Najboljša kadrovska programska oprema za majhna podjetja

Kaj majhna podjetja res potrebujejo od kadrovske programske opreme

Lani mi je lastnica pekarne s 22 zaposlenimi povedala, da porabi šest ur vsako nedeljo za ustvarjanje urnika za naslednji teden v preglednici. Šest ur. To je skoraj cela izmena – nepaidna, nesledena in ponovljena 52-krat letno. Ni potrebovala podjetniške kadrovske informacijske sistema z organizacijskimi shemami in moduli za nasledstveno načrtovanje. Potrebovala je nekaj, kar bi ji omogočilo, da urnik naredi v 20 minutah in preneha prejemati sporočila “ali lahko zamenim izmeno?” ob 23. uri.

Najboljša kadrovska programska oprema za majhna podjetja ni tista z najdaljšim seznamom funkcionalnosti. Je tista, ki rešuje težave, ki jih res imate – urnik, spremljanje časa, podatke o zaposlenih, morda obdelavo plač – brez da vas potopite v kompleksnost, ki je nikoli ne boste uporabili. Kadrovska programska oprema, ki je grajena za podjetja, predpostavlja, da imate namenski kadrovski tim. Večina majhnih podjetij tega nima. Lastnik, vodja pisarne ali vodja operacij opravljajo delo v kadru med vsem ostalim.

To je zorni kot, ki ga uporabljamo tukaj. Ne “katera platforma ima največ funkcionalnosti” ampak “katera kadrovska orodja dejansko olajšajo življenje, ko vodite ekipo 10 do 100 ljudi in nosite pet klobukov.” Pogledali smo oblikovanje cen, čas nastopa, kaj dobite preden se plačni zid aktivira, in ali orodje deluje za ekipe, ki temeljijo na izmenah – ker je to mesto, kjer živijo večina majhnih podjetij, in kjer je pravi stroški, če se motite najbolj boli.

Funkcionalnosti, ki so bistven, in tiste, ki niso

Poslovne kadrovske platforme radi tržijo sezname s 200 funkcionalnostmi. Za majhno podjetje je približno 80% teh funkcionalnosti nepotreben tovor. Tukaj je tisto, kar resnično premakne iglo:

Urniki in spremljanje časa

To je temelje. Če vaše orodje za upravljanje osebja ne more postaviti urnnika, obravnavati zahtevkov za zamenjavo in spremljati, kdo se je prijavljal in odjavljal – nič drugega se ne šteje. Za ekipe na podlagi izmene je to celoten razlog za nakup programske opreme. In to je mesto, kjer preglednice najprej ne gredo. Orodje za ustvarjanje urnikov, ki tudi obravnava čas in prisotnost, izloči najpogostejši vir napak pri obdelavi plač v majhnih podjetjih.

Podatki o zaposlenih in samouslužni dostop

Kontaktne podatke, telefonske številke v sili, certifikate, datume zaposlitve. Osnovna stvar, vendar mora živeti nekje drugje kot v datotečni omari. Samouslužni dostop za zaposlenega – kjer osebje lahko posodobi svojo razpoložljivost, si ogleda urnike in zahteva prosti čas, ne da bi pozivalo nekoga – dramatično skrajša čas administracije. Zveni nepomembno, dokler se ne zavedaš, da izloči 10-15 prekinitev na teden za tipičnega vodje.

Osnove skladnosti

Izračuni nadurnikov, uveljaviti odmore, najmanjše počitkovalca obdobja. Upravo za malo gospodarstvo ZDA navaja skladnost z delom kot eno izmed glavnih operativnih tveganj za podjetja s manj kot 100 zaposlenimi. Vaš kadrovski sistem bi moral matematiko obravnavati samodejno – označiti kršitve pred tem, ko postanejo kazni, ne za tem.

Kaj verjetno ne potrebujete še

Cikli ocenjevanja učinkovitosti, sistemi upravljanja učenja, platforme upravljanja koristi, na umetni inteligenci temelječe pakete za pridobivanje talentov. Te so pomembne za podjetja s 200+ zaposlenimi in namenski kadrovski oddelki. Za krajinsko uređevalno podjetje s 30 člani ekipe so dragi odvrati. Kupi, kar rešuje danes težave. Nadgradnji, ko odrasteš od tega.

Shifton – Modularna kadrovska programska oprema za rastoče ekipe

Večina kadrovskih platform vas prisili v razred. Osnovno, Pro, Podjetje – izberite eno, plačajte za vse, kaj je v njej, uporabite morda pol. Shifton ne deluje tako. Začnete z urniki izmene za 1 USD na uporabnika na mesec in dodate samo tisto, kar potrebujete: spremljanje časa, upravljanje nalog, poročanje plač. Vsak modul je 1 USD. Ekipa 25 z urniki in spremljanjem časa plačuje 50 USD na mesec skupaj. Poskusite to matematiko z BambooHR ali Gusto.

