Evidencia dochádzky a rozpis zmien pre personálne oddelenie
Rozpis zmien, dochádzka a neprítomnosti v jednom zázname, aby hodiny, ktoré schváli personálne oddelenie, boli tie isté, ktoré vyplatí mzdová učtáreň.
Jedno miesto pre rozpis zmien aj dochádzku
Keď rozpis žije v jednom systéme a dochádzka v druhom, niekto posledný týždeň každého mesiaca zosúlaďuje jedno s druhým. Viesť oboje pri tom istom zamestnancovi túto prácu ruší celú.
Dovolenka plánovaná oproti reálnemu pokrytiu
Schvaľovať voľno bez pohľadu do rozpisu je spôsob, ako oddelenie skončí s troma ľuďmi preč v tom istom týždni. Žiadosti ležiace v tom istom kalendári ako zmeny ukážu dôsledok v okamihu schvaľovania.
Hodiny, ktoré prídu do miezd bez zmeny
Každé ručné prepísanie medzi dochádzkou a mzdami je príležitosť na chybu, ktorú niekto nájde na svojej výplatnej páske. Priamy export zapísaných čísel drží obe strany totožné.
Výkazy, s ktorými personalista príde na poradu
Absencie, nadčasy a využitie času sú tri otázky, ktoré personálne oddelenie dostáva, a všetky tri vychádzajú z tých istých zapísaných hodín, nie z troch oddelených zberov údajov.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Prečo dochádzka a rozpis zmien patria k sebe
Vo väčšine firiem ide o dva systémy kúpené v inom čase a z iného dôvodu. Rozpis prišiel, lebo niekto potreboval rozvrh zmien. Dochádzka prišla, lebo mzdy potrebovali hodiny. Držia prekrývajúce sa údaje, na okrajoch si odporujú a niekto v personálnom oddelení strávi posledný týždeň každého mesiaca rozhodovaním, ktorý z nich má pravdu.
To zosúlaďovanie nie je malá robota a nie je to robota, ktorá by čokoľvek vytvorila. Je to čisté trenie vzniknuté z rozdelenia údajov, ktoré nikdy nemuselo existovať.
Jeden záznam čítaný tromi spôsobmi
Držať rozpis a dochádzku pri tom istom zamestnancovi odstráni zosúlaďovanie tým, že odstráni druhú kópiu. Vedúci to číta ako rozvrh zmien. Zamestnanec to číta ako svoj týždeň. Mzdová učtáreň to číta ako hodiny. Nikto nič neprepisuje.
Zároveň sa zadarmo objaví to najzaujímavejšie číslo. Rozdiel medzi plánovanými a odpracovanými hodinami, po ľuďoch a po oddeleniach, je najužitočnejší údaj, ktorý personalista má, aby odhalil problém s rozpisom skôr, než sa z neho stane problém s obsadením, a existuje len vtedy, keď obe čísla ležia vedľa seba.
Oddelenia a prevádzky, ktoré zodpovedajú skutočnosti
Výkaz je len taký dobrý ako štruktúra pod ním. Nastaviť oddelenia a prevádzky tak, ako organizácia naozaj funguje, a nie tak, ako to čaká systém, je to, čo z výkazu absencií robí odpoveď na úrovni, na ktorej sa niekto naozaj pýta.
Jeden záznam. Traja čitatelia. Žiadne prepisovanie.
Voľno schválené oproti reálnemu pokrytiu
Schvaľovanie dovolenky je miesto, kde rozdelenie do dvoch systémov narobí najviditeľnejšiu škodu. Žiadosť schváli na jednom mieste niekto, kto nevidí rozpis na tom druhom, a oddelenie v treťom týždni zistí, že traja z jeho piatich ľudí sú preč naraz.
Žiadosti žijúce v tom istom kalendári ako zmeny z toho urobia rozhodnutie namiesto nehody. Schvaľujúci vidí, kto ďalší má voľno, vidí, či je zmena pokrytá, a môže žiadosť pozdržať, kým pokrytie nevznikne. Zostatky zostávajú pri zázname zamestnanca, takže tá aritmetika nie je osobitná tabuľka.
Ako dostať hodiny do miezd bez toho, aby ste na ne siahli
Každý ručný krok medzi zápisom času a spracovaním miezd je príležitosť zaniesť chybu a chyby vo výplate stoja dvakrát: raz pri oprave a raz na dôvere. Priamy export zapísaných čísel, s prestávkami už oddelenými a nadčasmi už označenými, prepisovanie ruší.
Firmy, ktoré chcú výpočet vnútri toho istého systému, si pridajú mzdový modul za 0,50 dolára na zamestnanca mesačne. Firmy so zavedeným poskytovateľom mzdových služieb ho zvyčajne nepotrebujú a namiesto toho exportujú.
