إدارة الدوام وساعات العمل مع الجدولة لإدارة الموارد البشرية

لماذا ينتمي تسجيل الدوام والجدولة إلى مكان واحد

في معظم الشركات هذان نظامان اشتريا في وقتين مختلفين لسببين مختلفين. جاءت الجدولة لأن أحدهم احتاج لوح مناوبات. وجاء تسجيل الدوام لأن الرواتب احتاجت ساعات. يحتفظ الاثنان ببيانات متداخلة، ويختلفان عند الأطراف، ويقضي أحدهم في الموارد البشرية الأسبوع الأخير من كل شهر ليقرر أيهما على صواب.

تلك المطابقة ليست عملا صغيرا، وليست عملا ينتج شيئا. إنها احتكاك خالص ولده انقسام في البيانات لم يكن مضطرا للوجود.

سجل واحد يقرأ بثلاث طرق

الاحتفاظ بالجدول وسجل الحضور على الموظف نفسه يلغي المطابقة لأنه يلغي النسخة الثانية. المدير يقرأه لوح مناوبات. الموظف يقرأه أسبوعه. الرواتب تقرأه ساعات. ولا أحد يعيد كتابة شيء.

كما أن هذا يتيح الرقم الأكثر إفادة بلا عمل إضافي. الفارق بين الساعات المخططة والساعات الفعلية، لكل شخص ولكل قسم، هو أنفع رقم تملكه الموارد البشرية لالتقاط مشكلة في الجدول قبل أن تصير مشكلة في عدد الموظفين، وهو لا يوجد إلا حين يخزن الرقمان جنبا إلى جنب.

أقسام ومواقع تطابق الواقع

التقرير لا يزيد جودة عن البنية التي تحته. إعداد الأقسام والمواقع بالشكل الذي تعمل به المنشأة فعلا، لا بالشكل الذي يتوقعه نظام، هو ما يجعل سؤالا عن الغياب قابلا للإجابة عند المستوى الذي سيسأل عنه أحدهم.

سجل واحد. ثلاثة قراء. بلا إعادة كتابة.

إجازة تعتمد أمام تغطية حقيقية

اعتماد الإجازات هو الموضع الذي يحدث فيه الانقسام إلى نظامين أوضح ضرر. يعتمد الطلب في مكان بيد شخص لا يرى الجدول في المكان الآخر، ثم يكتشف القسم في الأسبوع الثالث أن ثلاثة من أفراده الخمسة غائبون معا.

الطلبات التي تسكن تقويم المناوبات نفسه تحول ذلك إلى قرار بدل أن يكون حادثا. يرى المعتمد من في إجازة أيضا، ويرى إن كانت المناوبة مغطاة، ويستطيع تعليق الطلب حتى تتوفر التغطية. وتبقى الأرصدة على سجل الموظف، فلا يصير الحساب جدولا منفصلا.

إيصال الساعات إلى الرواتب دون لمسها

كل خطوة يدوية بين سجل الوقت ودورة الرواتب فرصة لإدخال خطأ، وأخطاء الرواتب تكلف مرتين: مرة في التصحيح ومرة في الثقة. تصدير الأرقام المسجلة مباشرة، والاستراحات مفصولة والعمل الإضافي معلم، يلغي إعادة الكتابة.

الشركات التي تريد الاحتساب داخل النظام نفسه تستطيع إضافة وحدة الرواتب بسعر 0,50 دولار للموظف في الشهر. أما الشركات التي لديها مزود رواتب مستقر فلا تحتاجها عادة وتكتفي بالتصدير.

ما لا يفعله هذا

الحد يستحق أن يقال صراحة. هذا ليس نظام معلومات موارد بشرية كاملا. التوظيف وأوراق الالتحاق ودورات تقييم الأداء وملفات الموظفين تنتمي إلى نظام الموارد البشرية وتبقى فيه. ما يجلس هنا هو الطبقة التشغيلية: من يعمل متى، وما الذي عمله فعلا، وكم يكلف ذلك.

خطأ الرواتب يكلف مرتين: مرة في التصحيح، ومرة في الثقة.

الأسئلة الثلاثة التي تسأل عنها الموارد البشرية

الغياب والعمل الإضافي والطاقة. كل إدارة موارد بشرية تتلقى صيغا من هذه الثلاثة، غالبا من مدير مالي يريد رقما قبل الخميس. وحين تخرج ثلاثتها من الساعات المسجلة نفسها تتفق الإجابات فيما بينها، وهو أمر غير مضمون حين تأتي من ثلاث مجموعات مختلفة.

الغياب حسب القسم على مدى ربع سنة يبين أين يقع الضغط. والعمل الإضافي حسب القسم يبين أين يخطئ نموذج التوظيف لا أين يجتهد الناس. وعدد الموظفين مقابل الساعات الفعلية يبين إن كان الملاك يناسب حجم العمل.

التطبيق بلا مشروع

الأنظمة التي تلمس الرواتب تأتي عادة كمشروع: لجنة توجيه، ونقل بيانات، وخطة تدريب، وتاريخ إطلاق يتأخر مرتين. هذا الثقل يناسب نظام معلومات الموارد البشرية وهو مبالغة لجدول مناوبات وساعة دوام.

النمط الذي ينجح أضيق من ذلك. قسم واحد، وشهر واحد، بجانب ما هو قائم اليوم. فإذا صار نشر الجدول أسهل ووصلت الساعات إلى الرواتب بلا إعادة كتابة، كتبت المبررات نفسها بنفسها، وصار التوسع نسخا لشيء يعمل بالفعل لا خطة على شريحة عرض.

ما الذي على المديرين تعلمه

لا شيء تقريبا إن كانت الأداة بالشكل الصحيح. نشر أسبوع، واعتماد طلب، وقراءة تقرير هي الأفعال الثلاثة التي يؤديها المدير المباشر، وكل واحد منها ينبغي أن يصمد بعد شرح واحد. وأي شيء يحتاج دورة تدريبية لنشر جدول مناوبات سيلتف الناس حوله خلال ربع سنة.

البدء بلا مشروع

Shifton مجاني حتى 10 موظفين بلا حد زمني، وهذا يكفي لتشغيل قسم واحد كما ينبغي قبل أن يكتب أحد مبررات الشراء. بناء الجدول وساعة الدوام الأساسية وتطبيق الهاتف والتقارير كلها في تلك الخطة، وتضاف الوحدات واحدة تلو الأخرى ابتداء من 0,50 دولار للموظف في الشهر مع فترة تجريبية تصل إلى 60 يوما لكل وحدة.