Tidsregistrering og vagtplan til HR-afdelingen

Hvorfor tidsregistrering og vagtplan hører sammen

I de fleste virksomheder er det to systemer, købt på hvert sit tidspunkt af hver sin grund. Vagtplanen kom, fordi nogen havde brug for en plan. Tidsregistreringen kom, fordi lønnen havde brug for timer. De rummer overlappende data, de er uenige i kanterne, og nogen i HR bruger den sidste uge af hver måned på at afgøre, hvem af dem der har ret.

Den afstemning er ikke et lille stykke arbejde, og det er ikke et stykke arbejde, der frembringer noget. Det er ren gnidning skabt af en opdeling af data, som aldrig behøvede at findes.

Én registrering, læst på tre måder

At holde vagtplanen og fremmødet på den samme medarbejder fjerner afstemningen ved at fjerne den anden kopi. Lederen læser det som en vagtplan. Medarbejderen læser det som sin uge. Lønnen læser det som timer. Ingen taster noget om.

Det gør samtidig det interessante tal tilgængeligt uden ekstra arbejde. Forskellen mellem planlagte og faktiske timer, per person og per afdeling, er det mest brugbare tal HR har til at opdage et vagtplanproblem, før det bliver et bemandingsproblem, og det findes kun, når begge tal ligger side om side.

Afdelinger og lokationer der passer på virkeligheden

En rapport er kun så god som strukturen under den. At sætte afdelinger og lokationer op, som organisationen faktisk fungerer, frem for som et system forventer, er det, der gør et spørgsmål om fravær besvarligt på det niveau, nogen kommer til at spørge på.

Én registrering. Tre læsere. Ingen genindtastning.

Fravær godkendt mod reel dækning

Godkendelse af fri er der, hvor opdelingen i to systemer gør den mest synlige skade. En ansøgning bliver godkendt ét sted af en, der ikke kan se vagtplanen det andet sted, og en afdeling opdager i uge tre, at tre ud af fem er væk på samme tid.

Ansøgninger, der bor i samme kalender som vagterne, gør det til en beslutning frem for et uheld. Den, der godkender, ser, hvem der ellers har fri, ser, om vagten er dækket, og kan holde ansøgningen tilbage, indtil dækningen findes. Saldiene bliver på medarbejderens registrering, så regnestykket ikke er et regneark for sig.

Timer til lønnen uden at røre dem

Hvert manuelt trin mellem tidsregistreringen og lønkørslen er en chance for at indføre en fejl, og fejl i lønnen koster to gange: én gang at rette og én gang i tillid. At eksportere de registrerede tal direkte, med pauser allerede adskilt og overarbejde allerede markeret, fjerner genindtastningen.

Virksomheder, der vil have beregningen inde i det samme system, kan lægge lønmodulet til for 0,50 dollar per medarbejder om måneden. Virksomheder med en fast lønleverandør har som regel ikke brug for det og eksporterer i stedet.

Hvad det her ikke gør

Grænsen fortjener at blive sagt lige ud. Det her er ikke et samlet HR-system. Rekruttering, papirarbejdet ved ansættelse, medarbejdersamtaler og personalemapper hører til i et HR-system og bliver der. Det, der sidder her, er det driftsmæssige lag: hvem der arbejder hvornår, hvad de faktisk arbejdede, og hvad det koster.

Fejl i lønnen koster to gange: én gang at rette, én gang i tillid.

De tre spørgsmål HR bliver stillet

Fravær, overarbejde og kapacitet. Enhver HR-funktion får versioner af de tre, som regel fra en økonomidirektør, der vil have et tal til torsdag. Når alle tre kommer ud af de samme registrerede timer, er svarene enige med hinanden, hvilket ikke er givet, når de kommer fra tre forskellige samlinger.

Fravær per afdeling over et kvartal viser, hvor presset ligger. Overarbejde per afdeling viser, hvor bemandingsmodellen er forkert, frem for hvor folk arbejder hårdt. Antal ansatte holdt op mod faktiske timer viser, om normeringen passer til arbejdet.

Udrulning uden et projekt

Systemer, der rører ved lønnen, kommer som regel som projekter: en styregruppe, en datamigrering, en uddannelsesplan og en idriftsættelsesdato, der skrider to gange. Den vægt er rimelig for et HR-system og for meget for en vagtplan og et stempelur.

Det mønster, der virker, er smallere. Én afdeling, én måned, ved siden af det, der findes i dag. Hvis vagtplanen er lettere at udgive, og timerne når lønnen uden genindtastning, skriver argumentet sig selv, og udrulningen er en kopi af noget, der allerede virker, frem for en plan på et slide.

Hvad lederne skal lære

Næsten ingenting, hvis værktøjet har den rigtige form. At udgive en uge, godkende en ansøgning og læse en rapport er de tre handlinger, en linjeleder udfører, og hver af dem skal kunne overleve at blive forklaret én gang. Alt, der kræver et kursus for at udgive en vagtplan, bliver gået uden om inden for et kvartal.

At begynde uden et projekt

Shifton er gratis op til 10 medarbejdere uden tidsbegrænsning, og det er nok til, at en enkelt afdeling kan køre ordentligt, før nogen skriver et beslutningsoplæg. Vagtplan, det basale stempelur, mobilappen og rapportering er med i den plan, og moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden med en prøveperiode på op til 60 dage på hvert.