Λογισμικό ωραρίων και παρουσιών για το τμήμα προσωπικού
Πρόγραμμα, παρουσίες και άδειες σε μία εγγραφή, ώστε οι ώρες που εγκρίνει το τμήμα προσωπικού να είναι οι ώρες που πληρώνει η μισθοδοσία.
Ένα σημείο για το πρόγραμμα και τις παρουσίες
Όταν το πρόγραμμα ζει σε ένα σύστημα και οι παρουσίες σε άλλο, κάποιος περνά την τελευταία εβδομάδα κάθε μήνα συμφωνώντας το ένα με το άλλο. Η τήρηση και των δύο πάνω στον ίδιο εργαζόμενο καταργεί αυτή τη δουλειά ολόκληρη.
Άδειες που σχεδιάζονται έναντι πραγματικής κάλυψης
Η έγκριση άδειας χωρίς να βλέπεις το πρόγραμμα είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα τμήμα καταλήγει με τρία άτομα εκτός την ίδια εβδομάδα. Τα αιτήματα που βρίσκονται στο ίδιο ημερολόγιο με τις βάρδιες δείχνουν τη συνέπεια τη στιγμή της έγκρισης.
Ώρες που φτάνουν αμετάβλητες στη μισθοδοσία
Κάθε χειροκίνητη αντιγραφή ανάμεσα στις παρουσίες και τη μισθοδοσία είναι μια ευκαιρία για λάθος που κάποιος θα βρει στην απόδειξη αποδοχών του. Η απευθείας εξαγωγή των καταγραμμένων αριθμών κρατά τις δύο πλευρές ίδιες.
Αναφορές που το προσωπικό πάει σε σύσκεψη
Απουσίες, υπερωρίες και αξιοποίηση χρόνου είναι τα τρία ερωτήματα που δέχεται το τμήμα προσωπικού, και τα τρία βγαίνουν από τις ίδιες καταγραμμένες ώρες, όχι από τρεις χωριστές συλλογές δεδομένων.
Ξεκινήστε με το Δωρεάν Πλάνο
Χωρίς χρονικό όριο. Αποκτήστε πλήρη πρόσβαση στα βασικά χαρακτηριστικά και αναβαθμίστε όταν είστε έτοιμοι.
Γιατί οι παρουσίες και το πρόγραμμα ανήκουν μαζί
Στις περισσότερες εταιρείες πρόκειται για δύο συστήματα που αγοράστηκαν σε διαφορετικές στιγμές και για διαφορετικούς λόγους. Το πρόγραμμα ήρθε επειδή κάποιος χρειαζόταν κατανομή βαρδιών. Οι παρουσίες ήρθαν επειδή η μισθοδοσία χρειαζόταν ώρες. Κρατούν δεδομένα που επικαλύπτονται, διαφωνούν στις άκρες, και κάποιος στο τμήμα προσωπικού περνά την τελευταία εβδομάδα κάθε μήνα αποφασίζοντας ποιο από τα δύο έχει δίκιο.
Αυτή η συμφωνία δεν είναι μικρή δουλειά και δεν είναι δουλειά που παράγει κάτι. Είναι καθαρή τριβή που γεννήθηκε από έναν διαχωρισμό δεδομένων ο οποίος ποτέ δεν χρειαζόταν να υπάρχει.
Μία εγγραφή, διαβασμένη με τρεις τρόπους
Το να κρατάς το πρόγραμμα και τις παρουσίες πάνω στον ίδιο εργαζόμενο εξαφανίζει τη συμφωνία επειδή εξαφανίζει το δεύτερο αντίγραφο. Ο προϊστάμενος το διαβάζει ως κατανομή βαρδιών. Ο εργαζόμενος το διαβάζει ως τη δική του εβδομάδα. Η μισθοδοσία το διαβάζει ως ώρες. Κανείς δεν ξαναγράφει τίποτα.
Παράλληλα εμφανίζεται δωρεάν και ο πιο ενδιαφέρων αριθμός. Η διαφορά ανάμεσα στις προγραμματισμένες και τις δουλεμένες ώρες, ανά άτομο και ανά τμήμα, είναι το πιο χρήσιμο μέγεθος που έχει το τμήμα προσωπικού για να πιάσει ένα πρόβλημα προγράμματος πριν γίνει πρόβλημα στελέχωσης, και υπάρχει μόνο όταν οι δύο αριθμοί βρίσκονται δίπλα δίπλα.
Τμήματα και τοποθεσίες που μοιάζουν με την πραγματικότητα
Η αναφορά αξίζει όσο και η δομή από κάτω της. Το να στήσεις τμήματα και τοποθεσίες όπως λειτουργεί πραγματικά ο οργανισμός, και όχι όπως περιμένει το σύστημα, είναι αυτό που κάνει μια αναφορά απουσιών απάντηση στο επίπεδο στο οποίο θα ρωτήσει κάποιος.
