ניהול נוכחות ושעות עבודה עם סידור עבודה למשאבי אנוש
סידור עבודה, נוכחות והיעדרויות ברשומה אחת, כדי שהשעות שמשאבי אנוש מאשרים יהיו בדיוק השעות שהשכר משלם.
מקום אחד לסידור העבודה ולשעון הנוכחות
כשסידור העבודה יושב במערכת אחת והנוכחות במערכת אחרת, מישהו מבלה את השבוע האחרון של כל חודש בהתאמה ביניהן. החזקת שתיהן על אותה רשומת עובד מבטלת את העבודה הזאת לגמרי.
חופשה שמתוכננת מול כיסוי אמיתי
אישור היעדרות בלי לראות את סידור העבודה הוא הדרך שבה מחלקה מגיעה לשלושה אנשים חסרים באותו שבוע. בקשות שיושבות באותו לוח שנה של המשמרות הופכות את התוצאה לגלויה כבר ברגע האישור.
שעות שמגיעות לשכר בלי שינוי
כל הקלדה ידנית בין רישום הנוכחות למערכת השכר היא הזדמנות לטעות שמישהו ימצא בתלוש שלו. ייצוא ישיר של המספרים הרשומים שומר על שני הצדדים זהים.
דוחות שמשאבי אנוש יכולים להביא לישיבה
היעדרות, שעות נוספות וניצול זמן הן שלוש השאלות שמשאבי אנוש נשאלים, ושלושתן יוצאות מאותן שעות רשומות ולא משלושה אוספי נתונים נפרדים.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
למה נוכחות וסידור עבודה שייכים יחד
ברוב החברות אלה שתי מערכות שנקנו בזמנים שונים מסיבות שונות. הסידור הגיע כי מישהו היה צריך לוח משמרות. הנוכחות הגיעה כי מערכת השכר הייתה צריכה שעות. הן מחזיקות נתונים חופפים, הן נחלקות בשוליים, ומישהו במשאבי אנוש מבלה את השבוע האחרון של כל חודש בהכרעה איזו מהן צודקת.
ההתאמה הזאת אינה עבודה קטנה, והיא גם אינה עבודה שמייצרת משהו. זהו חיכוך טהור שנוצר מפיצול נתונים שמעולם לא היה חייב להתקיים.
רשומה אחת, שלוש קריאות
החזקת הסידור ורישום הנוכחות על אותו עובד מבטלת את ההתאמה בכך שהיא מבטלת את העותק השני. המנהל קורא את זה כלוח משמרות. העובד קורא את זה כשבוע שלו. השכר קורא את זה כשעות. אף אחד לא מקליד שום דבר מחדש.
בדרך אגב מתקבל בחינם גם המספר המעניין ביותר. הפער בין שעות מתוכננות לשעות בפועל, לכל עובד ולכל מחלקה, הוא הנתון השימושי ביותר שיש למשאבי אנוש כדי לזהות בעיה בסידור לפני שהיא הופכת לבעיית כוח אדם, והוא קיים רק כששני המספרים שמורים זה לצד זה.
מחלקות ואתרים שתואמים למציאות
דוח שווה בדיוק כמו המבנה שמתחתיו. הגדרת מחלקות ואתרים לפי הדרך שבה הארגון באמת עובד, ולא לפי הדרך שמערכת מצפה לה, היא מה שהופך שאלה על היעדרות לשאלה שאפשר לענות עליה ברמה שבה מישהו באמת ישאל.
רשומה אחת. שלושה קוראים. בלי הקלדה מחדש.
היעדרות שמאושרת מול כיסוי אמיתי
אישור היעדרויות הוא המקום שבו הפיצול לשתי מערכות עושה את הנזק הגלוי ביותר. בקשה מאושרת במקום אחד בידי מי שאינו רואה את הסידור במקום השני, ומחלקה מגלה בשבוע השלישי ששלושה מתוך חמשת אנשיה נעדרים בבת אחת.
בקשות שגרות באותו לוח שנה של המשמרות הופכות את זה להחלטה במקום לתאונה. המאשר רואה מי עוד בחופשה, רואה אם המשמרת מכוסה, ויכול להשהות את הבקשה עד שיימצא כיסוי. היתרות נשארות ברשומת העובד, כך שהחשבון אינו גיליון נפרד.
להביא את השעות לשכר בלי לגעת בהן
כל שלב ידני בין רישום הזמן להרצת השכר הוא הזדמנות להכניס טעות, וטעויות שכר עולות פעמיים: פעם אחת בתיקון ופעם אחת באמון. ייצוא ישיר של המספרים הרשומים, כשההפסקות כבר מופרדות והשעות הנוספות כבר מסומנות, מבטל את ההקלדה מחדש.
חברות שרוצות את החישוב בתוך אותה מערכת יכולות להוסיף את מודול השכר ב-0,50 דולר לעובד לחודש. חברות עם ספק שכר קבוע בדרך כלל אינן זקוקות לו ומייצאות במקום זאת.