Čo toto nerobí
Hranicu je namieste vysloviť nahlas. Toto nie je personálny informačný systém. Nábor, papiere pri nástupe, hodnotiace cykly a osobné spisy patria do personálneho systému a tam zostanú. Tu sedí prevádzková vrstva: kto kedy pracuje, čo skutočne odpracoval a čo to stojí.
Chyba vo výplate stojí dvakrát: raz pri oprave, raz na dôvere.
Tri otázky, na ktoré sa personalistov pýtajú
Absencie, nadčasy a kapacita. Každé personálne oddelenie dostáva varianty týchto troch otázok, zvyčajne od finančného riaditeľa, ktorý chce číslo do štvrtka. Keď všetky tri vychádzajú z tých istých zapísaných hodín, odpovede si navzájom zodpovedajú, čo zaručené nie je, ak pochádzajú z troch rôznych zberov.
Absencie po oddeleniach za štvrťrok ukazujú, kde je tlak. Nadčasy po oddeleniach ukazujú, kde je zle nastavený model obsadenia, a nie kde ľudia pracujú tvrdo. Počet úväzkov oproti skutočným hodinám ukazuje, či stavy zodpovedajú práci.
Zavedenie bez projektu
Systémy, ktoré siahajú na mzdy, zvyčajne prichádzajú ako projekt: riadiaci výbor, migrácia údajov, plán školení a dátum spustenia, ktorý sa dvakrát posunie. Tá váha sedí personálnemu systému a je prehnaná pri rozpise zmien a evidencii príchodov.
Funguje užší postup. Jedno oddelenie, jeden mesiac, popri tom, čo existuje dnes. Ak sa rozpis publikuje ľahšie a hodiny prídu do miezd bez prepisovania, obhajoba sa napíše sama a rozšírenie je kópiou niečoho, čo už beží, nie plánom na slajde.
Čo sa musia vedúci naučiť
Takmer nič, ak má nástroj správny tvar. Zverejniť týždeň, schváliť žiadosť a prečítať výkaz sú tri úkony líniového vedúceho a každý z nich by mal vydržať jediné vysvetlenie. Čokoľvek, čo na zverejnenie rozpisu potrebuje kurz, ľudia do štvrťroka obídu.
Začiatok bez projektu
Shifton je zdarma až pre 10 zamestnancov bez časového obmedzenia, čo stačí na to, aby jedno oddelenie išlo poriadne skôr, než niekto spíše obchodné zdôvodnenie. Rozpis zmien, základná evidencia príchodov, mobilná aplikácia a výkazníctvo sú v tomto pláne a moduly sa pridávajú po jednom od 0,50 dolára na zamestnanca mesačne so skúšobným obdobím až 60 dní na každý.
Často kladené otázky
Nahradí to celý personálny systém?
Nie. Shifton pokrýva rozpis zmien, dochádzku, neprítomnosti a výkazy, ktoré z nich vznikajú. Nábor, hodnotenia a osobné spisy zostávajú v personálnom systéme a hodiny doň alebo do mzdového programu odídu exportom.
Môže vedúci schváliť dovolenku a súčasne vidieť rozpis?
Áno. Žiadosti sa objavia v tom istom kalendári ako zmeny, takže ten, kto schvaľuje, vidí, kto ďalší je ten týždeň preč a či je zmena pokrytá, ešte než odpoveď odíde.
Ako sa zapísaná dochádzka dostane do mzdovej učtárne?
Hodiny za obdobie odchádzajú exportom, prestávky oddelené od odpracovaného času a nadčasy už označené. Je aj voliteľný mzdový modul za 0,50 dolára na zamestnanca mesačne pre firmy, ktoré chcú výpočet vnútri Shiftonu.
Dá sa účet usporiadať podľa oddelení a prevádzok?
Áno. Oddelenia a prevádzky kopírujú štruktúru, ktorú personalisti už majú, a výkaz sa dá čítať na ktorejkoľvek z tých úrovní aj za celú firmu.
Ukáže to opakujúce sa absencie?
Výkazy triedia neprítomnosti podľa človeka, oddelenia a obdobia z tých istých záznamov, z ktorých vznikajú čísla pre mzdy, takže si tie dve veci nikdy neodporujú.
Koľko ľudí pokryje bezplatný plán v malom personálnom oddelení?
Zdarma pracuje až 10 zamestnancov bez časového obmedzenia a patrí sem najmä rozpis zmien, základná evidencia príchodov, mobilná aplikácia a výkazy. Platené moduly začínajú na 0,50 dolára na zamestnanca mesačne, každý so skúšobným obdobím až 60 dní.
Prestaňte každý mesiac zosúlaďovať dva systémy
Zdarma až pre 10 zamestnancov, s rozpisom, dochádzkou a dovolenkou v jednom zázname a hodinami, ktoré prídu do miezd bez zmeny.