh lịch tuần cho nhiều tòa nhà và sửa được mà không phải vẽ lại từ đầu. Giữ cho ca ngoài giờ và ca trực luân phiên công bằng trong đội. Đưa lịch hiện hành lên mọi điện thoại, vì nhân sự tại chỗ ở hành lang và phòng kỹ thuật chứ không ngồi bàn giấy. Và ghi nhận đúng những gì đã làm, bởi giờ công được trả, giờ nghỉ và đi muộn mới là các con số bị tranh cãi.

Một ứng dụng xếp lịch cho ban quản lý tòa nhà làm được bốn việc đó đáng giá hơn một danh sách tính năng dài. Đó cũng là khác biệt giữa nhân viên quản lý chỉ cần mở điện thoại và người phải gọi về văn phòng mỗi tối Chủ nhật.

Một tuần của cả danh mục được ghép từ vài mảnh lặp lại:

• Ca ngày cố định cho lễ tân, vệ sinh và kỹ thuật tòa nhà
• Ca bảo vệ ban đêm và cuối tuần vắt qua nửa đêm
• Các lượt tuần tra theo kế hoạch và kiểm tra định kỳ lặp lại hằng tuần
• Ca trực luân phiên giữa những kỹ thuật viên có thể tới ngay khi được gọi

Khi bốn phần đó nằm trên cùng một bảng thay vì trong bốn tệp riêng, lịch ca thôi phụ thuộc vào trí nhớ của bất kỳ ai.

Quản lý tòa nhà, vệ sinh và bảo vệ trên cùng một lịch

Một danh mục được vận hành bởi nhiều nhóm nghề ít khi gặp nhau. Đội vệ sinh bắt đầu trước giờ mở cửa, bảo vệ chạy suốt đêm, kỹ thuật đi tuần ban ngày, còn lễ tân phủ những giờ ở giữa. Mỗi nhóm có nhịp riêng, chi phí riêng và cách hiểu riêng về một ngày bình thường.

Giữ tất cả trên cùng một bảng, với các tòa nhà tách ra thành dự án, nghĩa là quản lý có thể lên kế hoạch riêng cho một địa điểm mà vẫn thấy cả danh mục đã kín người hay chưa. Việc thu hẹp do bộ lọc đảm nhiệm. Một hệ thống xếp lịch nhân sự tòa nhà không tách được các địa điểm sẽ đẩy mọi thứ trở lại một bảng tính không đọc nổi chỉ trong một tháng.

Từ mẫu kế hoạch bảo trì tới lịch ca đã phát hành

Bảo dưỡng định kỳ là nửa phần dự đoán được của công việc, nên rất nhiều đội bắt đầu từ một mẫu kế hoạch bảo trì tòa nhà. Mẫu là điểm khởi đầu tốt nhưng là hệ điều hành tồi: nó nói điều gì nên xảy ra trong một tuần bình thường và không nói gì về ai nghỉ, ai làm thay hay thứ Ba đã đổi chuyện gì.

Các mẫu lịch đã lưu lấp khoảng trống đó. Một tuần đã chứng minh là hiệu quả cho một tòa nhà được dùng lại thay vì dựng mới, rồi điều chỉnh theo ngày lễ và ngày vắng trước khi phát hành. Kế hoạch vẫn lặp lại được, còn các ngoại lệ vẫn hiện rõ thay vì nằm trong đầu một người quản lý.

Ca trực và ngoài giờ trên toàn danh mục

Ca ngoài giờ là nơi sự công bằng và độ phủ va vào nhau. Nó phải luân phiên đều, mọi người cần biết trước nhiều tuần đêm nào là của mình, và việc đổi ca phải được ghi ở đâu đó khác ngoài nhóm chat.

Khi được lên kế hoạch như những ca trên cùng lịch với công việc ban ngày, ca trực trở thành thứ có thể kiểm tra được. Những đêm chưa ai nhận nằm ở dòng ca trống và đến với cả đội cùng lúc thay vì phải gọi lần lượt theo danh sách. Người thay cho một ca tan muộn hay một ca vào sớm được thêm vào chính bảng đó, và ai cũng thấy thay đổi ngay khi phát hành. Trong một đêm khó khăn, phần lớn những gì người ta cần ở phần mềm quản lý nhân sự tòa nhà chính là như vậy.

Nghỉ phép cũng đi theo hướng đó. Đơn nghỉ gửi qua ứng dụng nằm ngay cạnh lịch ca, nên người lên kế hoạch cho tháng Tám thấy được ai đã đăng ký nghỉ trước khi cam kết trực liên tục cho một tòa nhà.

