Tööaja arvestus ja graafikud personaliosakonnale

Miks tööaja arvestus ja graafik käivad kokku

Enamikus ettevõtetes on need kaks süsteemi, mis osteti eri ajal ja eri põhjustel. Graafik tuli sellepärast, et kellelgi oli vaja vahetuste nimekirja. Arvestus tuli sellepärast, et palgaarvestusel oli vaja tunde. Nad hoiavad kattuvaid andmeid, servades lähevad omavahel lahku, ja keegi personaliosakonnas kulutab iga kuu viimase nädala otsustamisele, kummal neist on õigus.

See kokkuviimine ei ole väike töö ja see ei ole töö, millest midagi sünnib. See on puhas hõõrdumine, mille tekitas andmete lahutamine, mida polnud kunagi vaja.

Üks kirje, loetud kolmel viisil

Graafiku ja arvestuse hoidmine sama töötaja juures kaotab kokkuviimise, sest kaotab teise koopia. Juht loeb seda vahetuste nimekirjana. Töötaja loeb seda oma nädalana. Palgaarvestus loeb seda tundidena. Keegi ei kirjuta midagi ümber.

Peale selle ilmub tasuta ka kõige huvitavam number. Plaanitud ja tehtud tundide vahe, inimese ja osakonna kaupa, on kõige kasulikum suurus, mis personaliosakonnal on, et püüda graafikuprobleem kinni enne, kui sellest saab koosseisuprobleem, ja see on olemas ainult siis, kui mõlemad numbrid asuvad kõrvuti.

Osakonnad ja asukohad, mis vastavad tegelikkusele

Aruanne on nii hea, kui hea on selle all olev struktuur. Osakondade ja asukohtade seadmine nii, nagu organisatsioon tegelikult töötab, mitte nii, nagu süsteem ootab, on see, mis teeb puudumiste aruandest vastuse tasemel, kus keegi ka päriselt küsib.

Üks kirje. Kolm lugejat. Mitte mingit ümberkirjutamist.

Puhkus, mis kinnitatakse tegeliku katte vastu

Puhkuse kinnitamine on koht, kus kaheks süsteemiks lahutamine teeb kõige nähtavamat kahju. Taotluse kinnitab ühes kohas keegi, kes teises graafikut ei näe, ja osakond avastab kolmandal nädalal, et kolm tema viiest inimesest on korraga ära.

Taotlused, mis elavad vahetustega samas kalendris, muudavad selle otsuseks õnnetuse asemel. Kinnitaja näeb, kes veel puhkusel on, näeb, kas vahetus on kaetud, ja võib taotlust kinni hoida, kuni kate tekib. Jäägid jäävad töötaja kirje juurde, nii et see arvutus ei ole eraldi tabel.

Kuidas tunnid palgaarvestusse viia neid puudutamata

Iga käsitsi tehtud samm aja kirjapaneku ja palgaarvestuse vahel on võimalus viga sisse lasta, ja palgavead maksavad kaks korda: üks kord parandamisel ja üks kord usalduses. Kirja pandud arvude otsene eksport, pausid juba eraldatud ja ületunnid juba märgitud, kaotab ümberkirjutamise.

Ettevõtted, kes soovivad arvutust sama süsteemi sees, lisavad palgamooduli hinnaga 0,50 dollarit töötaja kohta kuus. Neile, kellel on väljakujunenud palgateenuse pakkuja, seda tavaliselt vaja ei ole, ja nad ekspordivad selle asemel.

Mida see ei tee

Piiri tasub välja öelda. See ei ole personalihalduse infosüsteem. Värbamine, tööle asumise paberid, hindamisringid ja isikutoimikud kuuluvad personalisüsteemi ja jäävad sinna. Siin istub töökorralduse kiht: kes millal töötab, mida ta tegelikult tegi ja mida see maksab.

Palgaviga maksab kaks korda: üks kord parandamisel, üks kord usalduses.

Kolm küsimust, mida personaliosakonnalt küsitakse

Puudumised, ületunnid ja võimekus. Iga personaliosakond saab nende kolme küsimuse teisendeid, tavaliselt finantsjuhilt, kes tahab numbrit neljapäevaks. Kui kõik kolm tulevad samadest kirja pandud tundidest, klapivad vastused omavahel, mis pole tagatud siis, kui need tulevad kolmest eri kogumist.

Puudumised osakondade kaupa kvartali jooksul näitavad, kus on surve. Ületunnid osakondade kaupa näitavad, kus on koosseisumudel vale, mitte kus inimesed kõvasti tööd teevad. Ametikohtade arv tegelike tundide vastu näitab, kas koosseis vastab tööle.

Kasutuselevõtt ilma projektita

Süsteemid, mis puudutavad palka, tulevad tavaliselt projektina: juhtrühm, andmete kolimine, koolituskava ja käivituskuupäev, mis nihkub kaks korda. See raskus sobib personalisüsteemile ja on liialdus graafiku ning tundide märkimise juures.

Töötab kitsam muster. Üks osakond, üks kuu, kõrvuti sellega, mis täna olemas on. Kui graafikut on lihtsam avaldada ja tunnid jõuavad palgaarvestusse ümberkirjutamiseta, kirjutab põhjendus end ise, ja laiendamine on juba töötava asja koopia, mitte plaan slaidil.

Mida juhid peavad ära õppima

Peaaegu mitte midagi, kui tööriistal on õige kuju. Nädalat avaldada, taotlust kinnitada ja aruannet lugeda on kolm tegevust, mida otsene juht teeb, ja igaüks neist peaks üle elama ühe ainsa seletuse. Kõik, mis graafiku avaldamiseks koolitust nõuab, käiakse kvartaliga ringiga mööda.

Alustamine ilma projektita

Shifton on tasuta kuni 10 töötajani ilma ajapiiranguta, millest piisab, et üks osakond korralikult töötaks enne, kui keegi ostupõhjenduse kirjutab. Graafik, lihtne tundide märkimine, mobiilirakendus ja aruandlus on selles paketis, mooduleid aga lisatakse ükshaaval alates 0,50 dollarist töötaja kohta kuus, igaühel proovaeg kuni 60 päeva.