Programska oprema za razpored dela v hotelu za vse oddelke

Hotel je več poslov, ki si delijo eno stavbo, razpored pa je mesto, kjer se zaletijo. Sobarice poganjajo odjave, recepcijo prijave, vzdrževanje tisto, kar se je pokvarilo ponoči, nočno ekipo pa preprosto dejstvo, da mora biti nekdo buden. Programska oprema za razpored dela v hotelu mora vse te vzorce držati hkrati in kljub temu dopustiti dežurnemu vodji, da soboto popravi v petih minutah.

Delo je hkrati največja stroškovna postavka, ki jo hotel zares lahko premika iz tedna v teden. Ko razpored živi v preglednici, se prekoračitev pokaže šele po obračunu plač, takrat pa so odločitve, ki so jo povzročile, stare tri tedne.

Kaj mora programska oprema za razpored dela v hotelu zadeti

Večino vrednosti nosijo štiri stvari. Hitro sestaviti cel teden prek več oddelkov. Ure vsake osebe držati v mejah pogodbe in zakona že med dodeljevanjem, ne pa kršitev odkriti kasneje. Doseči ekipo na telefonu v trenutku, ko se kaj spremeni. In ure prikazati v stopnjah, v katerih bodo plačane, da nočna in praznična pokritost postaneta znan strošek.

Shifton je zgrajen prav okoli teh štirih: dnevni, tedenski in mesečni pogled, predloge izmen, samodejno razporejanje po potrebi, odprte izmene, menjave, razpoložljivost in prošnje za prosti dan, mobilna evidenca delovnega časa in poročanje o urnih postavkah. To je programska oprema za upravljanje delovne sile v hotelu, namenjena kadrovski strani obratovanja, in se ne dotika sob, cen ali rezervacij.

Isto zahtevo zapisujejo na različne načine. Lastniki iščejo sistem za upravljanje hotelskega osebja, dežurni vodje želijo program za razporede izmen, finance pa želijo, da strošek plač preneha nihati brez opozorila. Programska oprema za razporejanje zaposlenih v hotelu mora vsem trem odgovoriti iz ene mreže, sicer postane le še en zavihek, ki ga nihče ne odpre.

Sobarice so najtežji razpored v stavbi

Sobarice se razporejajo glede na obseg dela, ki se spreminja vsak dan in se potrdi šele prejšnji večer. Sektorji morajo biti uravnoteženi, vodja izmene mora biti v vsaki izmeni, celoten načrt pa je lahko ob devetih zjutraj napačen, če se eno nadstropje nepričakovano izprazni.

Težo nosita dva mehanizma. Predloge držijo vaše dejanske vzorce, zato se teden začne iz znane oblike in ne iz prazne mreže, in prav to ljudje v resnici iščejo, ko vtipkajo predloga razporeda sobaric ali predloga hotelskega razporeda čiščenja. Odprte izmene dodatne sobe spremenijo v delo, ki ga ekipa prevzame v aplikaciji, namesto da vodja izmene kliče po telefonu. Programska oprema za razporejanje sobaric, ki ti dve stvari naredi pravilno, odstrani večino jutranje zmede, tekoči seštevki ur ob vsakem imenu pa preprečijo, da bi isti trije ljudje vsrkali vsak dodatni sektor.

Praktičen preizkus programske opreme za razporejanje sobaric v hotelu je, kaj se zgodi ob 8.30, ko je seznam že napačen. Prerazporeditev sektorja traja nekaj sekund, prizadeta sobarica dobi obvestilo, aplikacija z razporedom na njenem telefonu pa spremembo pokaže, ne da bi kdo kaj tiskal. Program, ki naredi samo dokument, je rešil lažjo polovico problema.

Recepcija, nočni audit in 24-urne rotacije

Recepcija se nikoli ne zapre, zato je njen razpored rotacija in ne teden. Jutranje, popoldanske in nočne izmene se zložijo na isti dan, nočni blok gre prek polnoči, v vsaki izmeni pa mora biti prisotna določena raven odločanja. V Shiftonu lahko izmene katere koli dolžine gredo prek polnoči in se štejejo na pravi dan ter v pravo plačilno stopnjo, vloga vsake osebe pa stoji ob njenem imenu v mreži, zato je izmena brez vodje očitna že pred objavo. Predloga razporeda recepcije, uporabljena naprej, drži rotacijo dosledno, predlogo je mogoče shraniti za vsak objekt posebej, menjave med zaposlenimi pa še vedno gredo skozi potrditev vodje. Programska oprema za razporejanje izmen v hotelu, ki nočnega bloka ne zna pravilno izraziti, bo ure napačno prikazovala vsak teden.

