Tidrapportering och schemaläggning för HR-avdelningen
Schema, närvaro och frånvaro i en enda post, så att timmarna som HR-avdelningen godkänner är samma timmar som lönen betalar ut.
En plats för schemat och tidrapporteringen
När schemat lever i ett system och närvaron i ett annat lägger någon sista veckan varje månad på att få ihop de två. Att hålla båda på samma anställd tar bort det arbetet helt.
Ledighet som planeras mot verklig bemanning
Att godkänna ledighet utan att titta i schemat är hur en avdelning slutar med tre personer borta samma vecka. Ansökningar som ligger i samma kalender som passen gör följden synlig redan i godkännandeögonblicket.
Timmar som når lönekörningen oförändrade
Varje manuell överföring mellan tidrapport och lön är ett tillfälle för ett fel som någon hittar på sin egen lönespecifikation. Direkt export av de registrerade siffrorna håller de två sidorna identiska.
Rapporter som HR kan ta med till ett möte
Frånvaro, övertid och nyttjandegrad är de tre frågor HR-avdelningen får, och alla tre kommer ur samma registrerade timmar i stället för ur tre skilda insamlingar.
Börja med gratisplanen
Ingen tidsbegränsning. Få full tillgång till kärnfunktioner och uppgradera när du är redo.
Varför tidrapportering och schema hör ihop
I de flesta företag är det två system som köptes vid olika tidpunkter och av olika skäl. Schemat kom för att någon behövde en passlista. Tidrapporteringen kom för att lönen behövde timmar. De håller överlappande uppgifter, de säger emot varandra i kanterna, och någon på HR lägger sista veckan varje månad på att avgöra vilket av dem som har rätt.
Den avstämningen är inte ett litet jobb och det är inte ett jobb som producerar något. Det är ren friktion, skapad av en uppdelning av data som aldrig behövde finnas.
En post, läst på tre sätt
Att hålla schemat och tidrapporten på samma anställd tar bort avstämningen genom att ta bort den andra kopian. Chefen läser den som en passlista. Den anställde läser den som sin vecka. Lönen läser den som timmar. Ingen skriver om något.
Dessutom dyker den intressantaste siffran upp gratis. Skillnaden mellan planerade och arbetade timmar, per person och per avdelning, är den mest användbara uppgift HR har för att upptäcka ett schemaproblem innan det blir ett bemanningsproblem, och den finns bara när båda siffrorna ligger sida vid sida.
Avdelningar och orter som stämmer med verkligheten
En rapport är bara så bra som strukturen under den. Att sätta upp avdelningar och orter så som organisationen faktiskt fungerar, och inte så som ett system förväntar sig, är det som gör en frånvarorapport till ett svar på den nivå där någon kommer att fråga.
En post. Tre läsare. Ingen omskrivning.
Ledighet som godkänns mot verklig bemanning
Godkännande av ledighet är där uppdelningen i två system gör den mest synliga skadan. Ansökan godkänns på ett ställe av någon som inte ser schemat på det andra, och avdelningen upptäcker i vecka tre att tre av dess fem personer är borta samtidigt.
Ansökningar som lever i samma kalender som passen gör det till ett beslut i stället för en olycka. Den som godkänner ser vem mer som är ledig, ser om passet är bemannat och kan hålla ansökan tills bemanningen finns. Saldona stannar hos den anställdes post, så räknandet är inte ett separat kalkylblad.
Att få timmarna till lönen utan att röra dem
Varje manuellt steg mellan tidnoteringen och lönekörningen är en chans att släppa in ett fel, och lönefel kostar två gånger: en gång att rätta och en gång i förtroende. Direkt export av de registrerade siffrorna, med raster redan åtskilda och övertid redan markerad, tar bort omskrivningen.
Företag som vill ha beräkningen inne i samma system lägger till lönemodulen för 0,50 dollar per anställd och månad. Företag med en etablerad löneleverantör behöver den oftast inte och exporterar i stället.
