Evidenca delovnega časa in razporedi za kadrovsko službo
Razpored, prisotnost in odsotnosti v enem zapisu, da so ure, ki jih potrdi kadrovska služba, iste, ki jih izplača obračun plač.
Eno mesto za razpored in evidenco prihodov
Ko razpored živi v enem sistemu, prisotnost pa v drugem, nekdo zadnji teden vsakega meseca usklajuje eno z drugim. Vodenje obojega pri istem zaposlenem to delo v celoti odpravi.
Dopust, načrtovan proti dejanski pokritosti
Odobravanje odsotnosti brez pogleda v razpored je način, kako oddelek konča s tremi ljudmi odsotnimi v istem tednu. Zahtevki, ki ležijo v istem koledarju kot izmene, pokažejo posledico v trenutku odobritve.
Ure, ki pridejo v obračun plač nespremenjene
Vsako ročno prepisovanje med evidenco in obračunom plač je priložnost za napako, ki jo bo nekdo našel na svoji plačilni listi. Neposreden izvoz zabeleženih številk drži obe strani enaki.
Poročila, s katerimi kadrovik pride na sestanek
Odsotnost, nadure in izkoriščenost časa so tri vprašanja, ki jih dobi kadrovska služba, in vsa tri pridejo iz istih zabeleženih ur, ne iz treh ločenih zbirk podatkov.
Začnite z brezplačnim načrtom
Brez časovnih omejitev. Pridobite poln dostop do osnovnih funkcij in nadgradite, ko boste pripravljeni.
Zakaj evidenca prihodov in razpored sodita skupaj
V večini podjetij gre za dva sistema, kupljena ob različnem času in iz različnih razlogov. Razpored je prišel, ker je nekdo potreboval razpored izmen. Evidenca je prišla, ker je obračun plač potreboval ure. Držita prekrivajoče se podatke, na robovih si nasprotujeta, nekdo v kadrovski službi pa zadnji teden vsakega meseca odloča, kateri od njiju ima prav.
To usklajevanje ni majhno delo in ni delo, ki bi karkoli ustvarilo. Je čisto trenje, ki ga je povzročila delitev podatkov, ki ji nikoli ni bilo treba obstajati.
En zapis, brano na tri načine
Če sta razpored in evidenca vodena pri istem zaposlenem, usklajevanje izgine, ker izgine druga kopija. Vodja to bere kot razpored izmen. Zaposleni to bere kot svoj teden. Obračun plač to bere kot ure. Nihče ničesar ne prepisuje.
Ob tem se zastonj pojavi najbolj zanimiva številka. Razlika med načrtovanimi in opravljenimi urami, po osebi in po oddelku, je najbolj uporaben podatek, ki ga kadrovska služba ima, da opazi težavo z razporedom, preden ta postane težava z zasedbo, obstaja pa le takrat, ko obe številki ležita druga ob drugi.
Oddelki in lokacije, ki ustrezajo resničnosti
Poročilo je toliko dobro, kolikor je dobra struktura pod njim. Nastaviti oddelke in lokacije tako, kot organizacija zares deluje, in ne tako, kot pričakuje sistem, je tisto, kar iz poročila o odsotnosti naredi odgovor na ravni, na kateri bo nekdo vprašal.
En zapis. Trije bralci. Nobenega prepisovanja.
Odsotnost, odobrena proti dejanski pokritosti
Odobravanje dopusta je mesto, kjer delitev na dva sistema naredi najbolj vidno škodo. Zahtevek na enem mestu odobri nekdo, ki razporeda na drugem ne vidi, oddelek pa v tretjem tednu ugotovi, da so trije od njegovih petih ljudi odsotni hkrati.
Zahtevki, ki živijo v istem koledarju kot izmene, iz tega naredijo odločitev namesto nesreče. Tisti, ki odobrava, vidi, kdo drug je odsoten, vidi, ali je izmena pokrita, in lahko zahtevek zadrži, dokler pokritost ne obstaja. Stanja ostanejo pri zapisu zaposlenega, zato računanje ni ločena preglednica.
Kako spraviti ure v obračun plač, ne da bi se jih dotaknili
Vsak ročni korak med zapisom časa in obračunom plač je priložnost za napako, napake pri plači pa stanejo dvakrat: enkrat pri popravku in enkrat pri zaupanju. Neposreden izvoz zabeleženih številk, z odmori že ločenimi in nadurami že označenimi, prepisovanje odpravi.
Podjetja, ki hočejo izračun znotraj istega sistema, dodajo modul za plače po 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno. Podjetja z ustaljenim izvajalcem obračuna plač ga običajno ne potrebujejo in namesto tega izvozijo.
