Työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu henkilöstöhallinnolle
Työvuorolista, läsnäolo ja poissaolot yhdessä tietueessa, jotta henkilöstöhallinnon hyväksymät tunnit ovat samat tunnit, jotka palkanlaskenta maksaa.
Yksi paikka työvuorolistalle ja työajanseurannalle
Kun lista elää yhdessä järjestelmässä ja läsnäolo toisessa, joku käyttää jokaisen kuukauden viimeisen viikon niiden yhteensovittamiseen. Molempien pitäminen saman työntekijän kohdalla poistaa tuon työn kokonaan.
Lomat, jotka suunnitellaan todellista miehitystä vasten
Vapaan hyväksyminen listaa katsomatta on tapa, jolla osasto päätyy kolmen poissaolijan kanssa samalle viikolle. Hakemukset, jotka ovat samassa kalenterissa vuorojen kanssa, tekevät seurauksen näkyväksi juuri hyväksymishetkellä.
Tunnit, jotka päätyvät palkanlaskentaan muuttumattomina
Jokainen käsin tehty siirto seurannan ja palkanlaskennan välillä on tilaisuus virheelle, jonka joku löytää omasta palkkalaskelmastaan. Kirjattujen lukujen suora vienti pitää molemmat puolet samanlaisina.
Raportit, jotka henkilöstöhallinto vie kokoukseen
Poissaolot, ylityöt ja ajankäyttö ovat kolme kysymystä, joita henkilöstöhallinnolle esitetään, ja kaikki kolme tulevat samoista kirjatuista tunneista eivätkä kolmesta erillisestä keruusta.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Miksi työajanseuranta ja työvuorolista kuuluvat yhteen
Useimmissa yrityksissä nämä ovat kaksi järjestelmää, jotka ostettiin eri aikaan ja eri syystä. Lista tuli, koska joku tarvitsi vuorojaon. Seuranta tuli, koska palkanlaskenta tarvitsi tunteja. Ne pitävät päällekkäistä tietoa, ovat reunoilla eri mieltä, ja joku henkilöstöhallinnossa käyttää jokaisen kuukauden viimeisen viikon sen ratkomiseen, kumpi niistä on oikeassa.
Tuo sovittelu ei ole pieni työ eikä työ, josta syntyy mitään. Se on puhdasta kitkaa, jonka synnytti tiedon jakaminen kahtia, mitä ei koskaan olisi tarvinnut tehdä.
Yksi tietue, luettuna kolmella tavalla
Listan ja seurannan pitäminen saman työntekijän kohdalla poistaa sovittelun, koska se poistaa toisen kopion. Esihenkilö lukee sen vuorojakona. Työntekijä lukee sen omana viikkonaan. Palkanlaskenta lukee sen tunteina. Kukaan ei kirjoita mitään uudelleen.
Lisäksi kiinnostavin luku ilmestyy ilmaiseksi. Suunniteltujen ja tehtyjen tuntien ero, henkilöittäin ja osastoittain, on hyödyllisin suure, joka henkilöstöhallinnolla on, kun se haluaa napata suunnitteluongelman kiinni ennen kuin siitä tulee miehitysongelma, ja se on olemassa vain silloin, kun molemmat luvut ovat vierekkäin.
Osastot ja toimipisteet, jotka vastaavat todellisuutta
Raportti on yhtä hyvä kuin sen alla oleva rakenne. Osastojen ja toimipisteiden asettaminen niin kuin organisaatio oikeasti toimii eikä niin kuin järjestelmä odottaa on se, mikä tekee poissaoloraportista vastauksen sillä tasolla, jolla joku sitä kysyy.
Yksi tietue. Kolme lukijaa. Ei uudelleenkirjoitusta.
Vapaa, joka hyväksytään todellista miehitystä vasten
Loman hyväksyminen on kohta, jossa kahtia jakautuminen tekee näkyvimmän vahingon. Hakemuksen hyväksyy yhdessä paikassa joku, joka ei näe listaa toisessa, ja osasto huomaa kolmannella viikolla, että kolme sen viidestä ihmisestä on poissa yhtä aikaa.
Hakemukset, jotka elävät samassa kalenterissa vuorojen kanssa, muuttavat tämän päätökseksi vahingon sijaan. Hyväksyjä näkee, kuka muu on lomalla, näkee onko vuoro miehitetty, ja voi pitää hakemusta odottamassa, kunnes miehitys löytyy. Saldot pysyvät työntekijän tietueessa, joten laskutoimitus ei ole erillinen taulukko.
Miten tunnit saadaan palkanlaskentaan koskematta niihin
Jokainen käsin tehty askel ajan kirjaamisen ja palkanlaskennan välillä on tilaisuus päästää virhe sisään, ja palkkavirheet maksavat kahdesti: kerran korjaamisessa ja kerran luottamuksessa. Kirjattujen lukujen suora vienti, tauot jo eroteltuina ja ylityöt jo merkittyinä, poistaa uudelleenkirjoituksen.
Yritykset, jotka haluavat laskennan saman järjestelmän sisään, lisäävät palkkamoduulin hintaan 0,50 dollaria työntekijää kohti kuussa. Ne, joilla on vakiintunut palkanlaskennan palveluntarjoaja, eivät yleensä tarvitse sitä ja vievät tiedon sen sijaan ulos.
