Evidencija radnog vremena i rasporedi za kadrovsku službu
Raspored, prisutnost i odsustva u jednom zapisu, kako bi sati koje odobri kadrovska služba bili isti oni koje isplati obračun plaća.
Jedno mjesto za raspored i evidenciju dolazaka
Kad raspored živi u jednom sustavu, a prisutnost u drugom, netko zadnji tjedan svakog mjeseca usklađuje jedno s drugim. Vođenje oboje uz istog zaposlenika taj posao ukida u cijelosti.
Godišnji odmor planiran prema stvarnoj pokrivenosti
Odobravanje slobodnih dana bez pogleda u raspored način je na koji odjel završi s troje ljudi odsutnih u istom tjednu. Zahtjevi koji leže u istom kalendaru kao i smjene pokazuju posljedicu u trenutku odobrenja.
Sati koji stižu u obračun plaća nepromijenjeni
Svako ručno prepisivanje između evidencije i obračuna plaća prilika je za pogrešku koju će netko naći na svojoj platnoj listi. Izravan izvoz zabilježenih brojki drži obje strane istovjetnima.
Izvještaji s kojima kadrovik dolazi na sastanak
Izostanci, prekovremeni sati i iskoristivost vremena tri su pitanja koja kadrovska služba dobiva, a sva tri izlaze iz istih zabilježenih sati, a ne iz tri odvojena prikupljanja podataka.
Započnite s besplatnim planom
Bez vremenskog ograničenja. Puni pristup osnovnim značajkama, nadogradite kad budete spremni.
Zašto evidencija dolazaka i raspored idu zajedno
U većini tvrtki riječ je o dva sustava kupljena u različito vrijeme i iz različitih razloga. Raspored je stigao jer je nekome trebao popis smjena. Evidencija je stigla jer su obračunu plaća trebali sati. Drže podatke koji se preklapaju, na rubovima si proturječe, a netko u kadrovskoj službi zadnji tjedan svakog mjeseca odlučuje koji je od njih u pravu.
To usklađivanje nije mali posao i nije posao koji išta proizvodi. Čisto je trenje nastalo iz podjele podataka koja nikad nije morala postojati.
Jedan zapis, čitan na tri načina
Držanje rasporeda i evidencije uz istog zaposlenika uklanja usklađivanje tako što uklanja drugu kopiju. Voditelj to čita kao popis smjena. Zaposlenik to čita kao svoj tjedan. Obračun plaća to čita kao sate. Nitko ništa ne prepisuje.
Usput se badava pojavljuje najzanimljivija brojka. Razlika između planiranih i odrađenih sati, po osobi i po odjelu, najkorisniji je podatak koji kadrovska ima da uoči problem s rasporedom prije nego postane problem s popunjenošću, a postoji samo kad obje brojke stoje jedna uz drugu.
Odjeli i lokacije koji odgovaraju stvarnosti
Izvještaj vrijedi onoliko koliko vrijedi struktura ispod njega. Postaviti odjele i lokacije onako kako organizacija doista radi, a ne onako kako sustav očekuje, ono je što izvještaj o izostancima čini odgovorom na razini na kojoj će netko pitati.
Jedan zapis. Tri čitatelja. Nikakvog prepisivanja.
Odsustvo odobreno prema stvarnoj pokrivenosti
Odobravanje slobodnih dana mjesto je gdje podjela na dva sustava radi najvidljiviju štetu. Zahtjev na jednom mjestu odobri netko tko raspored na drugom ne vidi, a odjel u trećem tjednu otkrije da su troje od njegovih pet ljudi odsutni istodobno.
Zahtjevi koji žive u istom kalendaru kao i smjene pretvaraju to u odluku umjesto u nesreću. Onaj tko odobrava vidi tko je još slobodan, vidi je li smjena pokrivena i može zahtjev zadržati dok pokrivenost ne postoji. Stanja ostaju uz zapis zaposlenika, pa računica nije zasebna tablica.
Kako dovesti sate do plaća, a da ih se ne dira
Svaki ručni korak između zapisa vremena i obračuna plaća prilika je da uđe pogreška, a pogreške u plaći koštaju dvaput: jednom pri ispravku i jednom u povjerenju. Izravan izvoz zabilježenih brojki, sa stankama već odvojenima i prekovremenim već označenim, uklanja prepisivanje.
Tvrtke koje žele izračun unutar istog sustava dodaju modul za plaće po 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno. Tvrtke s uhodanim pružateljem usluge obračuna obično ga ne trebaju i umjesto toga izvoze.
