Programska oprema za razporejanje vzdrževanja stavb za ekipe

Upravljana stavba je vredna toliko kot ljudje, ki stojijo v njej. Nekdo odklene vrata, nekdo drži recepcijo, nekdo obhodi strojnico, nekdo je dosegljiv, ko ob polnoči zamaka dvižni vod. Razporedite to čez več stavb in težaven ne bo več sam posel, ampak vedeti, kdo je kje v službi. Programska oprema za razporejanje vzdrževanja stavb je tisto, kar niz ločenih dogovorov spremeni v en sam razpored.

Večina ekip začne s preglednico za vsako stavbo. Ta zdrži do prve bolniške, do prvega prekrivanja dopustov in do prvega vikenda, ki je zahteval dva tehnika namesto enega. Po tem oseba, ki drži vse stavbe, porabi več časa za sestavljanje razporedov kot za obhode lokacij.

Kaj mora programska oprema za razporejanje vzdrževanja stavb znati

Štiri naloge tehtajo več kot preostale. Hitro sestaviti teden za več stavb in ga spremeniti, ne da bi karkoli risali znova. Ohraniti delo izven delovnega časa in pripravljenost v pravičnem kroženju po ekipi. Aktualni razpored spraviti na vsak telefon, saj je osebje na terenu po hodnikih in strojnicah, ne za mizo. In zabeležiti, kaj je bilo dejansko opravljeno, saj so plačane ure, odmori in zamude številke, o katerih se prereka.

Aplikacija za razporejanje pri upravljanju nepremičnin, ki obvlada te štiri stvari, je vredna več kot dolg seznam funkcij. To je tudi razlika med hišnikom, ki pogleda svoj telefon, in tistim, ki vsako nedeljo zvečer kliče v pisarno.

Teden za več stavb se sestavi iz nekaj ponavljajočih se delov:

• Stalna dnevna pokritost recepcije, čiščenja in tehničnega vzdrževanja stavbe
• Nočne in vikend varnostne izmene, ki tečejo čez polnoč
• Načrtovani obhodi in redni pregledi, ki se ponavljajo teden za tednom
• Pripravljenost, ki kroži med tehniki, ki lahko pridejo v kratkem času

Ko vse štiri sedijo na isti mreži namesto v štirih ločenih datotekah, razpored neha biti odvisen od nečijega spomina.

Hišniki, čistilke in varnostniki na enem razporedu

Stavbe pokriva več poklicev, ki se redko prekrivajo. Čistilne ekipe začnejo, preden se stavba odpre, varovanje teče čez noč, tehniki opravljajo dnevne obhode, recepcija pa pokriva ure vmes. Vsak poklic ima svoj vzorec, svoj strošek in svojo predstavo o običajnem dnevu.

Če jih obdržite vse na isti mreži, stavbe pa ločene kot projekte, lahko vodja načrtuje eno lokacijo posebej in hkrati vidi, ali so vse stavbe pokrite. Zoževanje opravijo filtri. Sistem za razporejanje osebja v stavbah, ki lokacij ne zna ločiti, v mesecu dni vse potisne nazaj v eno neberljivo tabelo.

Od predloge načrta vzdrževanja do objavljenega razporeda

Ponavljajoče se vzdrževanje je predvidljiva polovica dela in zato toliko ekip začne pri predlogi načrta vzdrževanja stavbe. Predloga je dobro izhodišče in slab operativni sistem: pove, kaj naj bi se zgodilo v običajnem tednu, in nič o tem, kdo je odsoten, kdo nadomešča ali kaj se je spremenilo v torek.

Shranjene predloge razporedov to vrzel zaprejo. Teden, ki se je za neko stavbo izkazal, se uporabi znova, namesto da bi ga sestavljali od začetka, pred objavo pa se prilagodi praznikom in odsotnostim. Načrt ostane ponovljiv, izjeme pa ostanejo vidne, namesto da bi živele v glavi enega vodje.

Pripravljenost in delo izven delovnega časa po vseh stavbah

Delo izven delovnega časa je točka, kjer trčita pravičnost in pokritost. Krožiti mora enakomerno, ljudje morajo tedne vnaprej vedeti, katere noči so njihove, zamenjave pa morajo biti zabeležene kje drugje kot v skupinskem klepetu.

