मानव संसाधन विभाग के लिए हाज़िरी और शिफ्ट प्रबंधन

हाज़िरी और शिफ्ट एक साथ क्यों होनी चाहिए

ज़्यादातर कंपनियों में ये दो अलग व्यवस्थाएँ हैं, अलग समय पर अलग वजहों से ख़रीदी गईं। शिफ्ट इसलिए आई कि किसी को ड्यूटी की सूची चाहिए थी। हाज़िरी इसलिए आई कि वेतन को घंटे चाहिए थे। दोनों एक जैसे आँकड़े रखती हैं, किनारों पर आपस में उलझती हैं, और एचआर में बैठा कोई व्यक्ति हर महीने का आख़िरी हफ़्ता यह तय करने में बिताता है कि सही कौन है।

यह मिलान छोटा काम नहीं है, और यह ऐसा काम भी नहीं जो कुछ पैदा करता हो। यह उस विभाजन से पैदा हुई शुद्ध रगड़ है जिसका होना कभी ज़रूरी ही नहीं था।

एक रिकॉर्ड, तीन तरह से पढ़ा गया

शिफ्ट और हाज़िरी को एक ही कर्मचारी पर रखना दूसरी नक़ल को हटाकर मिलान की ज़रूरत ही हटा देता है। प्रबंधक इसे ड्यूटी सूची की तरह पढ़ता है। कर्मचारी इसे अपने हफ़्ते की तरह पढ़ता है। वेतन इसे घंटों की तरह पढ़ता है। कोई कुछ दोबारा नहीं टाइप करता।

इसी के साथ सबसे काम का आँकड़ा बिना अतिरिक्त मेहनत के हाथ आ जाता है। नियोजित और असल घंटों का फ़र्क़, हर व्यक्ति और हर विभाग पर, एचआर के पास मौजूद सबसे उपयोगी संख्या है, जिससे शिफ्ट की समस्या स्टाफ़ की समस्या बनने से पहले पकड़ में आती है, और यह तभी बनती है जब दोनों आँकड़े साथ साथ रखे हों।

हक़ीक़त से मेल खाते विभाग और स्थान

रिपोर्ट उतनी ही अच्छी होती है जितना उसके नीचे का ढाँचा। विभाग और स्थान उस तरह बनाना जैसे संगठन असल में चलता है, न कि जैसे कोई व्यवस्था उम्मीद करती है, यही अनुपस्थिति के सवाल का जवाब उस स्तर पर देने लायक़ बनाता है जिस स्तर पर कोई पूछेगा।

एक रिकॉर्ड। तीन पाठक। दोबारा टाइप नहीं।

असली कवर के सामने मंज़ूर होती छुट्टी

छुट्टी की मंज़ूरी वही जगह है जहाँ दो व्यवस्थाओं का बँटवारा सबसे साफ़ नुक़सान करता है। आवेदन एक जगह उस व्यक्ति के हाथों मंज़ूर होता है जो दूसरी जगह की शिफ्ट नहीं देख सकता, और विभाग को तीसरे हफ़्ते पता चलता है कि उसके पाँच में से तीन लोग एक साथ ग़ैरहाज़िर हैं।

शिफ्ट वाले उसी कैलेंडर में रहने वाले आवेदन इसे हादसे की जगह फ़ैसला बना देते हैं। मंज़ूरी देने वाला देखता है कि और कौन छुट्टी पर है, देखता है कि शिफ्ट पर कोई है या नहीं, और कवर मिलने तक आवेदन रोक सकता है। शेष छुट्टियाँ कर्मचारी के रिकॉर्ड पर ही रहती हैं, इसलिए हिसाब कोई अलग शीट नहीं बनता।

घंटों को छुए बिना वेतन तक पहुँचाना

समय के रिकॉर्ड और वेतन चक्र के बीच हर हाथ से किया गया क़दम ग़लती घुसाने का मौक़ा है, और वेतन की ग़लती दो बार महँगी पड़ती है: एक बार सुधारने में और एक बार भरोसे में। दर्ज आँकड़ों को सीधे निर्यात करना, जिसमें विराम पहले से अलग और ओवरटाइम पहले से चिह्नित हो, दोबारा टाइप करने की ज़रूरत मिटा देता है।