Μία εγγραφή. Τρεις αναγνώστες. Καμία αντιγραφή.
Άδεια εγκεκριμένη έναντι πραγματικής κάλυψης
Η έγκριση αδειών είναι το σημείο όπου ο χωρισμός σε δύο συστήματα κάνει την πιο ορατή ζημιά. Το αίτημα εγκρίνεται σε ένα σημείο από κάποιον που δεν βλέπει το πρόγραμμα στο άλλο, και το τμήμα ανακαλύπτει την τρίτη εβδομάδα ότι τρία από τα πέντε άτομά του λείπουν ταυτόχρονα.
Τα αιτήματα που ζουν στο ίδιο ημερολόγιο με τις βάρδιες το μετατρέπουν σε απόφαση αντί για ατύχημα. Αυτός που εγκρίνει βλέπει ποιος άλλος λείπει, βλέπει αν η βάρδια καλύπτεται και μπορεί να κρατήσει το αίτημα ώσπου να υπάρξει κάλυψη. Τα υπόλοιπα μένουν στην εγγραφή του εργαζομένου, οπότε η αριθμητική δεν είναι χωριστό φύλλο.
Πώς φτάνουν οι ώρες στη μισθοδοσία χωρίς να τις αγγίξει κανείς
Κάθε χειροκίνητο βήμα ανάμεσα στην καταγραφή του χρόνου και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας είναι ευκαιρία να μπει λάθος, και τα λάθη στον μισθό κοστίζουν δύο φορές: μία στη διόρθωση και μία στην εμπιστοσύνη. Η απευθείας εξαγωγή των καταγραμμένων αριθμών, με τα διαλείμματα ήδη χωρισμένα και τις υπερωρίες ήδη σημειωμένες, καταργεί την αντιγραφή.
Οι εταιρείες που θέλουν τον υπολογισμό μέσα στο ίδιο σύστημα προσθέτουν την ενότητα μισθοδοσίας στα 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα. Όσες έχουν καθιερωμένο πάροχο μισθοδοσίας συνήθως δεν τη χρειάζονται και κάνουν εξαγωγή.
Τι δεν κάνει αυτό
Το όριο αξίζει να ειπωθεί καθαρά. Αυτό δεν είναι πληροφοριακό σύστημα ανθρώπινου δυναμικού. Οι προσλήψεις, τα χαρτιά της ένταξης, οι κύκλοι αξιολόγησης και οι ατομικοί φάκελοι ανήκουν στο σύστημα προσωπικού και εκεί μένουν. Εδώ κάθεται το λειτουργικό στρώμα: ποιος δουλεύει πότε, τι δούλεψε πραγματικά και πόσο κοστίζει αυτό.
Το λάθος στον μισθό κοστίζει δύο φορές: μία στη διόρθωση, μία στην εμπιστοσύνη.
Τα τρία ερωτήματα που δέχεται το τμήμα προσωπικού
Απουσίες, υπερωρίες και δυναμικότητα. Κάθε τμήμα προσωπικού δέχεται παραλλαγές αυτών των τριών ερωτημάτων, συνήθως από έναν οικονομικό διευθυντή που θέλει έναν αριθμό μέχρι την Πέμπτη. Όταν και τα τρία βγαίνουν από τις ίδιες καταγραμμένες ώρες, οι απαντήσεις συμφωνούν μεταξύ τους, κάτι που δεν είναι εγγυημένο όταν προέρχονται από τρεις διαφορετικές συλλογές.
Οι απουσίες ανά τμήμα σε ένα τρίμηνο δείχνουν πού είναι η πίεση. Οι υπερωρίες ανά τμήμα δείχνουν πού είναι λάθος το μοντέλο στελέχωσης και όχι πού δουλεύουν σκληρά οι άνθρωποι. Ο αριθμός θέσεων έναντι των πραγματικών ωρών δείχνει αν η οργανική σύνθεση ταιριάζει με τη δουλειά.
Εφαρμογή χωρίς έργο
Τα συστήματα που ακουμπούν τη μισθοδοσία έρχονται συνήθως ως έργο: επιτροπή παρακολούθησης, μεταφορά δεδομένων, πλάνο εκπαίδευσης και ημερομηνία έναρξης που μετατίθεται δύο φορές. Αυτό το βάρος ταιριάζει σε σύστημα προσωπικού και είναι υπερβολικό για ένα πρόγραμμα και μια καταγραφή ωρών.