Ko je pripravljenost načrtovana kot izmene v istem koledarju kot dnevno delo, postane nekaj, kar je mogoče preveriti. Noči, ki jih ni vzel nihče, sedijo v vrstici prostih izmen in dosežejo celotno ekipo naenkrat, namesto da bi se klicalo po seznamu. Pokritost za pozen zaključek ali zgodnji začetek se doda v isto mrežo in vsi vidijo spremembo v trenutku objave. To je večina tega, kar se od programske opreme za upravljanje delovne sile v nepremičninah pričakuje v težki noči.

Odsotnosti vlečejo v isto smer. Dopust, zaprošen prek aplikacije, stoji ob razporedu, zato tisti, ki načrtuje avgust, vidi, kdo je že odsoten, preden stavbo zaveže k neprekinjeni pokritosti.

Delovna mesta, ravni dostopa in seznam, ki ga vidi uprava

Razpored je zanesljiv le toliko kot seznam za njim. Vsaka oseba nosi delovno mesto, raven pooblastil, telefonsko številko, e-poštni naslov in časovni pas, zato vodja ve, koga lahko uvrsti v izmeno, preden jo ustvari. Zunanji izvajalci in sezonsko osebje se dodajajo posamično ali z uvozom v paketu, povabijo se po e-pošti, stanje njihovega računa pa ostane vidno, dokler povabilo ni sprejeto.

Ravni dostopa postanejo pomembne, ko se število stavb poveča. Vodja lokacije mora sestaviti in objaviti razpored svoje stavbe. Uprava mora videti vse. Nastavljanje tega po osebah, namesto podajanja datoteke naokoli, je tisto, kar ohrani orodje za razporejanje vzdrževanja stavb uporabno pri dvajsetih stavbah in ne le pri dveh.

Odmori, zamenjave in izmena, ki se spremeni med dnevom

Načrti se premikajo. Odmor se vzame pozneje, kot je bilo načrtovano, ker je serviser dvigal prišel z zamudo, nočna varnostna izmena od 19:00 do 02:00 se preda nekomu drugemu, jutranja čistilka začne prej. Vse to je mogoče urediti v dnevnem pogledu, načrtovani začetek in konec pa se zabeležita ob dejanskih časih, tako da zapis odraža izmeno, ki se je zgodila, in ne tiste, ki je bila napisana.

Zamenjave se rešujejo na istem mestu. Na izmeno je mogoče pripeti tudi naloge, tako da obhod ali redni pregled potuje s tistim, ki ga opravi, naša orodja za upravljanje nalog pa to plat pokrivajo podrobneje.

Kje se končajo platforme za nepremičnine in kje se začne razpored osebja

Rezultati iskanja mešajo dva izdelka, ki nimata skoraj nič skupnega, zato je vredno povedati naravnost. Programska oprema za upravljanje poslovnih nepremičnin vodi najemne pogodbe, najemnine in finančno plat portfelja, kupuje jo drug del podjetja, Shifton pa ne počne nič od tega. Shifton je plast delovne sile: kdo je razporejen v kateri stavbi, kdo je v pripravljenosti, kdo se je prijavil na delo, koliko ur je bilo opravljenih in koliko od tega je bilo nadur.

Skoraj vsak upravnik uporablja oboje in delitev je čista. Nepremičninska platforma ima stavbe in denar. Aplikacija za razporejanje za upravnika stavb ima ljudi in ure. Ekipe, ki vodijo tudi mešane objekte, bodo isto obliko našle na naši strani upravljanje objektov.

Kako izbrati sistem razporejanja, ki ga bodo ekipe na terenu res uporabljale

O uporabi odloča osebje in ne kupec. Če je razpored v aplikaciji vsakič pravi razpored, ljudje nehajo klicati v pisarno zaradi vikenda. To pomeni spremembe, objavljene vsem hkrati, razpoložljivost in prošnje za odsotnost, urejene na istem mestu kot razpored, ter zabeležene ure, ki se ujemajo z opravljenim.

Pomaga, če programska oprema sede ob to, kar je že v uporabi. Usedesk, Zapier, Intercom in QuickBooks se povežejo z zaslona integracij, tako da ure in spremembe stanj potujejo naprej, namesto da bi obtičale v enem sistemu.

Do 10 članov ekipe je Shifton brezplačen brez časovne omejitve, kar zadošča majhnemu upravniku nepremičnin ali eni veliki stavbi. Večji portfelji preidejo na plačljive pakete, obračunane na zaposlenega mesečno, geolokacija in mesto dela pa sta na voljo kot plačljiv modul. Cilj se z velikostjo ne spremeni: vsaka stavba pokrita, vsaka noč izven delovnega časa ima svojega človeka in številka ur, o kateri se nikomur ni treba prepirati.