जो कंपनियाँ गणना उसी व्यवस्था के भीतर चाहती हैं वे प्रति कर्मचारी प्रति माह 0,50 डॉलर पर वेतन मॉड्यूल जोड़ सकती हैं। जिनके पास पहले से जमा हुआ वेतन प्रदाता है उन्हें आमतौर पर इसकी ज़रूरत नहीं पड़ती और वे निर्यात से काम चला लेती हैं।

यह क्या नहीं करता

सीमा साफ़ कह देना ही ठीक है। यह पूरा मानव संसाधन सूचना तंत्र नहीं है। भर्ती, जॉइनिंग के काग़ज़, मूल्यांकन चक्र और कर्मचारी फ़ाइलें मानव संसाधन तंत्र की चीज़ें हैं और वहीं रहती हैं। यहाँ जो बैठा है वह परिचालन की परत है: कौन कब काम करता है, उसने असल में क्या किया, और उसकी लागत कितनी है।

वेतन की ग़लती दो बार महँगी पड़ती है: एक बार सुधार में, एक बार भरोसे में।

एचआर से पूछे जाने वाले तीन सवाल

अनुपस्थिति, ओवरटाइम और क्षमता। हर एचआर विभाग को इन्हीं तीनों के रूप मिलते हैं, अक्सर किसी वित्त निदेशक से जिसे गुरुवार तक आँकड़ा चाहिए। जब तीनों उन्हीं दर्ज घंटों से निकलते हैं तो जवाब आपस में मेल खाते हैं, जो तीन अलग संग्रहों से आने पर कभी पक्का नहीं होता।

एक तिमाही में विभागवार अनुपस्थिति बताती है कि दबाव कहाँ है। विभागवार ओवरटाइम बताता है कि स्टाफ़िंग का ढाँचा कहाँ ग़लत है, न कि कहाँ लोग मेहनती हैं। कर्मचारी संख्या को असल घंटों के सामने रखने पर पता चलता है कि स्वीकृत पद काम से मेल खाते हैं या नहीं।

बिना बड़ी परियोजना के लागू करना

वेतन को छूने वाली व्यवस्थाएँ आमतौर पर परियोजना बनकर आती हैं: एक संचालन समिति, आँकड़ों का स्थानांतरण, प्रशिक्षण की योजना और शुरुआत की तारीख़ जो दो बार खिसकती है। यह भार मानव संसाधन सूचना तंत्र के लिए ठीक है और एक शिफ्ट सूची तथा हाज़िरी घड़ी के लिए बहुत ज़्यादा।

जो तरीक़ा चलता है वह कहीं छोटा है। एक विभाग, एक महीना, आज जो चल रहा है उसके साथ साथ। अगर शिफ्ट प्रकाशित करना आसान हो जाए और घंटे बिना दोबारा टाइप किए वेतन तक पहुँच जाएँ, तो कारण ख़ुद बन जाता है, और विस्तार किसी चलती हुई चीज़ की नक़ल होता है, किसी स्लाइड पर लिखी योजना नहीं।

प्रबंधकों को क्या सीखना पड़ता है

लगभग कुछ नहीं, बशर्ते औज़ार का आकार सही हो। एक हफ़्ता प्रकाशित करना, एक आवेदन मंज़ूर करना और एक रिपोर्ट पढ़ना, यही तीन काम लाइन मैनेजर करता है, और हर काम एक बार समझाए जाने के बाद टिकना चाहिए। शिफ्ट प्रकाशित करने के लिए जिसमें प्रशिक्षण चाहिए, उसे लोग एक तिमाही के भीतर किनारे कर देते हैं।

बिना परियोजना के शुरुआत

Shifton 10 कर्मचारियों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त है, और इतना काफ़ी है कि कोई ख़रीद का प्रस्ताव लिखे उससे पहले एक विभाग ढंग से चल जाए। शिफ्ट बनाना, बुनियादी हाज़िरी घड़ी, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग इसी योजना में हैं, और मॉड्यूल एक एक करके प्रति कर्मचारी प्रति माह 0,50 डॉलर से जोड़े जाते हैं, हर एक पर 60 दिन तक की परीक्षण अवधि के साथ।