Razporejanje po zasedenosti namesto po navadi

Večina razporedov se prekopira iz prejšnjega tedna, kar pomeni, da so razporejeni za zasedenost prejšnjega tedna. To je posamično največji vir stroškov dela v hotelu, ki bi se jim bilo mogoče izogniti: preveč ljudi v mirni torek, premalo v poln petek in dodatne ure, ki zapolnijo vrzel.

Shifton omogoča, da pričakovano potrebo zapišete za vsak datum in vsako uro, določite predloge, ki jih uporabljate, in razpored ustvarite po tej krivulji. Nadure postanejo pravilo in ne nesreča: blokirajte jih, dovolite jih ali zahtevajte potrditev, preden kdo prekorači svojo mejo. Prav tu si programska oprema za načrtovanje delovne sile v hotelu prisluži svoje mesto, saj skupni koledar nima pojma, koliko dela se skriva v eni uri.

Sezonske konice in ekipa, ki se menja

Sezonsko zaposlovanje v hotelu pomeni hitro uvajanje in razpored, ki ga je mogoče brati brez usposabljanja. Novi zaposleni so povabljeni po e-pošti, pojavijo se na seznamu ekipe s svojim delovnim mestom in ravnjo dostopa ter v aplikaciji vidijo samo svoje izmene. Razpoložljivost se od vsake osebe zbere kot koledar in ne kot pogovor, zato sta študent s fiksnimi predavanji ali sezonski delavec, ki se vrača, razporejena okoli tistega, kar sta zares sporočila.

Predloge so pomembne tudi tu. Konični teden je večinoma lanski konični teden z drugimi imeni, shranjena predloga hotelskega razporeda pa dvodnevno sestavljanje spremeni v eno popoldne. Ohraniti predlogo razporeda iz prejšnje sezone je vredno več kot koliko koli načrtovanja iz prazne mreže.

Nočni dodatki, konec tedna in prazniki v strošku plač

Ista izmena stane različno glede na to, kdaj pade, zato je razpored, ki je po urah videti uravnotežen, po stroških lahko močno neuravnotežen. Poročila o urnih postavkah obdobje razdelijo na osnovno postavko, noč, noč in konec tedna ter praznike, po osebi in po oddelku, stojijo pa v isti plošči skupaj s poročili o delovnih urah, stanju dopusta, proračunu in zamudah. Naša stran poročila našteva, kaj vsako od njih vrne. Dodajte podatke o prihodih in odhodih in programska oprema za evidenco delovnega časa v hotelu preneha biti mesečna rekonstrukcija s papirja. Bonusi in odbitki se zapišejo na izmeno, na kateri so nastali, zato ima tudi popravek tri tedne kasneje sled za sabo.

En objekt ali skupina

Posamezen hotel potrebuje hitrost in nič več. Skupina potrebuje objekte ločene, direktorje, ki vidijo samo svojega, in seštevke, ki se zberejo za lastnika. Shifton pokrije oboje brez menjave izdelka: projekti in razporedi ločujejo objekte in oddelke, pravice odločajo, kdo kaj ureja, osebje, ki si ga lokacije delijo, pa vidi en koledar. Zahteve butičnega hotela in zahteve na ravni skupine stojijo na isti osnovi izmen, predlog, razpoložljivosti in ur, zato se sistem za razporejanje v hotelu, ki deluje za en objekt, običajno razširi brez migracije. Sistem za upravljanje delovne sile v hotelu je isti izdelek z več projekti v njem, program, ki na vsako lokacijo vsili drug račun, pa ustvarja delo, namesto da bi ga odvzemal. Tisti, ki upravljajo tudi lokale zunaj nastanitve, lahko primerjajo širšo stran razporejanje osebja v gostinstvu.

Kaj preizkusiti pred odločitvijo

Preden se odločite, katero koli hotelsko aplikacijo za razporede spustite skozi en resničen teden. Sobarice, recepcijo in nočne izmene sestavite iz nič in izmerite čas. Vnesite nočno izmeno in preverite, ali se šteje na pravi dan po pravi postavki. Nekoga namenoma potisnite prek njegove meje ur in poglejte, ali dobite opozorilo. Nato izvlecite poročila in potrdite, da so dodatne ure ločene in ne seštete v eno številko, saj je to številka, o kateri bo direktor moral odgovarjati.

Shifton je brezplačen za do deset članov ekipe brez časovne omejitve, kar v celoti pokrije majhen objekt, plačljivi paketi pa se z rastjo ekipe obračunajo na zaposlenega na mesec; stran s cenami pokaže, kje stoji posamezen modul. Uvozite ekipo, sestavite teden enega oddelka, objavite ga in poglejte, koliko administracije okoli razporeda izgine.