Отчитане на работното време и графици за отдел човешки ресурси
График, присъствие и отсъствия в един запис, за да са часовете, одобрени от отдела по човешки ресурси, същите, които плащат заплатите.
Едно място за графика и отчитането на часовете
Когато графикът живее в една система, а присъствието в друга, някой прекарва последната седмица от всеки месец в сверяване на едното с другото. Воденето и на двете при един и същ служител премахва тази работа изцяло.
Отпуски, планирани спрямо реалното покритие
Одобряването на отпуск, без да се гледа графикът, е начинът един отдел да остане с трима отсъстващи в една и съща седмица. Заявките, които лежат в същия календар като смените, показват последицата в момента на одобрението.
Часове, които стигат до заплатите непроменени
Всяко ръчно пренасяне между отчитането и заплатите е повод за грешка, която някой ще намери в собствения си фиш. Директното изнасяне на записаните числа държи двете страни еднакви.
Справки, с които кадровикът влиза в заседание
Отсъствия, извънреден труд и натовареност са трите въпроса, които получава отделът по човешки ресурси, и трите излизат от едни и същи записани часове, а не от три отделни събирания на данни.
Започнете с безплатния план
Без ограничение във времето. Получете пълен достъп до основните функции и надградете, когато сте готови.
Защо отчитането на часовете и графикът вървят заедно
В повечето фирми това са две системи, купени по различно време и по различен повод. Графикът дойде, защото на някого му трябваше разпис на смените. Отчитането дойде, защото на заплатите им трябваха часове. Държат припокриващи се данни, разминават се по краищата, а някой в кадрите прекарва последната седмица от всеки месец в решаване коя от двете е права.
Това сверяване не е дребна работа и не произвежда нищо. То е чисто триене, породено от разделяне на данните, което никога не е трябвало да съществува.
Един запис, четен по три начина
Държането на графика и отчета при един и същ служител маха сверяването, защото маха второто копие. Ръководителят го чете като разпис на смените. Служителят го чете като своята седмица. Заплатите го четат като часове. Никой нищо не преписва.
Между другото безплатно се появява и най-интересното число. Разликата между планираните и отработените часове, по човек и по отдел, е най-полезната величина, с която кадрите разполагат, за да хванат проблем с графика, преди да стане проблем с попълването, и тя съществува само когато двете числа лежат едно до друго.
Отдели и обекти, които отговарят на действителността
Справката струва толкова, колкото струва структурата под нея. Да настроиш отделите и обектите така, както организацията наистина работи, а не както очаква системата, е това, което прави справката за отсъствия отговор на нивото, на което някой ще попита.
Един запис. Трима читатели. Никакво преписване.
Отпуск, одобрен спрямо реалното покритие
Одобряването на отпуск е мястото, където разделянето на две системи нанася най-видимата вреда. Заявката се одобрява на едно място от някой, който не вижда графика на другото, и отделът открива в третата седмица, че трима от петимата му души отсъстват едновременно.
Заявките, които живеят в същия календар като смените, превръщат това в решение вместо в случайност. Одобряващият вижда кой друг е в отпуск, вижда дали смяната е покрита и може да задържи заявката, докато се намери покритие. Остатъците стоят при записа на служителя, така че сметката не е отделна таблица.
Как часовете да стигнат до заплатите, без да ги пипаш
Всяка ръчна стъпка между записа на времето и изчисляването на заплатите е шанс да влезе грешка, а грешките в заплатата струват двойно: веднъж при поправката и веднъж в доверието. Директното изнасяне на записаните числа, с вече отделени почивки и вече маркиран извънреден труд, маха преписването.
Фирмите, които искат сметката вътре в същата система, добавят модула за заплати по 0,50 долара на служител месечно. Фирмите с установен доставчик на услугата обикновено не се нуждаят от него и вместо това изнасят.
Какво това не прави
Границата заслужава да бъде казана направо. Това не е информационна система за човешки ресурси. Подборът, документите при постъпване, циклите на оценяване и личните досиета принадлежат на кадровата система и остават там. Тук стои оперативният слой: кой кога работи, какво наистина е отработил и колко струва това.
Грешката в заплатата струва двойно: веднъж при поправката, веднъж в доверието.
Трите въпроса, които задават на кадрите
Отсъствия, извънреден труд и капацитет. Всеки кадрови отдел получава варианти на тези три въпроса, обикновено от финансов директор, който иска число до четвъртък. Когато и трите излизат от едни и същи записани часове, отговорите си съвпадат, което не е гарантирано, ако идват от три различни събирания.
Отсъствията по отдели за тримесечие показват къде е напрежението. Извънредният труд по отдели показва къде моделът на попълване е сбъркан, а не къде хората работят усилено. Численост срещу действително отработени часове показва дали щатът отговаря на работата.
Внедряване без проект
Системите, които пипат заплатите, обикновено идват като проект: управляващ комитет, пренос на данни, план за обучение и дата на пускане, която се измества два пъти. Тази тежест приляга на кадрова система и е прекалена за график и отчитане на часовете.
Работи по-тесният подход. Един отдел, един месец, редом с това, което съществува днес. Ако графикът се публикува по-лесно и часовете стигат до заплатите без преписване, обосновката се пише сама, а разширяването е копие на нещо, което вече работи, а не план на слайд.
Какво трябва да научат ръководителите
Почти нищо, ако инструментът има правилната форма. Да публикуваш седмица, да одобриш заявка и да прочетеш справка са трите действия на пряк ръководител и всяко от тях трябва да издържи еднократно обяснение. Всичко, което иска курс, за да се публикува график, хората ще заобиколят до края на тримесечието.
Започване без проект
Shifton е безплатен до 10 служители без срок, което стига един отдел да бъде воден както трябва, преди някой да пише обосновка за покупка. Графикът, основното отчитане на часовете, мобилното приложение и справките влизат в този план, а модулите се добавят един по един от 0,50 долара на служител месечно, с пробен период до 60 дни за всеки.
Често задавани въпроси
Заменя ли това цялостна система за човешки ресурси?
Не. Shifton покрива графика, отчитането на присъствието, отсъствията и справките, които се раждат от тях. Подборът, атестациите и личните досиета остават в кадровата система, а часовете се изнасят към нея или към заплатите.
Може ли ръководителят да одобри отпуск, докато гледа графика?
Да. Заявките се появяват в същия календар като смените, така че одобряващият вижда кой друг отсъства през тази седмица и дали смяната е покрита, преди отговорът да тръгне.
Как записаните часове стигат до изчисляването на заплатите?
Часовете за периода излизат чрез изнасяне, с почивки, отделени от отработеното време, и вече маркиран извънреден труд. Има и модул за заплати по избор за 0,50 долара на служител месечно за фирмите, които искат сметката вътре в Shifton.
Мога ли да подредя профила по отдели и обекти?
Да. Отделите и обектите повтарят структурата, която кадрите вече използват, а справката се чете на всяко от тези нива или за цялата фирма.
Показва ли повтарящи се отсъствия?
Справките подреждат отсъствията по човек, отдел и период от същите записи, от които излизат числата за заплатите, така че двете никога не си противоречат.
Колко души покрива безплатният план в малък кадрови отдел?
Безплатно работят до 10 служители без срок, а вътре влизат графикът, основното отчитане на часовете, мобилното приложение и справките. Платените модули започват от 0,50 долара на служител месечно, всеки с пробен период до 60 дни.
Спрете да сверявате две системи всеки месец
Безплатно до 10 служители, с график, отчитане на часовете и отпуски в един запис и часове, които стигат до заплатите непроменени.