Software di rilevazione presenze per le risorse umane

Perché presenze e pianificazione stanno insieme

Nella maggior parte delle aziende sono due sistemi comprati in momenti diversi per ragioni diverse. La pianificazione è arrivata perché qualcuno aveva bisogno di un piano turni. La rilevazione presenze è arrivata perché le paghe avevano bisogno di ore. Contengono dati che si sovrappongono, non coincidono ai bordi, e qualcuno nelle risorse umane passa l'ultima settimana di ogni mese a decidere quale dei due abbia ragione.

Quella riconciliazione non è un lavoro piccolo e non è un lavoro che produca qualcosa. È attrito puro generato da una separazione di dati che non doveva mai esistere.

Un archivio, letto in tre modi

Tenere il piano turni e la rilevazione sullo stesso dipendente elimina la riconciliazione eliminando la seconda copia. Il responsabile lo legge come piano turni. Il dipendente lo legge come la sua settimana. Le paghe lo leggono come ore. Nessuno ridigita niente.

Inoltre mette a disposizione gratis il numero interessante. Lo scarto tra ore pianificate ed effettive, per persona e per reparto, è la cifra più utile che le risorse umane abbiano per intercettare un problema di pianificazione prima che diventi un problema di organico, ed esiste solo quando entrambi i numeri sono salvati affiancati.

Reparti e sedi che corrispondono alla realtà

Un report vale quanto la struttura che ha sotto. Impostare reparti e sedi come l'organizzazione lavora davvero, invece che come un sistema si aspetta, è ciò che rende un report sulle assenze rispondibile al livello a cui qualcuno lo chiederà.

Un archivio. Tre lettori. Nessuna ridigitazione.

Ferie approvate contro la sostituzione reale

L'approvazione delle ferie è il punto in cui la divisione in due sistemi fa il danno più visibile. Una richiesta viene approvata da una parte da qualcuno che non riesce a vedere il piano turni dall'altra, e un reparto scopre alla terza settimana che tre delle sue cinque persone sono via insieme.

Richieste che vivono nello stesso calendario dei turni trasformano tutto questo in una decisione invece che in un incidente. Chi approva vede chi altro è via, vede se il turno è coperto e può trattenere la richiesta finché la sostituzione non esiste. I saldi restano con la scheda del dipendente, quindi l'aritmetica non è un foglio a parte.

Portare le ore alle paghe senza toccarle

Ogni passaggio manuale tra la rilevazione e l'elaborazione delle paghe è un'occasione per introdurre un errore, e gli errori in busta costano due volte: una per correggerli e una in fiducia. Esportare direttamente le cifre rilevate, con le pause già separate e gli straordinari già segnalati, toglie la ridigitazione.

Le aziende che vogliono il calcolo nello stesso sistema possono aggiungere il modulo paghe a 0,50 dollari per dipendente al mese. Quelle con un fornitore paghe consolidato di solito non ne hanno bisogno ed esportano.

Cosa questo non fa

Il confine merita di essere detto chiaramente. Questo non è un sistema informativo HR. Selezione, pratiche di inserimento, cicli di valutazione e fascicoli del personale appartengono a un sistema HR e ci restano. Qui c'è lo strato operativo: chi lavora quando, cosa ha lavorato davvero e quanto costa.

Gli errori in busta costano due volte: una per correggerli, una in fiducia.

Le tre domande che arrivano alle risorse umane

Assenteismo, straordinari e capacità. Ogni funzione risorse umane riceve versioni di queste, di solito da un direttore finanziario che vuole un numero entro giovedì. Quando tutte e tre escono dalle stesse ore rilevate, le risposte concordano tra loro, cosa non garantita quando arrivano da tre raccolte diverse.

Le assenze per reparto su un trimestre mostrano dove sta la pressione. Gli straordinari per reparto mostrano dove il modello di organico è sbagliato, invece di dove la gente lavora sodo. L'organico contro le ore effettive mostra se la pianta organica corrisponde al lavoro.

Introdurlo senza farne un progetto

I sistemi che toccano le paghe di solito arrivano come progetti: comitato guida, migrazione dati, piano di formazione e una data di avvio che slitta due volte. Quel peso è adeguato per un sistema informativo HR ed eccessivo per un piano turni e una timbratura.

Lo schema che funziona è più stretto. Un reparto, un mese, in parallelo a quello che esiste oggi. Se il piano turni è più facile da pubblicare e le ore arrivano alle paghe senza ridigitazione, il caso si sostiene da solo e l'introduzione è la copia di qualcosa che già funziona invece di un piano su una slide.

Cosa devono imparare i responsabili

Quasi nulla, se lo strumento ha la forma giusta. Pubblicare una settimana, approvare una richiesta e leggere un report sono le tre azioni di un capo intermedio, e ciascuna dovrebbe sopravvivere a una spiegazione sola. Qualsiasi cosa richieda un corso per pubblicare un piano turni verrà aggirata entro un trimestre.

Partire senza un progetto

Shifton è gratuito fino a 10 dipendenti senza limite di tempo, e questo basta perché un singolo reparto lavori come si deve prima che qualcuno scriva un business case. Pianificazione, timbratura di base, app mobile e report sono in quel piano, e i moduli si aggiungono uno alla volta da 0,50 dollari per dipendente al mese con una prova fino a 60 giorni su ciascuno.