Absensi dan jadwal kerja untuk bagian SDM

Mengapa absensi dan jadwal seharusnya menyatu

Di kebanyakan perusahaan keduanya adalah dua sistem yang dibeli pada waktu berbeda dengan alasan berbeda. Penjadwalan datang karena ada yang butuh daftar shift. Absensi datang karena penggajian butuh jam kerja. Keduanya menyimpan data yang bertumpang tindih, berselisih di bagian tepinya, dan seseorang di bagian SDM menghabiskan minggu terakhir setiap bulan untuk memutuskan mana yang benar.

Pencocokan itu bukan pekerjaan kecil, dan bukan pekerjaan yang menghasilkan apa pun. Itu gesekan murni yang lahir dari pemisahan data yang sebenarnya tidak perlu ada.

Satu catatan, dibaca dengan tiga cara

Menyimpan jadwal dan catatan absensi pada karyawan yang sama menghapus pencocokan dengan cara menghapus salinan keduanya. Manajer membacanya sebagai daftar shift. Karyawan membacanya sebagai minggunya sendiri. Penggajian membacanya sebagai jam kerja. Tidak ada yang mengetik ulang apa pun.

Cara itu sekaligus memunculkan angka yang paling menarik tanpa kerja tambahan. Selisih antara jam yang direncanakan dan jam yang benar-benar dikerjakan, per orang dan per divisi, adalah angka paling berguna yang dimiliki bagian SDM untuk melihat masalah jadwal sebelum berubah menjadi masalah ketersediaan orang, dan angka itu hanya ada ketika kedua sisinya tersimpan berdampingan.

Divisi dan lokasi yang sesuai kenyataan

Laporan hanya sebaik struktur di bawahnya. Menyusun divisi dan lokasi sebagaimana organisasi benar-benar bekerja, bukan sebagaimana sebuah sistem mengharapkannya, itulah yang membuat pertanyaan tentang ketidakhadiran bisa dijawab pada tingkat yang akan ditanyakan orang.

Satu catatan. Tiga pembaca. Tanpa ketik ulang.

Cuti yang disetujui terhadap penutup shift yang nyata

Persetujuan cuti adalah tempat pemisahan dua sistem menimbulkan kerusakan paling kasatmata. Sebuah pengajuan disetujui di satu tempat oleh orang yang tidak bisa melihat jadwal di tempat lain, lalu sebuah divisi baru sadar di minggu ketiga bahwa tiga dari lima orangnya absen bersamaan.

Pengajuan yang tinggal di kalender yang sama dengan shift mengubah hal itu menjadi keputusan, bukan kecelakaan. Yang menyetujui melihat siapa lagi yang libur, melihat apakah shiftnya tertutup, dan bisa menahan pengajuan sampai penggantinya ada. Saldo cuti tetap melekat pada catatan karyawan, jadi hitungannya bukan lembar kerja terpisah.

Mengantar jam kerja ke penggajian tanpa menyentuhnya

Setiap langkah manual antara catatan waktu dan proses penggajian adalah peluang munculnya kesalahan, dan kesalahan gaji berharga dua kali: sekali untuk diperbaiki dan sekali dalam kepercayaan. Mengekspor angka yang tercatat secara langsung, dengan istirahat sudah dipisahkan dan lembur sudah ditandai, menghapus pengetikan ulang itu.

Perusahaan yang ingin perhitungannya berada di dalam sistem yang sama bisa menambahkan modul penggajian seharga 0,50 dolar per karyawan per bulan. Perusahaan yang sudah punya penyedia penggajian mapan biasanya tidak memerlukannya dan cukup mengekspor.

Apa yang tidak dilakukan halaman ini

Batasnya pantas dinyatakan terus terang. Ini bukan sistem informasi SDM yang lengkap. Rekrutmen, berkas penerimaan pegawai, siklus penilaian kinerja, dan arsip kepegawaian berada di sistem SDM dan tetap di sana. Yang duduk di sini adalah lapisan operasionalnya: siapa bekerja kapan, apa yang benar-benar dikerjakan, dan berapa biayanya.

Kesalahan gaji berharga dua kali: sekali untuk diperbaiki, sekali dalam kepercayaan.

Tiga pertanyaan yang selalu diterima SDM

Ketidakhadiran, lembur, dan kapasitas. Setiap fungsi SDM menerima versi dari ketiganya, biasanya dari direktur keuangan yang ingin angka itu sudah ada pada hari Kamis. Ketika ketiganya keluar dari jam tercatat yang sama, jawabannya saling cocok, dan itu tidak terjamin bila ketiganya berasal dari tiga kumpulan data berbeda.

Ketidakhadiran per divisi selama satu kuartal menunjukkan di mana tekanannya. Lembur per divisi menunjukkan di mana model ketenagakerjaannya keliru, bukan di mana orang bekerja keras. Jumlah pegawai dibandingkan jam yang benar-benar dikerjakan menunjukkan apakah formasi sesuai dengan pekerjaannya.

Menjalankannya tanpa proyek besar

Sistem yang menyentuh penggajian biasanya datang sebagai proyek: kelompok pengarah, migrasi data, rencana pelatihan, dan tanggal peluncuran yang mundur dua kali. Beban seperti itu wajar untuk sistem informasi SDM dan berlebihan untuk sebuah jadwal dan mesin absensi.

Pola yang berhasil jauh lebih sempit. Satu divisi, satu bulan, berjalan berdampingan dengan apa pun yang ada sekarang. Jika jadwalnya lebih mudah diterbitkan dan jam kerjanya sampai ke penggajian tanpa diketik ulang, alasannya menjelaskan dirinya sendiri, dan perluasannya menjadi salinan dari sesuatu yang sudah bekerja, bukan rencana di atas salindia.

Apa yang harus dipelajari para manajer

Hampir tidak ada, bila alatnya berbentuk benar. Menerbitkan satu minggu, menyetujui satu pengajuan, dan membaca satu laporan adalah tiga tindakan yang dilakukan manajer lini, dan masing-masing harus bertahan setelah dijelaskan satu kali. Apa pun yang butuh pelatihan khusus hanya untuk menerbitkan jadwal akan dihindari orang dalam satu kuartal.

Memulai tanpa proyek

Shifton gratis hingga 10 karyawan tanpa batas waktu, dan itu cukup untuk menjalankan satu divisi dengan benar sebelum ada yang menulis usulan pembelian. Penyusunan jadwal, absensi dasar, aplikasi seluler, dan pelaporan sudah termasuk di paket itu, sedangkan modul ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan dengan masa coba hingga 60 hari pada tiap modul.