Modularen pristop je pomemben, ker majhna podjetja ne potrebujejo vseh istih stvari. Trgovska veriga potrebuje urniki in ročne ure. Čistilna podjetje potrebuje sledenje nalog in upravljanje lokacije. Restavracija potrebuje vse zgoraj navedeno plus integracijo plač. S Shiftonom lahko mali 15-osebni kafej in 90-osebna logistična operacija uporabita isto platformo – le aktivirata drugačne module.

Kjer se izstopa nad oblikovanjem cen:

• Več kot 40 jezikov v vmesniku – dejanska domača podpora, ne prevod brskalnika. Če vaše upravljanje ekipe vključuje osebje, ki govori različne jezike, to odstranj pravi preprek
• Podpora za več lokacij vključena zastonj – brez pristojbin na mesto, brez “kontaktirajte prodajo za ceno”
• 30-dnevna brezplačna preizkušnja s vsemi moduli odklenjeni, pokriva polni račun
• Samouslužna aplikacija za zaposlenega, kjer osebje preverka urnike, zahteva zamenjave, poda razpoložljivost – zmanjša telefon vodje z žarišča na orodje, ki ga preveri dvakrat na dan

Platforma obravnava operativno kadrovsko delo, s katerim se majhna podjetja dejansko borijo: kdo dela, kdaj je prijavljen ur, ali smo v mejah delovnega zakona, in koliko nas to stoji. Če iščete kadrovsko programsko opremo, ki se ne poskušuje biti poslovni paket, je Shifton najbližje, kar je plačilo le za to, kar uporabite.

Druge kadrovske platforme, ki je vredno razmisliti

Noben sam instrument ni pravi za vsako podjetje. Tukaj je nekaj drugih, ki dobro služijo majhni ekipi, glede na to, kaj prioritizite.

Gusto

Gusta moč je obdelava plač. Če je obdelava plač vaša največja bolečina – izračuni davkov, neposredni depoziti, W-2s, plačila izvajalcem – Gusto to obravnava z minimalnim nastopom. Kadrovske funkcionalnosti (vključevanje, koristi, osnovno spremljanje časa) so sekundarne, vendar funkcionalne. Cena se začne približno 40 USD na mesec plus 6 USD na osebo, kar hitro naraste za večje ekipe. Zasnovana je posebej za podjetja, ki se nahajajo v ZDA, zato se mednarodnim ekipam ne sreči dobro.

Dobra izbira, če je obdelava plač vaša glavna bolečina in ste le ZDA. Manj idealno, če je urnik tisto, kar jeste čas.

BambooHR

BambooHR je skok za “pravi HRIS” za majhna in srednje podjetja. Podatkovna zbirka zaposlenih, poteki vključevanja, upravljanje učinkovitosti, sledenje kandidatov. To pokriva celoten kadrovski življenjski cikel na način, ki ga enostavnejši orodja ne počnejo. Kompromis: zahteva prilagojeno oblikovanje cen (brez javnih stopenj), platforma pa predpostavlja, da ima nekdo, ki bo pravzaprav opravil njegovo upravljanje. Za 50-osebno podjetje s polovičnim koordinatorjem kadrov je trda fit. Za 12-osebno ekipo, kjer lastnik počne vse, je pretirano.

Homebase

Homebase kombinira urniki s sredstvi za najemanje – objave mest, pregledovanje kandidatov, pisma o ponudbi. Brezplačna razred je res uporabna za eno lokacijo. Vendar pa model oblikovanja cen na lokacijo (20+ dolarjev na mesto) kaznuje podjetja, ki rasejo. Če ste trgovina na en sam mesta, ki iščete celovito kadrovsko rešitev, ki vključuje najemanje, je Homebase vredna preizkušnje. Če imate tri lokacije, je matematika manj prepričljiva.

Zoho ljudje

Zoho ljudje funkcionirajo najbolje, če ste že v ekosistemu Zoho – CRM, Knjige, Projekti. Integracija med orodji je prodajna točka. Samo po sebi je sposobna kadrovska platforma z upravljanjem dopusta, listami časa in datotekami zaposlenih. Cena je smiselna (ki se začne okrog 1,50 USD na uporabnika). Slabost je vmesnik, ki se lahko počuti neopredeljen in časovni odzivi podpore, ki jih nekateri uporabniki opisujejo kot “ledeni.” Tudi urniki izmene ni Zoho-jeva moč – bolje je za pisarniške prostore s standardnimi urami.

Kako ovrednotiti kadrovsko programsko opremo brez da bi bili prodani

Vsaka prodajna demonstracija izgleda odlično. Pravi test je, kaj se zgodi, ko morata vodje nočne izmene zamenjati torek za četrtek in sistem to obravnava ali pa ustvari tri e-poštev, dve besedili in klic.