Mitä tämä ei tee
Raja kannattaa sanoa ääneen. Tämä ei ole henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä. Rekrytointi, työsuhteen aloituspaperit, arviointikierrokset ja henkilöstökansiot kuuluvat henkilöstöjärjestelmään ja jäävät sinne. Täällä on toiminnan kerros: kuka tekee töitä milloin, mitä hän oikeasti teki ja mitä se maksaa.
Palkkavirhe maksaa kahdesti: kerran korjaamisessa, kerran luottamuksessa.
Kolme kysymystä, joita henkilöstöhallinnolta kysytään
Poissaolot, ylityöt ja kapasiteetti. Jokainen henkilöstöhallinto saa näiden kolmen kysymyksen muunnelmia, yleensä talousjohtajalta, joka haluaa luvun torstaiksi. Kun kaikki kolme tulevat samoista kirjatuista tunneista, vastaukset sopivat yhteen, mikä ei ole taattua silloin kun ne tulevat kolmesta eri keruusta.
Poissaolot osastoittain neljänneksen ajalta näyttävät, missä paine on. Ylityö osastoittain näyttää, missä miehitysmalli on väärä, eikä sitä, missä ihmiset tekevät kovasti töitä. Vahvuus todellisia tunteja vasten näyttää, vastaako organisaatio työn määrää.
Käyttöönotto ilman projektia
Palkkaan koskevat järjestelmät saapuvat yleensä projektina: ohjausryhmä, tiedon siirto, koulutussuunnitelma ja käyttöönottopäivä, joka siirtyy kahdesti. Tuo paino sopii henkilöstöjärjestelmälle ja on liioittelua työvuorolistalle ja tuntien leimaukselle.
Kapeampi malli toimii. Yksi osasto, yksi kuukausi, nykyisen rinnalla. Jos lista on helpompi julkaista ja tunnit päätyvät palkanlaskentaan ilman uudelleenkirjoitusta, perustelu kirjoittaa itsensä, ja laajennus on kopio jostakin joka jo toimii, ei suunnitelma kalvolla.
Mitä esihenkilöiden pitää oppia
Lähes ei mitään, jos työkalu on oikean muotoinen. Viikon julkaiseminen, hakemuksen hyväksyminen ja raportin lukeminen ovat ne kolme tekoa, jotka lähiesihenkilö tekee, ja jokaisen niistä pitäisi kestää yksi ainoa selitys. Kaikki, mikä vaatii kurssin listan julkaisemiseen, kierretään neljänneksessä.
Aloitus ilman projektia
Shifton on ilmainen enintään 10 työntekijälle ilman aikarajaa, mikä riittää siihen, että yksi osasto pyörii kunnolla ennen kuin kukaan kirjoittaa hankintaperustelua. Työvuorolista, tuntien perusleimaus, mobiilisovellus ja raportointi kuuluvat tähän pakettiin, ja moduuleja lisätään yksi kerrallaan alkaen 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, kussakin kokeilujakso enintään 60 päivää.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako tämä kokonaisen henkilöstöjärjestelmän?
Ei. Shifton kattaa työvuorolistan, työajanseurannan, poissaolot ja niistä syntyvät raportit. Rekrytointi, kehityskeskustelut ja henkilöstökansiot jäävät henkilöstöjärjestelmään, ja tunnit voidaan viedä sinne tai palkanlaskentaan.
Voiko esihenkilö hyväksyä loman ja nähdä listan samalla kertaa?
Kyllä. Hakemukset ilmestyvät samaan kalenteriin vuorojen kanssa, joten hyväksyjä näkee, kuka muu on sillä viikolla poissa ja onko vuoro miehitetty, ennen kuin vastaus lähtee.
Miten kirjatut tunnit päätyvät palkanlaskentaan?
Jakson tunnit lähtevät vientinä, tauot erotettuina tehdystä ajasta ja ylityöt valmiiksi merkittyinä. Tarjolla on myös valinnainen palkkamoduuli hintaan 0,50 dollaria työntekijää kohti kuussa yrityksille, jotka haluavat laskennan Shiftonin sisään.
Voinko rakentaa tilin osastojen ja toimipisteiden mukaan?
Kyllä. Osastot ja toimipisteet toistavat rakenteen, joka henkilöstöhallinnolla jo on, ja raporttia voi lukea millä tahansa näistä tasoista tai koko yrityksen osalta.
Näkyvätkö toistuvat poissaolot?
Raportit järjestävät poissaolot henkilön, osaston ja jakson mukaan samoista kirjauksista, joista palkkaluvut syntyvät, joten nämä kaksi eivät koskaan ole ristiriidassa.
Kuinka monelle pienen henkilöstöhallinnon ihmiselle ilmainen paketti riittää?
Ilmaiseksi toimii enintään 10 työntekijää ilman aikarajaa, ja siihen kuuluvat työvuorolista, tuntien perusleimaus, mobiilisovellus ja raportit. Maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, kussakin kokeilujakso enintään 60 päivää.
Lopeta kahden järjestelmän sovittelu joka kuukausi
Ilmainen enintään 10 työntekijälle, työvuorolista, työajanseuranta ja loma yhdessä tietueessa ja tunnit, jotka päätyvät palkanlaskentaan muuttumattomina.