Česa to ne počne
Mejo je vredno povedati naravnost. To ni kadrovski informacijski sistem. Zaposlovanje, papirji ob nastopu dela, ocenjevalni cikli in personalne mape sodijo v kadrovski sistem in tam ostanejo. Tukaj sedi operativni sloj: kdo dela kdaj, kaj je zares opravil in koliko to stane.
Napaka pri plači stane dvakrat: enkrat pri popravku, enkrat pri zaupanju.
Tri vprašanja, ki jih kadrovska služba dobi
Odsotnost, nadure in zmogljivost. Vsaka kadrovska služba dobiva različice teh treh vprašanj, običajno od finančnega direktorja, ki hoče številko do četrtka. Ko vsa tri pridejo iz istih zabeleženih ur, si odgovori med seboj ustrezajo, kar ni zagotovljeno, če prihajajo iz treh različnih zbirk.
Odsotnost po oddelkih čez četrtletje pokaže, kje je pritisk. Nadure po oddelkih pokažejo, kje je model zasedbe napačen, in ne kje ljudje delajo trdo. Število zaposlenih proti dejanskim uram pokaže, ali sistemizacija ustreza delu.
Uvedba brez projekta
Sistemi, ki se dotikajo plač, običajno pridejo kot projekt: usmerjevalna skupina, selitev podatkov, načrt usposabljanja in datum zagona, ki se dvakrat premakne. Ta teža ustreza kadrovskemu sistemu in je pretirana za razpored in beleženje prihodov.
Deluje ožji vzorec. En oddelek, en mesec, ob tem, kar obstaja danes. Če je razpored lažje objaviti in ure pridejo v obračun plač brez prepisovanja, se utemeljitev napiše sama, širitev pa je kopija nečesa, kar že teče, in ne načrt na prosojnici.
Česa se morajo vodje naučiti
Skoraj ničesar, če ima orodje pravo obliko. Objaviti teden, odobriti zahtevek in prebrati poročilo so tri dejanja vodje oddelka in vsako od njih bi moralo preživeti eno samo razlago. Karkoli, kar za objavo razporeda potrebuje tečaj, bodo ljudje v četrtletju zaobšli.
Začetek brez projekta
Shifton je brezplačen do 10 zaposlenih brez časovne omejitve, kar zadošča, da en oddelek teče pošteno, preden kdorkoli napiše poslovno utemeljitev. Razpored, osnovno beleženje prihodov, mobilna aplikacija in poročanje so v tem paketu, moduli pa se dodajajo po enega od 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno, s poskusnim obdobjem do 60 dni za vsakega.
Pogosta vprašanja
Ali to nadomesti celoten kadrovski sistem?
Ne. Shifton pokriva razpored izmen, evidenco prisotnosti, odsotnosti in poročila, ki iz njih nastanejo. Zaposlovanje, letni razgovori in personalne mape ostanejo v kadrovskem sistemu, ure pa se vanj ali v obračun plač izvozijo.
Ali lahko vodja odobri dopust in hkrati vidi razpored?
Da. Zahtevki se pojavijo v istem koledarju kot izmene, zato tisti, ki odobrava, vidi, kdo drug je ta teden odsoten in ali je izmena pokrita, še preden odgovor odide.
Kako zabeležene ure pridejo v obračun plač?
Ure za obdobje odidejo v izvozu, z odmori ločenimi od opravljenega časa in nadurami že označenimi. Na voljo je tudi izbirni modul za plače po 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno za podjetja, ki hočejo izračun znotraj Shiftona.
Ali lahko račun uredim po oddelkih in lokacijah?
Da. Oddelki in lokacije posnamejo strukturo, ki jo kadrovska služba že ima, poročilo pa je berljivo na katerikoli od teh ravni ali za celotno podjetje.
Ali pokaže ponavljajoče se odsotnosti?
Poročila razvrstijo odsotnosti po osebi, oddelku in obdobju iz istih zapisov, iz katerih nastanejo številke za plače, zato si ta dva nikoli ne nasprotujeta.
Koliko ljudi pokrije brezplačni paket v majhni kadrovski službi?
Brezplačno dela do 10 zaposlenih brez časovne omejitve, kar zajema razpored, osnovno beleženje prihodov, mobilno aplikacijo in poročila. Plačljivi moduli se začnejo pri 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno, vsak s poskusnim obdobjem do 60 dni.
Nehajte vsak mesec usklajevati dva sistema
Brezplačno do 10 zaposlenih, z razporedom, evidenco prihodov in dopustom v enem zapisu ter urami, ki pridejo v obračun plač nespremenjene.