Software de control horario para recursos humanos

Por qué la presencia y la planificación van juntas

En casi todas las empresas son dos sistemas comprados en momentos distintos por motivos distintos. La planificación llegó porque alguien necesitaba un cuadrante. El control horario llegó porque la nómina necesitaba horas. Guardan datos solapados, no coinciden en los bordes, y alguien de RR. HH. pasa la última semana de cada mes decidiendo cuál tiene razón.

Ese cuadre no es un trabajo pequeño y no es un trabajo que produzca nada. Es fricción pura creada por una separación de datos que nunca tuvo que existir.

Un registro, leído de tres maneras

Guardar el cuadrante y el registro de presencia contra el mismo empleado elimina el cuadre eliminando la segunda copia. El responsable lo lee como cuadrante. El empleado lo lee como su semana. La nómina lo lee como horas. Nadie reteclea nada.

Además deja disponible gratis el número interesante. La diferencia entre horas previstas y reales, por persona y por departamento, es la cifra más útil que tiene RR. HH. para detectar un problema de planificación antes de que se convierta en uno de plantilla, y solo existe cuando ambos números están guardados uno al lado del otro.

Departamentos y ubicaciones que coinciden con la realidad

Un informe vale lo que vale la estructura que hay debajo. Montar departamentos y ubicaciones como la organización funciona de verdad, y no como el sistema espera, es lo que hace que un informe de absentismo se pueda responder al nivel en el que alguien va a preguntar.

Un registro. Tres lectores. Nada que reteclear.

Ausencias aprobadas contra la cobertura real

La aprobación de ausencias es donde la separación en dos sistemas hace el daño más visible. Una solicitud se aprueba en un sitio por alguien que no puede ver el cuadrante en el otro, y en la semana tres un departamento descubre que tres de sus cinco personas están fuera a la vez.

Solicitudes que viven en el mismo calendario que los turnos convierten eso en una decisión y no en un accidente. Quien aprueba ve quién más está fuera, ve si el turno está cubierto y puede retener la solicitud hasta que haya cobertura. Los saldos se quedan con la ficha del empleado, así que la aritmética no es una hoja aparte.

Llevar las horas a nómina sin tocarlas

Cada paso manual entre el registro horario y el cálculo de nómina es una oportunidad de meter un error, y los errores de nómina cuestan dos veces: una en arreglarlos y otra en confianza. Exportar directamente las cifras registradas, con las pausas ya separadas y las horas extra ya marcadas, elimina el retecleo.

Las empresas que quieran el cálculo dentro del mismo sistema pueden añadir el módulo de nómina a 0,50 dólares por empleado al mes. Las que ya tienen un proveedor de nómina asentado normalmente no lo necesitan y exportan.

Lo que esto no hace

El límite merece decirse claro. Esto no es un sistema de información de RR. HH. Selección, papeleo de incorporación, ciclos de desempeño y expedientes de personal van en un sistema de RR. HH. y se quedan ahí. Lo que hay aquí es la capa operativa: quién trabaja cuándo, qué trabajó de verdad y cuánto cuesta eso.

Los errores de nómina cuestan dos veces: una en arreglarlos, otra en confianza.

Las tres preguntas que le hacen a RR. HH.

Absentismo, horas extra y capacidad. Toda función de RR. HH. recibe versiones de estas, normalmente de un director financiero que quiere un número para el jueves. Cuando las tres salen de las mismas horas registradas, las respuestas concuerdan entre sí, lo que no está garantizado cuando salen de tres recopilaciones distintas.

El absentismo por departamento a lo largo de un trimestre enseña dónde está la presión. Las horas extra por departamento enseñan dónde está mal el modelo de plantilla, y no dónde la gente trabaja mucho. La plantilla frente a las horas reales enseña si el organigrama encaja con el trabajo.

Implantarlo sin un proyecto

Los sistemas que tocan la nómina suelen llegar como proyectos: comité de dirección, migración de datos, plan de formación y una fecha de arranque que se retrasa dos veces. Ese peso es apropiado para un sistema de RR. HH. y excesivo para un cuadrante y un fichaje.

El patrón que funciona es más estrecho. Un departamento, un mes, en paralelo con lo que exista hoy. Si el cuadrante es más fácil de publicar y las horas llegan a nómina sin retecleo, el argumento se defiende solo y la implantación es una copia de algo que ya funciona en vez de un plan en una diapositiva.

Lo que tienen que aprender los responsables

Casi nada, si la herramienta tiene la forma correcta. Publicar una semana, aprobar una solicitud y leer un informe son las tres acciones que hace un mando intermedio, y cada una debería sobrevivir a que se la expliquen una vez. Cualquier cosa que necesite un curso para publicar un cuadrante se esquivará en un trimestre.

Empezar sin un proyecto

Shifton es gratuito hasta 10 empleados sin límite de tiempo, lo que basta para que un solo departamento funcione bien antes de que nadie escriba un caso de negocio. La planificación, el fichaje básico, la aplicación móvil y los informes están en ese plan, y los módulos se añaden de uno en uno desde 0,50 dólares por empleado al mes con una prueba de hasta 60 días en cada uno.