Vị trí, cấp quyền và danh sách nhân sự mà trụ sở nhìn thấy

Lịch ca chỉ đáng tin bằng đúng danh sách đứng sau nó. Mỗi người mang theo một vị trí, một cấp quyền, một số điện thoại, một địa chỉ email và một múi giờ, nhờ vậy quản lý biết ai có thể xếp vào ca trước khi tạo ca. Nhà thầu và nhân sự thời vụ được thêm từng người hoặc nhập hàng loạt, mời qua email, và trạng thái tài khoản vẫn hiển thị cho tới khi lời mời được chấp nhận.

Cấp quyền trở nên quan trọng khi danh mục lớn dần. Quản lý tại chỗ cần dựng và phát hành lịch cho tòa nhà của mình. Trụ sở cần nhìn được tất cả. Đặt điều đó cho từng người, thay vì chuyền tay một tệp, mới là thứ giữ cho công cụ xếp lịch bảo trì tòa nhà dùng được ở hai mươi tòa nhà chứ không chỉ hai.

Giờ nghỉ, đổi ca và ca thay đổi ngay trong ngày

Kế hoạch luôn xê dịch. Giờ nghỉ bị đẩy muộn hơn dự kiến vì kỹ thuật viên thang máy đến trễ, ca bảo vệ đêm từ 19:00 đến 02:00 được giao cho người khác, nhân viên vệ sinh ca sáng bắt đầu sớm. Mỗi thay đổi đều chỉnh được ở chế độ xem theo ngày, với giờ bắt đầu và kết thúc dự kiến ghi kèm giờ thực tế, nên bản ghi phản ánh ca đã thực sự diễn ra chứ không phải ca từng được viết ra.

Việc đổi ca cũng xử lý ngay tại đó. Có thể gắn công việc vào một ca, nhờ vậy một lượt tuần tra hay một lần kiểm tra định kỳ đi theo đúng người thực hiện, và bộ công cụ quản lý công việc của chúng tôi nói kỹ hơn về phần này.

Nơi các nền tảng danh mục dừng lại và lịch ca nhân sự bắt đầu

Kết quả tìm kiếm trộn lẫn hai sản phẩm gần như không có gì chung, nên cần nói thẳng. Phần mềm quản lý bất động sản thương mại vận hành hợp đồng thuê, tiền thuê và mảng tài chính của danh mục, do một bộ phận khác của doanh nghiệp mua, và Shifton không làm bất kỳ việc nào trong số đó. Shifton là lớp nhân sự: ai được xếp ca ở tòa nhà nào, ai đang trực, ai đã chấm công, đã làm bao nhiêu giờ và bao nhiêu trong đó là tăng ca.

Gần như mọi công ty quản lý đều dùng cả hai, và ranh giới rất rõ. Nền tảng danh mục nắm các tòa nhà và dòng tiền. Ứng dụng xếp lịch cho người quản lý tòa nhà nắm con người và giờ công. Các đội còn phụ trách cả những cơ sở hỗn hợp sẽ thấy cấu trúc tương tự trên trang quản lý cơ sở vật chất của chúng tôi.

Chọn hệ thống xếp lịch mà đội tại chỗ thực sự dùng

Việc có được dùng hay không là do nhân viên quyết định, không phải người mua. Nếu lịch trong ứng dụng lần nào cũng là lịch thật, mọi người sẽ thôi gọi về văn phòng để hỏi cuối tuần. Điều đó nghĩa là thay đổi được phát hành cho tất cả cùng lúc, đăng ký thời gian rảnh và nghỉ phép xử lý ngay tại nơi có lịch, và giờ công ghi nhận khớp với giờ đã làm.

Sẽ tốt hơn nếu phần mềm đứng cạnh được những thứ đang dùng. Usedesk, Zapier, Intercom và QuickBooks kết nối từ màn hình tích hợp, nhờ vậy giờ công và thay đổi trạng thái đi tiếp thay vì nằm lại trong một hệ thống.

Dưới 10 thành viên, Shifton miễn phí và không giới hạn thời gian, đủ cho một công ty quản lý nhỏ hoặc một tòa nhà lớn. Danh mục lớn hơn chuyển sang các gói trả phí tính theo từng nhân viên mỗi tháng, còn định vị và địa điểm làm việc có sẵn dưới dạng mô đun trả phí. Mục tiêu không đổi theo quy mô: mọi tòa nhà đều có người, mọi đêm ngoài giờ đều có người chịu trách nhiệm và một con số giờ công không ai phải tranh cãi.