Vad det här inte gör
Gränsen förtjänar att sägas rakt ut. Det här är inte ett HR-system i full mening. Rekrytering, papper vid anställning, utvecklingscykler och personalakter hör hemma i personalsystemet och stannar där. Här sitter det operativa lagret: vem som arbetar när, vad de faktiskt arbetade och vad det kostar.
Ett lönefel kostar två gånger: en gång att rätta, en gång i förtroende.
De tre frågor HR får
Frånvaro, övertid och kapacitet. Varje HR-funktion får varianter av dessa tre, oftast från en ekonomichef som vill ha en siffra till torsdag. När alla tre kommer ur samma registrerade timmar stämmer svaren med varandra, vilket inte är garanterat när de kommer ur tre olika insamlingar.
Frånvaro per avdelning över ett kvartal visar var trycket är. Övertid per avdelning visar var bemanningsmodellen är fel snarare än var folk arbetar hårt. Antal tjänster mot faktiska timmar visar om organisationen matchar arbetet.
Att rulla ut det utan ett projekt
System som rör lönen kommer oftast som projekt: en styrgrupp, en datamigrering, en utbildningsplan och ett driftsättningsdatum som flyttas två gånger. Den tyngden passar ett personalsystem och är överdriven för ett schema och en stämpelklocka.
Det smalare mönstret fungerar. En avdelning, en månad, vid sidan av det som finns i dag. Om schemat är lättare att publicera och timmarna når lönen utan omskrivning skriver argumentet sig självt, och utrullningen är en kopia av något som redan fungerar snarare än en plan på en bild.
Vad cheferna måste lära sig
Nästan ingenting, om verktyget har rätt form. Att publicera en vecka, godkänna en ansökan och läsa en rapport är de tre handlingar en närmaste chef utför, och var och en av dem borde överleva att förklaras en enda gång. Allt som kräver en kurs för att publicera ett schema kommer att kringgås inom ett kvartal.
Att börja utan ett projekt
Shifton är gratis upp till 10 anställda utan tidsgräns, vilket räcker för att en enda avdelning ska köra ordentligt innan någon skriver ett beslutsunderlag. Schema, enkel tidsstämpling, mobilapp och rapportering ingår i den planen, och moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad med en provperiod på upp till 60 dagar på var och en.
Vanliga frågor
Ersätter det här ett komplett personalsystem?
Nej. Shifton täcker schemat, tidrapporteringen, frånvaron och de rapporter som växer fram ur dem. Rekrytering, utvecklingssamtal och personalakter stannar i personalsystemet, och timmarna kan exporteras dit eller till lönen.
Kan en chef godkänna ledighet och samtidigt se schemat?
Ja. Ansökningarna dyker upp i samma kalender som passen, så den som godkänner ser vem mer som är borta den veckan och om passet är bemannat innan svaret går iväg.
Hur når de registrerade timmarna lönekörningen?
Periodens timmar lämnar via export, med raster åtskilda från arbetad tid och övertid redan markerad. Det finns också en valfri lönemodul för 0,50 dollar per anställd och månad för företag som vill ha beräkningen inne i Shifton.
Kan jag bygga kontot efter avdelning och ort?
Ja. Avdelningar och orter speglar den struktur HR-avdelningen redan har, och rapporten går att läsa på vilken som helst av de nivåerna eller för hela företaget.
Visar den återkommande frånvaro?
Rapporterna sorterar frånvaron per person, avdelning och period ur samma noteringar som ger lönesiffrorna, så de två säger aldrig emot varandra.
Hur många ryms i gratisplanen på en liten HR-avdelning?
Gratis fungerar upp till 10 anställda utan tidsgräns, och där ingår schemat, den enkla tidsstämplingen, mobilappen och rapporterna. Betalda moduler börjar på 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med en provperiod på upp till 60 dagar.
Sluta stämma av två system varje månad
Gratis upp till 10 anställda, med schemat, tidrapporteringen och ledigheten i en enda post och timmar som når lönekörningen oförändrade.