מה זה לא עושה
ראוי לומר את הגבול בפירוש. זו אינה מערכת מידע מלאה לניהול עובדים. גיוס, ניירת הקליטה, מחזורי הערכה ותיקים אישיים שייכים למערכת משאבי אנוש ונשארים שם. מה שיושב כאן הוא השכבה התפעולית: מי עובד מתי, מה הוא באמת עבד, וכמה זה עולה.
טעות בשכר עולה פעמיים: פעם בתיקון, פעם באמון.
שלוש השאלות שמשאבי אנוש נשאלים
היעדרות, שעות נוספות וקיבולת. כל מערך משאבי אנוש מקבל גרסאות של השלוש האלה, בדרך כלל ממנהל כספים שרוצה מספר עד יום חמישי. כששלושתן יוצאות מאותן שעות רשומות, התשובות מסתדרות זו עם זו, וזה בכלל לא מובטח כשהן מגיעות משלושה אוספים שונים.
היעדרות לפי מחלקה על פני רבעון מראה איפה הלחץ. שעות נוספות לפי מחלקה מראות איפה מודל האיוש שגוי, ולא איפה אנשים עובדים קשה. תקן מול שעות בפועל מראה אם כמות המשרות מתאימה לעבודה.
הטמעה בלי פרויקט
מערכות שנוגעות בשכר מגיעות בדרך כלל כפרויקט: ועדת היגוי, העברת נתונים, תוכנית הדרכה ותאריך עלייה לאוויר שנדחה פעמיים. המשקל הזה מתאים למערכת מידע לניהול עובדים ומוגזם עבור סידור עבודה ושעון נוכחות.
הדפוס שעובד צר הרבה יותר. מחלקה אחת, חודש אחד, לצד מה שקיים היום. אם קל יותר לפרסם את הסידור והשעות מגיעות לשכר בלי הקלדה מחדש, ההצדקה נכתבת מעצמה, וההרחבה היא העתקה של משהו שכבר עובד ולא תוכנית על שקף.
מה המנהלים צריכים ללמוד
כמעט כלום, אם לכלי יש הצורה הנכונה. לפרסם שבוע, לאשר בקשה ולקרוא דוח הן שלוש הפעולות שמנהל ישיר עושה, וכל אחת מהן צריכה לשרוד הסבר אחד. כל דבר שדורש קורס כדי לפרסם סידור עבודה יעקפו אותו בתוך רבעון.
להתחיל בלי פרויקט
Shifton חינם עד 10 עובדים בלי הגבלת זמן, וזה מספיק כדי להריץ מחלקה אחת כמו שצריך עוד לפני שמישהו כותב הצדקה לרכישה. בניית הסידור, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה לנייד והדוחות נמצאים במסלול הזה, ומודולים מתווספים אחד אחד החל מ-0,50 דולר לעובד לחודש עם תקופת ניסיון של עד 60 יום לכל אחד.
שאלות נפוצות
האם זה מחליף מערכת משאבי אנוש מלאה?
לא. Shifton מכסה סידור עבודה, נוכחות, היעדרויות ואת הדוחות שיוצאים מהם. גיוס, הערכות עובדים ותיקים אישיים נשארים במערכת משאבי האנוש, ואת השעות אפשר לייצא אליה או למערכת השכר.
האם מנהל יכול לאשר היעדרות ולראות בו זמנית את הסידור?
כן. הבקשות מופיעות באותו לוח שנה שבו נמצאות המשמרות, כך שמי שמאשר רואה מי עוד חסר באותו שבוע והאם המשמרת מכוסה, עוד לפני שהתשובה יוצאת.
איך השעות הרשומות מגיעות למערכת השכר?
שעות התקופה יוצאות בייצוא, כשההפסקות מופרדות מזמן העבודה והשעות הנוספות כבר מסומנות. קיים גם מודול שכר אופציונלי ב-0,50 דולר לעובד לחודש לחברות שרוצות את החישוב בתוך Shifton.
אפשר לבנות את החשבון לפי מחלקה ואתר?
כן. המחלקות והאתרים משקפים את המבנה שמשאבי אנוש כבר עובדים לפיו, ואת הדוח אפשר לקרוא בכל אחת מהרמות האלה או עבור החברה כולה.
האם רואים דפוסים חוזרים של היעדרות?
הדוחות מקבצים היעדרות לפי עובד, מחלקה ותקופה מאותן רשומות שמפיקות את מספרי השכר, כך ששני הצדדים לעולם אינם סותרים זה את זה.
האם המסלול החינמי מספיק למחלקת משאבי אנוש קטנה?
עד 10 עובדים עובדים בחינם בלי הגבלת זמן, וזה כולל את בניית הסידור, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה לנייד והדוחות. מודולים בתשלום מתחילים ב-0,50 דולר לעובד לחודש, ולכל אחד מהם תקופת ניסיון של עד 60 יום.
די להתאים שתי מערכות בכל סוף חודש
חינם עד 10 עובדים, עם סידור עבודה, שעון נוכחות והיעדרויות ברשומה אחת ושעות שמגיעות לשכר בלי שינוי.