Евиденција на работното време и распореди за кадровската служба

Зошто евиденцијата на часовите и распоредот одат заедно

Во повеќето фирми станува збор за два системи купени во различно време и од различна причина. Распоредот дојде затоа што некому му требаше преглед на смените. Евиденцијата дојде затоа што на платата и требаа часови. Држат податоци што се преклопуваат, се разминуваат на рабовите, а некој во кадрите ја троши последната недела од секој месец решавајќи кој од двата е во право.

Тоа усогласување не е ситна работа и не произведува ништо. Тоа е чисто триење родено од поделба на податоците што никогаш не морала да постои.

Еден запис, читан на три начини

Држењето на распоредот и евиденцијата кај истиот вработен го отстранува усогласувањето затоа што ја отстранува втората копија. Раководителот го чита како преглед на смените. Вработениот го чита како својата недела. Платата го чита како часови. Никој ништо не препишува.

Патем бесплатно се појавува и најинтересната бројка. Разликата меѓу планираните и одработените часови, по човек и по оддел, е најкорисната величина што ја имаат кадрите за да фатат проблем со распоредот пред да стане проблем со екипирањето, и постои само кога двете бројки лежат една до друга.

Оддели и локации што одговараат на стварноста

Извештајот вреди онолку колку што вреди структурата под него. Да ги наместиш оддели и локации онака како што организацијата навистина работи, а не како што очекува системот, е тоа што го прави извештајот за отсуства одговор на нивото на кое некој ќе праша.

Еден запис. Тројца читатели. Никакво препишување.

Отсуство одобрено наспроти реалната покриеност

Одобрувањето отсуство е местото каде поделбата на два системи прави највидлива штета. Барањето го одобрува на едно место некој што не го гледа распоредот на другото, а одделот во третата недела открива дека тројца од неговите петмина се отсутни истовремено.

Барањата што живеат во истиот календар како смените го претвораат тоа во одлука наместо во несреќа. Оној што одобрува гледа кој друг е слободен, гледа дали смената е покриена и може да го задржи барањето додека не се најде покриеност. Салдата остануваат кај записот на вработениот, па сметката не е одделна табела.

Како часовите да стигнат до платата без да ги допреш

Секој рачен чекор меѓу записот на времето и пресметката на платата е шанса да влезе грешка, а грешките во платата чинат двојно: еднаш при поправката и еднаш во довербата. Директното изнесување на запишаните бројки, со веќе одделени паузи и веќе означена прекувремена работа, го брише препишувањето.

Фирмите што ја сакаат сметката внатре во истиот систем додаваат модул за плата по 0,50 долари по вработен месечно. Фирмите со воспоставен давател на услугата обично не им треба и наместо тоа изнесуваат.

Што ова не го прави

Границата заслужува да биде кажана директно. Ова не е информациски систем за човечки ресурси. Вработувањето, документите при стапување на работа, циклусите на оценување и личните досиеја припаѓаат на кадровскиот систем и таму остануваат. Тука седи оперативниот слој: кој кога работи, што навистина одработил и колку чини тоа.

Грешката во платата чини двојно: еднаш при поправката, еднаш во довербата.

Трите прашања што им ги поставуваат на кадрите

Отсуства, прекувремена работа и капацитет. Секоја кадровска служба добива варијанти на овие три прашања, обично од финансиски директор што сака бројка до четврток. Кога и трите излегуваат од истите запишани часови, одговорите се совпаѓаат меѓу себе, што не е загарантирано ако доаѓаат од три различни собирања.

Отсуствата по оддели во тримесечје покажуваат каде е притисокот. Прекувремената по оддели покажува каде моделот на екипирање е погрешен, а не каде луѓето работат напорно. Бројката вработени наспроти навистина одработените часови покажува дали систематизацијата одговара на работата.

Воведување без проект

Системите што ја допираат платата обично доаѓаат како проект: управувачки одбор, преселба на податоци, план за обука и датум на пуштање што се поместува двапати. Таа тежина му прилега на кадровски систем и е претерана за распоред и бележење часови.

Работи потесниот пристап. Еден оддел, еден месец, покрај тоа што постои денес. Ако распоредот се објавува полесно и часовите стигаат до платата без препишување, образложението се пишува само, а проширувањето е копија на нешто што веќе работи, а не план на слајд.

Што мораат да научат раководителите

Речиси ништо, ако алатката има правилна форма. Да објавиш недела, да одобриш барање и да прочиташ извештај се трите дејства на непосреден раководител и секое од нив треба да издржи еднократно објаснување. Сѐ што бара курс за да се објави распоред, луѓето ќе го заобиколат до крајот на тримесечјето.

Почеток без проект

Shifton е бесплатен до 10 вработени без временско ограничување, што стига еден оддел да се води како што треба пред некој да пишува образложение за купување. Распоредот, основното бележење на часовите, мобилната апликација и извештаите влегуваат во тој пакет, а модулите се додаваат еден по еден од 0,50 долари по вработен месечно, со пробен период до 60 дена за секој.