Δουλεύει το στενότερο μοτίβο. Ένα τμήμα, έναν μήνα, δίπλα σε ό,τι υπάρχει σήμερα. Αν το πρόγραμμα δημοσιεύεται ευκολότερα και οι ώρες φτάνουν στη μισθοδοσία χωρίς αντιγραφή, η τεκμηρίωση γράφεται μόνη της και η επέκταση είναι αντίγραφο κάποιου πράγματος που ήδη δουλεύει, όχι σχέδιο σε διαφάνεια.
Τι πρέπει να μάθουν οι προϊστάμενοι
Σχεδόν τίποτα, αν το εργαλείο έχει το σωστό σχήμα. Να δημοσιεύσεις μια εβδομάδα, να εγκρίνεις ένα αίτημα και να διαβάσεις μια αναφορά είναι οι τρεις ενέργειες ενός προϊσταμένου, και καθεμία πρέπει να αντέχει μία μόνο εξήγηση. Ό,τι χρειάζεται σεμινάριο για να δημοσιευτεί ένα πρόγραμμα θα το παρακάμψουν μέσα σε ένα τρίμηνο.
Ξεκίνημα χωρίς έργο
Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 εργαζόμενους χωρίς χρονικό όριο, κάτι που αρκεί για να τρέξει σωστά ένα τμήμα πριν γράψει κανείς επιχειρηματική τεκμηρίωση. Το πρόγραμμα, η βασική καταγραφή ωρών, η εφαρμογή κινητού και η αναφορά περιλαμβάνονται σε αυτό το πακέτο, και οι ενότητες προστίθενται μία μία από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, με δοκιμή έως 60 ημέρες στην καθεμία.
Συχνές ερωτήσεις
Αντικαθιστά αυτό ένα πλήρες σύστημα ανθρώπινου δυναμικού;
Όχι. Το Shifton καλύπτει το πρόγραμμα βαρδιών, τις παρουσίες, τις άδειες και τις αναφορές που προκύπτουν από αυτά. Οι προσλήψεις, οι αξιολογήσεις και οι ατομικοί φάκελοι μένουν στο σύστημα προσωπικού, ενώ οι ώρες εξάγονται προς αυτό ή προς τη μισθοδοσία.
Μπορεί ο προϊστάμενος να εγκρίνει άδεια βλέποντας ταυτόχρονα το πρόγραμμα;
Ναι. Τα αιτήματα εμφανίζονται στο ίδιο ημερολόγιο με τις βάρδιες, οπότε αυτός που εγκρίνει βλέπει ποιος άλλος λείπει εκείνη την εβδομάδα και αν η βάρδια είναι καλυμμένη, πριν φύγει η απάντηση.
Πώς φτάνουν οι καταγραμμένες ώρες στον υπολογισμό μισθοδοσίας;
Οι ώρες της περιόδου φεύγουν με εξαγωγή, με τα διαλείμματα χωρισμένα από τον δουλεμένο χρόνο και τις υπερωρίες ήδη σημειωμένες. Υπάρχει και προαιρετική ενότητα μισθοδοσίας στα 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα για εταιρείες που θέλουν τον υπολογισμό μέσα στο Shifton.
Μπορώ να στήσω τον λογαριασμό ανά τμήμα και τοποθεσία;
Ναι. Τμήματα και τοποθεσίες αντιγράφουν τη δομή που έχει ήδη το τμήμα προσωπικού, και η αναφορά διαβάζεται σε οποιοδήποτε από αυτά τα επίπεδα ή για ολόκληρη την εταιρεία.
Δείχνει επαναλαμβανόμενες απουσίες;
Οι αναφορές ταξινομούν τις απουσίες ανά άτομο, τμήμα και περίοδο από τις ίδιες καταγραφές από τις οποίες βγαίνουν οι αριθμοί της μισθοδοσίας, οπότε τα δύο ποτέ δεν διαφωνούν.
Πόσα άτομα καλύπτει το δωρεάν πακέτο σε ένα μικρό τμήμα προσωπικού;
Δωρεάν δουλεύουν έως 10 εργαζόμενοι χωρίς χρονικό όριο, και μέσα σε αυτό μπαίνουν το πρόγραμμα, η βασική καταγραφή ωρών, η εφαρμογή κινητού και οι αναφορές. Οι πληρωμένες ενότητες ξεκινούν από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, η καθεμία με δοκιμή έως 60 ημέρες.
Σχετικά άρθρα
Δείτε περισσότερα →
Σταματήστε να συμφωνείτε δύο συστήματα κάθε μήνα
Δωρεάν έως 10 εργαζόμενους, με το πρόγραμμα, τις παρουσίες και τις άδειες σε μία εγγραφή και ώρες που φτάνουν αμετάβλητες στη μισθοδοσία.