Što ovo ne radi
Granicu vrijedi izreći naglas. Ovo nije kadrovski informacijski sustav. Zapošljavanje, papiri pri ulasku u tvrtku, ciklusi ocjenjivanja i osobni dosjei pripadaju kadrovskom sustavu i tamo ostaju. Ovdje sjedi operativni sloj: tko kada radi, što je doista odradio i koliko to stoji.
Pogreška u plaći košta dvaput: jednom pri ispravku, jednom u povjerenju.
Tri pitanja koja kadrovska služba dobiva
Izostanci, prekovremeni sati i kapacitet. Svaka kadrovska služba dobiva inačice ta tri pitanja, obično od financijskog direktora koji hoće brojku do četvrtka. Kad sva tri izlaze iz istih zabilježenih sati, odgovori se međusobno slažu, što nije zajamčeno ako dolaze iz tri različita prikupljanja.
Izostanci po odjelima kroz tromjesečje pokazuju gdje je pritisak. Prekovremeni po odjelima pokazuju gdje je model popunjavanja pogrešan, a ne gdje ljudi rade naporno. Broj zaposlenih prema stvarnim satima pokazuje odgovara li sistematizacija poslu.
Uvođenje bez projekta
Sustavi koji diraju plaće obično stižu kao projekt: upravljački odbor, seoba podataka, plan edukacije i datum početka koji se dvaput pomakne. Ta težina pristaje kadrovskom sustavu, a pretjerana je za raspored i bilježenje dolazaka.
Radi uži obrazac. Jedan odjel, jedan mjesec, uz ono što danas postoji. Ako se raspored lakše objavljuje i sati stižu u obračun bez prepisivanja, obrazloženje se piše samo, a širenje je preslika nečega što već radi, a ne plan na slajdu.
Što voditelji moraju naučiti
Gotovo ništa, ako alat ima pravi oblik. Objaviti tjedan, odobriti zahtjev i pročitati izvještaj tri su radnje voditelja odjela i svaka bi trebala preživjeti jedno jedino objašnjenje. Sve što za objavu rasporeda traži tečaj ljudi će unutar tromjesečja zaobići.
Početak bez projekta
Shifton je besplatan do 10 zaposlenih bez vremenskog roka, što je dovoljno da jedan odjel radi kako treba prije nego itko napiše poslovno obrazloženje. Raspored, osnovno bilježenje dolazaka, mobilna aplikacija i izvještavanje su u tom paketu, a moduli se dodaju jedan po jedan od 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno, s probnim razdobljem do 60 dana za svaki.
Često postavljana pitanja
Zamjenjuje li ovo cjeloviti kadrovski sustav?
Ne. Shifton pokriva raspored smjena, evidenciju prisutnosti, odsustva i izvještaje koji iz njih nastaju. Zapošljavanje, godišnji razgovori i osobni dosjei ostaju u kadrovskom sustavu, a sati se u njega ili u obračun plaća izvoze.
Može li voditelj odobriti odmor i istodobno gledati raspored?
Da. Zahtjevi se pojavljuju u istom kalendaru kao i smjene, pa onaj tko odobrava vidi tko je još taj tjedan odsutan i je li smjena pokrivena, prije nego odgovor ode.
Kako zabilježeni sati stižu u obračun plaća?
Sati za razdoblje izlaze izvozom, sa stankama odvojenima od odrađenog vremena i prekovremenim već označenim. Postoji i neobavezan modul za plaće po 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno za tvrtke koje žele izračun unutar Shiftona.
Mogu li račun posložiti po odjelima i lokacijama?
Da. Odjeli i lokacije preslikavaju strukturu kojom se kadrovska služba već koristi, a izvještaj se čita na bilo kojoj od tih razina ili za cijelu tvrtku.
Pokazuje li ponavljajuće izostanke?
Izvještaji razvrstavaju odsustva po osobi, odjelu i razdoblju iz istih zapisa iz kojih nastaju brojke za plaće, pa si to dvoje nikad ne proturječi.
Koliko ljudi pokriva besplatni paket u maloj kadrovskoj službi?
Besplatno radi do 10 zaposlenih bez vremenskog roka, a to obuhvaća raspored, osnovno bilježenje dolazaka, mobilnu aplikaciju i izvještaje. Plaćeni moduli počinju od 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno, svaki s probnim razdobljem do 60 dana.
Prestanite svaki mjesec usklađivati dva sustava
Besplatno do 10 zaposlenih, s rasporedom, evidencijom dolazaka i odmorom u jednom zapisu i satima koji stižu u obračun plaća nepromijenjeni.