Preden se prijavite za kaj koli, iskreno odgovorite na ta vprašanja:

• Kaj porabi večino vašega časa administracije? Če je to urnik, izberite orodje, ki je zgrajeno za to. Če je obdelava plač, pojdi tam prvi
• Kako je tehnološko ugodno vaša ekipa? Nekatere platforme potrebujejo teden vključevanja. Drugi delajo iz polja s aplikacijo za mobilno podjetje
• Ali se boste odrasli to v 12 mesecih? Platforma za upravljanje dela, ki stane več na uporabnika, ko rasete, je pst. Poglej se na plačilo na uporabnika ali modularne načrte
• Ali vam brezplačna preizkušnja dovoliti dovolj preizkušiti to, kar je pomenije? 7-dnevna preizkušnja orodja za razvrščanje pokriva en urnik. Potrebujete najmanj 14 dni – na trenutka 30 – da vidite, kako se orodje spopada s polnim ciklom

Tudi ne zaupaj seznamom pregledov v slepem. Večina seznamov “Najboljša kadrovska programska oprema” dosledno platforma po afiliaciji komisije, ne tako dejanska ustreznost. Zaženi brezplačno preizkušnjo sam, s svojo resničnih ekipo, na svoji dejanski razporedu. Če gradimo a roste to drži skozi teden je tisto, kar potrebuješ, test to specifično pretok – ne okolje demonstracije z napadalci zaposlenega.

Vključevanje novega kadrovskega sistema brez motnje dejavnosti

Preklop orodja sredi dejanja je del, o katerem nihče ne govori. Ne morete prekiniti obdelavo plač teden in se preseliti. Urnike še vedno morajo biti na času. Tukaj je zaporedje, ki deluje.

Pogonite novi sistem vzporedno za najmanj dva tedna. Konstrukcija naslednjega tedna je v obeh stari metodi in novi platformi. Primerjajte rezultate. To ujame vrzeli – manjkajočih zaposlenih, napačne urnike, oznake skladnosti, ki jih je vaš stari proces zamudil. To je nadlego, ja. A je manj nadlego kot odkritje v ponedeljek zjutraj, da je novi sistem izpadel tri ljudi iz odpiranja izmene.

Pridobi soglasje vodje izmene prvi, ne zadnji. Če vaši voditelji tal ne uporabijo orodja, ga nihče ne bo. Pokažite jim, kako rešuje njihov čas posebej – ne obir funkcionalnosti, vendar “tukaj je, kako se soglašaš s izmenjavo v 10 sekundah, namesto da četiri ljudem pošiljaš sporočilo.” To je to, kar zmaga res deluje.

Zmožnost jasnih politik dokumentirane tudi pomaga prehodnost. Če je vaš smernice zaposlenih že navedenih način, kako se spremembe urnika spremenijo, privzem nove orodje postane posodobitev postopka namesto premika kulture.

Pogosto zastavljena vprašanja

Katera je najboljša kadrovska programska oprema za majhno podjetje?

Odvisno je od vaše glavne bolečine. Za urniki izmene in spremljanje časa Shifton ponuja najboljšo vrednost z modulirano 1 USD na uporabnika in več kot 40 jezično podporo. Za obdelavo plač samo ZDA je Gusto moč. Za polno HRIS z zaposlovanjem, vključevanjem in ocenjevanjem delovanja je BambooHR srednje podjetja standard – vendar pride z višje stroški in zapletenostjo nastopa.

Koliko stane kadrovska programska oprema za majhna podjetja?

Koli kot 1 do 15 dolarjev na uporabnika na mesec, odvisno od tega, kaj potrebuješ. Modularne platforme, kot je Shifton, se začnejo pri 1 USD. Orodja za obdelavo plač, kot je Gusto, se izvršijo 6 USD na uporabnika plus osnovni pristojbino. Polne HRIS platforme običajno ne objavljajo cene in zahtevajo prodajni klic.

Potrebujem kadrovsko programsko opremo, če imam manj kot 20 zaposlenih?

Če porabb več kot eno uro na teden na urnike, spremljanju ur ali pristojbah za čas off ročno – ja. Prag ni od števila pessoa. To je, koliko časa administracije izgube na opravka, ki ga programska oprema obravnava v minutah. Ekipa 12 z vrtenjem ima več zapletenosti urnika kot pisarno 40 v fiksnih urah.

Ali lahko kadrovska programska oprema pomaga pri zadržanju zaposlenih?

Posredno, ja. Pričakovani urniki, pravična razdelitev izmene in lahki obrtniški procesi zmanjšajo frustracijo – ki je eden od glavnih razlogov, da delu delavci odidejo. Kadrovske sisteme, ki sledijo vzorcem prisotnosti, tudi lahko oznake tveganja pred tem, preden nekdo preda svoj obvestilo.

Daria Oleshko

Vodja uspeha strank pri Shiftonu z obsežnimi izkušnjami na področju upravljanja delovne sile in upravljanja terenskih storitev.