Software de assiduidade para recursos humanos

Porque é que assiduidade e planeamento andam juntos

Na maioria das empresas são dois sistemas comprados em alturas diferentes por razões diferentes. O planeamento chegou porque alguém precisava de uma escala. A assiduidade chegou porque o processamento precisava de horas. Guardam dados sobrepostos, divergem nas margens, e alguém nos RH passa a última semana de cada mês a decidir qual está certo.

Essa reconciliação não é um trabalho pequeno e não é um trabalho que produza nada. É atrito puro criado por uma separação de dados que nunca precisou de existir.

Um registo, lido de três maneiras

Guardar a escala e o registo de assiduidade no mesmo colaborador elimina a reconciliação eliminando a segunda cópia. A chefia lê-o como escala. O colaborador lê-o como a sua semana. O processamento lê-o como horas. Ninguém volta a escrever nada.

Além disso deixa o número interessante disponível de graça. A diferença entre horas planeadas e reais, por pessoa e por departamento, é o número mais útil que os RH têm para apanhar um problema de escala antes de ele se tornar um problema de quadro, e só existe quando ambos os números estão guardados lado a lado.

Departamentos e localizações que correspondem à realidade

Um relatório vale o que vale a estrutura por baixo. Montar departamentos e localizações como a organização funciona de facto, e não como um sistema espera, é o que torna um relatório de absentismo respondível ao nível em que alguém vai perguntar.

Um registo. Três leitores. Nada para reescrever.

Férias aprovadas face à cobertura real

A aprovação de férias é onde a divisão em dois sistemas faz o estrago mais visível. Um pedido é aprovado num lado por alguém que não consegue ver a escala do outro, e um departamento descobre na semana três que três das suas cinco pessoas estão fora ao mesmo tempo.

Pedidos que vivem no mesmo calendário dos turnos transformam isso numa decisão em vez de um acidente. Quem aprova vê quem mais está fora, vê se o turno está coberto e pode segurar o pedido até haver cobertura. Os saldos ficam com a ficha do colaborador, portanto a aritmética não é uma folha à parte.

Levar as horas aos salários sem lhes tocar

Cada passo manual entre o registo de horas e o processamento salarial é uma oportunidade de introduzir um erro, e os erros salariais custam duas vezes: uma a corrigir e outra em confiança. Exportar diretamente os números registados, com as pausas já separadas e as horas extra já assinaladas, tira a reescrita.

As empresas que queiram o cálculo no mesmo sistema podem acrescentar o módulo de salários a 0,50 dólares por colaborador por mês. As que têm um fornecedor de processamento estabelecido normalmente não precisam e exportam.

O que isto não faz

A fronteira merece ser dita com clareza. Isto não é um sistema de informação de RH. Recrutamento, papelada de integração, ciclos de avaliação e processos individuais pertencem a um sistema de RH e ficam lá. O que está aqui é a camada operacional: quem trabalha quando, o que trabalhou de facto e quanto isso custa.

Os erros salariais custam duas vezes: uma a corrigir, outra em confiança.

As três perguntas feitas aos RH

Absentismo, horas extra e capacidade. Toda a função de RH recebe versões destas, normalmente de um diretor financeiro que quer um número até quinta. Quando as três saem das mesmas horas registadas, as respostas concordam entre si, o que não está garantido quando vêm de três recolhas diferentes.

O absentismo por departamento ao longo de um trimestre mostra onde está a pressão. As horas extra por departamento mostram onde o modelo de quadro está errado, em vez de onde as pessoas trabalham muito. O quadro face às horas reais mostra se a estrutura corresponde ao trabalho.

Implementar sem um projeto

Os sistemas que tocam nos salários costumam chegar como projetos: comité de acompanhamento, migração de dados, plano de formação e uma data de arranque que escorrega duas vezes. Esse peso é adequado a um sistema de informação de RH e excessivo para uma escala e uma picagem.

O padrão que funciona é mais estreito. Um departamento, um mês, em paralelo com o que existe hoje. Se a escala é mais fácil de publicar e as horas chegam aos salários sem reescrita, o argumento defende-se sozinho e a implementação é uma cópia de algo que já funciona em vez de um plano num diapositivo.

O que as chefias têm de aprender

Quase nada, se a ferramenta tiver a forma certa. Publicar uma semana, aprovar um pedido e ler um relatório são as três ações de uma chefia direta, e cada uma devia sobreviver a ser explicada uma vez. Tudo o que exija um curso para publicar uma escala será contornado dentro de um trimestre.

Começar sem um projeto

O Shifton é gratuito até 10 colaboradores sem limite de tempo, o que chega para um único departamento funcionar bem antes de alguém escrever um caso de negócio. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios estão nesse plano, e os módulos acrescentam-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês com um teste até 60 dias em cada um.